Wohnen im Eigentum informiert, worauf zu achten ist / Auch Vermögensbericht mit Entwicklung der Rücklagen prüfen

13.06.2024. Jedes Jahr im Sommer steht in den Wohnungseigentümergemeinschaften die Prüfung der Jahresabrechnung an. Diese sollte die Verwaltung den Wohnungseigentümer*innen im ersten Halbjahr vorlegen, vorher sollte sie der Verwaltungsbeirat geprüft haben. Dann sollten die Eigentümer*innen sie kontrollieren – nur wie, das wissen viele nicht. Der Verbraucherschutzverband Wohnen im Eigentum (WiE) stellt daher die wichtigsten Tipps für die Prüfung vor.

Eine der wichtigsten Aufgaben von Verwaltungen ist es, den Wohnungseigentümer*innen jährlich eine Jahresabrechnung, einen Wirtschaftsplan (der Haushaltsplan für die Wohnungseigentümergemeinschaft) und einen Vermögensbericht über die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums vorzulegen. Dies ist verpflichtend im Wohnungseigentumsgesetz vorgeschrieben.

Wenn in der Gemeinschaftsordnung oder dem Verwaltervertrag einer WEG nichts anderes festgelegt ist, muss die Verwaltung die Jahresabrechnung in der Regel bis spätestens zum 30.06. des Folgejahres vorlegen, so die einschlägige Rechtsprechung.

Bevor die Jahresabrechnung aber in der Eigentümerversammlung Thema ist, sollte zunächst der Verwaltungsbeirat der WEG die Jahresabrechnung und den Vermögensbericht prüfen – diese Pflicht ist im Wohnungseigentumsgesetz vorgeschrieben. „Aber auch die einzelnen Wohnungseigentümer*innen selbst können Prüfungen vornehmen“, empfiehlt Gabriele Heinrich, Vorständin des Verbraucherschutzverbands Wohnen im Eigentum (WiE). Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Bedenken bestehen, ob eine sorgfältige Prüfung durch den Beirat stattgefunden hat.

Da es bisher allerdings keine einheitlichen Standards gibt und auch das Wohnungseigentumsgesetz kaum Vorgaben macht, wie die Jahresabrechnung auszusehen hat, ist deren Prüfung oftmals eine Herausforderung.

Folgende Tipps hat Wohnen im Eigentum daher zusammengestellt:

1. Belege: Eine kaufmännische Grundregel ist, dass für jede Zahlung ein Beleg vorhanden sein muss. Der Verwaltungsbeirat sollte Wert auf eine solche ordentliche Buchführung legen – und mindestens größere Zahlungen und weitere Strichproben kontrollieren.

2. Originale: Rechnungen, Bankkontenauszüge und weitere Unterlagen sollten immer als Original vorhanden sein – und auch als solche bei der Prüfung dem Verwaltungsbeirat vorgelegt werden.

3. Bankkontostände: Ein schneller Test ist, ob die in der Gesamtabrechnung aufgeführten Einnahmen und Ausgaben tatsächlich mit dem realen Kontostand zum Jahresende übereinstimmen. Man nehme dazu die Summe der Anfangsbestände der Bankkonten am 1.1., rechne alle Einnahmen hinzu und ziehe alle Ausgaben ab. Stimmt das Ergebnis mit der Summe der Bankkontostände am Ende des Jahres überein, dann stimmt die Rechnung (die im Detail natürlich komplizierter ist, als hier dargelegt). Geht die Rechnung nicht auf, dann muss die Verwaltung erklären, woran das liegt.

4. Rücklagen: Der Verwaltungsbeirat sollte unbedingt prüfen, wie hoch die Rücklagen (insbesondere die Erhaltungsrücklage für Modernisierungen und Sanierungen) der WEG sind. Diese Information muss im Vermögensbericht, der gesetzlich vorgeschrieben ist, enthalten sein. Auch die Entwicklung der Erhaltungsrücklage sollte darin dargestellt sein (SOLL- und IST-Erhaltungsrücklage).

5. Hausgeldrückstände: Ebenso sollten Hausgeldrückstände im Vermögensbericht aufgeführt sein. Wichtig ist, dass der Verwaltungsbeirat kontrolliert, ob die Rückstände erfasst sind (inklusive Verzugszinsen) und ob die Verwaltung diese Forderungen auch zügig und nachhaltig eintreibt.

6. Ihre Einzelabrechnung müssen die einzelnen Eigentümer*innen selbst überprüfen, z.B. ob die richtigen Kostenverteilungsschlüssel angewendet wurden und ob die Vorgaben zur Abrechnung der Heizkosten korrekt umgesetzt wurden. Dennoch ist es empfehlenswert, dass die Eigentümer*innen auch die Gesamtabrechnung unter die Lupe nehmen, denn Fehler in der Gesamtabrechnung wirken sich in der Regel auch auf die Einzelabrechnungen aus.

7. Prüfbericht: Der Verwaltungsbeirat sollte einen Prüfbericht in Textform erstellen und diesen den Wohnungseigentümer*innen möglichst vor der Eigentümerversammlung zukommen lassen. In dem Bericht sollten nicht nur die Ergebnisse der Prüfung enthalten sein, sondern auch eine Empfehlung zum weiteren Vorgehen der Wohnungseigentümergemeinschaft und zur Beschlussfassung.

8. Beschluss in der Eigentümerversammlung: Die Wohnungseigentümer*innen beschließen seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes 2020 nur noch über die sogenannten Abrechnungsspitzen, nicht mehr über die Jahresabrechnung als Ganzes. „Falls die Abrechnungsspitzen aber fehlerhaft sind, sollten die Eigentümer*innen den Beschluss ablehnen und von der Verwaltung eine Korrektur der Jahresabrechnung verlangen und ihr hierfür eine Frist setzen“, empfiehlt WiE-Rechtsreferent Michael Nack. Im Fall einer erkennbar fehlerhaften Jahresabrechnung sollten die Wohnungseigentümer*innen übrigens auch keine Entlastung der Verwaltung beschließen, rät Wohnen im Eigentum.

Umfassendes WiE-Angebot: Infomaterialien, Schulungen und Prüfangebot

WiE unterstützt Wohnungseigentümer*innen mit einem umfassenden Angebot zum Thema Jahresabrechnung. Regelmäßig ist die Jahresabrechnung Thema verschiedener WiE-Webinare. Darüber hinaus bietet WiE Informationen und Arbeitsmaterialien sowie die Prüfung der Jahresabrechnung durch Experten an. Damit Verwaltungsbeiräte fit für die Prüfung der Jahresabrechnung und für ihre weiteren Aufgaben sind, bietet WiE für Gäste und Mitglieder die Online-Schulung „Basiswissen der Beiratsarbeit“ an (nähere Infos hier).