Welches Versammlungsformat für die eigene Wohnungseigentümergemeinschaft passt / Vorgehen für technisch unerfahrene WEG-Mitglieder / Praktische Tipps bei technischen Störungen

25.07.2024. Der Deutsche Bundestag hat rein virtuelle Eigentümerversammlungen offiziell ins Wohnungseigentumsgesetz aufgenommen. Damit haben Wohnungseigentümergemeinschaften die Wahl, ob sie die Eigentümerversammlung in Präsenz, virtuell oder – als Kombination – hybrid durchführen. Der Verbraucherschutzverband Wohnen im Eigentum klärt unter anderem darüber auf, welche Versammlungsform sich für welche WEG eignet, welche Herausforderungen bei virtuellen und hybriden Versammlungen zu erwarten sind, und wie Wohnungseigentümer*innen bei technischen Störungen reagieren sollten.

Am 4. Juli 2024 hat der Deutsche Bundestag eine Beschlusskompetenz für rein virtuelle Eigentümerversammlungen eingeführt (wir berichteten). Für eine Übergangszeit bis 2028 ist eine zusätzliche Präsenzversammlung allerdings die Regel. Mit dieser Änderung des Wohnungseigentumsgesetzes gibt es für Wohnungseigentümergemeinschaften nun drei verschiedene Varianten, wie sie eine Eigentümerversammlung durchführen können:

  • in Präsenz, bei der alle Teilnehmenden vor Ort sind oder sich vertreten lassen,
  • hybrid, bei der ein Teil der Teilnehmenden vor Ort ist, der andere Teil online teilnimmt
  • oder virtuell, bei der niemand mehr vor Ort ist.

Die Präsenzversammlung war und ist dabei der Standard für Eigentümerversammlungen. Mit der zunehmenden Digitalisierung wird die Online-Teilnahme für Wohnungseigentümer*innen aber immer attraktiver.

Wechsel des Veranstaltungsformats – diese Mehrheiten braucht man

Wollen Wohnungseigentümer*innen das Format der Eigentümerversammlung wechseln, sollte dieser Punkt auf die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung gesetzt werden. Über den Formatwechsel beschließen dann immer die dort vertretenen Wohnungseigentümer*innen.

Für den Wechsel zur hybriden Eigentümerversammlung reicht eine einfache Mehrheit. Für einen Wechsel zur rein virtuellen Eigentümerversammlung, die höchstens für 3 Jahre beschlossen werden kann, sind ¾ der vertretenen Stimmen notwendig.  Allerdings muss dann zusätzlich zur rein virtuellen Eigentümerversammlung bis einschließlich 2028 immer auch noch eine Präsenzversammlung durchgeführt werden, es sei denn, die rein virtuelle Versammlung wird einstimmig von allen in der Eigentümerversammlung vertretenen Wohnungseigentümer*innen beschlossen.

Hybride Eigentümerversammlung berücksichtigt Interessen von selbstnutzenden und vermietenden Eigentümer*innen gleichermaßen

Welche Versammlungsform die richtige für die eigene WEG ist, hängt in erster Linie von den Erfahrungen der Wohnungseigentümer*innen ab. „Sind alle Mitglieder der WEG mit der Online-Teilnahme vertraut, kann die rein virtuelle Versammlungsform natürlich ein guter und praktikabler Weg sein, die Eigentümerversammlung kostengünstig und schnell durchzuziehen“, sagt Gabriele Heinrich, Vorständin von Wohnen im Eigentum. Sie gibt aber zu bedenken, dass die rein virtuelle Versammlung in WEGs, in denen nicht alle technisch versiert bzw. mit IT-Technik ausgestattet sind, keine geeignete Versammlungsform ist. „Hier besteht die Gefahr der Ausgrenzung.“ Wohnen im Eigentum befürwortet deshalb die hybride Eigentümerversammlung als inklusive Versammlungsform. „Diese Art der Zusammenkunft wird selbstnutzenden Eigentümer*innen, die vor Ort teilnehmen möchten, und vermietenden Eigentümer*innen, die eventuell weiter entfernt wohnen, gleichermaßen gerecht“, so Heinrich.

Entscheidung über den Wechsel des Veranstaltungsformats nicht anderen überlassen

Vorsichtig sollten Wohnungseigentümer sein, wenn der Beschluss, das Format zu wechseln, von der Verwaltung auf die Tagesordnung gesetzt wird. „Dann sollten Wohnungseigentümer sich bereits vorab Gedanken machen, was sie mittragen können“. Wer unsicher ist oder für wen die virtuelle Versammlung nicht infrage kommt, sollte auf jeden Fall zur Versammlung gehen. „Können Sie nicht teilnehmen, lassen Sie sich durch andere Wohnungseigentümer*innen oder die Verwaltung vertreten mit einer klaren ,Ja‘ oder ,Nein‘ Abstimmungsvorgabe“, rät WiE-Rechtsreferent Michael Nack.

Praktische Vorsorge für technische Probleme

Entscheidet sich eine WEG für eine rein virtuelle oder hybride Versammlung, müssen weitergehende Fragen geklärt werden. „Die WEG muss zum Beispiel sicherstellen, dass die Nichtöffentlichkeit gewahrt ist“, erläutert Nack. „Bei einem offensichtlichen Verstoß, zum Beispiel einer Teilnahme vom Straßencafé aus, muss dies unterbunden werden.“ Treten technische Probleme auf wie beispielsweise eine Unterbrechung der Internetverbindung, gilt es, praktische Lösungen zu finden. Wohnen im Eigentum empfiehlt daher, bei der Online-Teilnahme

  • eine Notfall-Telefonnummer zur Versammlungsleitung parat zu halten, um sich in einem technischen Notfall verständigen zu können,
  • die Versammlung kurz zu unterbrechen, falls notwendig,
  • vorab zu regeln, wer Teilnehmer*innen bei technischen Ausfällen vertritt – hier kann notfalls auch kurzfristig eine Vollmacht per SMS an eine Miteigentümer*in erteilt werden. Es kann also gut sein, eine entsprechende Vollmacht vorzuformulieren und vorab dieses Vorgehen mit Miteigentümer*innen abzusprechen.

Hinweis: Das Gesetz muss noch den Bundesrat passieren (voraussichtlich Ende September 2024) und im Bundesgesetzblatt verkündet werden. Es tritt am Tag nach der Verkündung im Bundesgesetzblatt in Kraft.

Weitere Verbraucher-Informationen zum Thema finden Sie auf der WiE-Seite „Eigentümerversammlung“.