19.11.2024. Ab 01.01.2025 wird für Unternehmen im Business-to-Business-Sektor die elektronische Rechnung grundsätzlich verpflichtend eingeführt. Auch alle Vermieter*innen müssen ab 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Vermietende, die Gewerberaum an Unternehmen vermieten und von der Option zur Steuerpflicht gemäß § 9 Umsatzsteuergesetz Gebrauch machen, müssen zudem auch E-Rechnungen ausstellen können.

Die wichtigsten Änderungen im Überblick:

  • Stufenweise Einführung der E-Rechnung im Business-to-Business-Bereich ab 01.01.2025. Ziel ist es, bürokratische Hürden im Unternehmensbereich abzubauen.
  • Alle Vermieter*innen müssen ab 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
  • Vermieter*innen, die Gewerberaum an Unternehmen vermieten und von der Option zur Steuerpflicht gemäß § 9 Umsatzsteuergesetz (UStG) Gebrauch machen, müssen zusätzlich auch E-Rechnungen ausstellen können.
  • Ausnahmen unter anderem für Kleinbeträge bis 250 Euro
  • Eine E-Mail mit PDF-Rechnung erfüllt die Anforderungen der E-Rechnung nicht.
  • Papierrechnungen sind bis Ende 2026 zulässig, wenn die Rechnungsempfänger*in zustimmt.
  • Folge bei falschem Format: Rechnung wird vermutlich nicht anerkannt; ggf. Sanktionen
  • Bei der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) handelt es sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht. Wichtig zu wissen: PDF-Rechnungen gelten ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung.
  • Für die Fälle, in denen eine E-Rechnung vorgesehen ist, hat die Rechnungsempfänger*in auch kein Anrecht mehr auf Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller, auch wenn sie die Annahme einer E-Rechnung verweigert bzw. technisch hierzu nicht in der Lage ist.

Alle Vermietenden müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können

Alle Vermietenden – ganz gleich, ob Wohn- oder Gewerberaum vermietet wird – müssen wie auch Unternehmen ab 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Das gilt im Übrigen auch für gewerbliche WEG-Verwaltungen. Die Pflicht gilt laut der Einschätzung von Experten auch für Unternehmer, die selbst steuerfreie Leistungen erbringen, z.B. Betreiber von PV-Anlagen.

Wer eine Eigentumswohnung, ein Haus oder Gewerberaum vermietet hat, sollte sich über entsprechende Softwarelösungen informieren. Auch wenn sich Wohnungseigentümergemeinschaften selbst verwalten, sollten sie sich mit dem Thema vertraut machen und um eine entsprechende Software kümmern (siehe auch Hinweise weiter unten).

Die neue gesetzliche Regelung enthält keine Vorgaben zum Übermittlungsweg (Zustellung) von E-Rechnungen. Es reicht ein E-Mail-Postfach aus. Alternativ können die Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle bereitgestellt werden oder direkt über ein Buchhaltungssystem erstellt und versandt werden.

Unterschiede bei der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen

Im Gegensatz zum Empfangen und Verarbeiten wird bei der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen zwischen verschiedenen Vermieter*innen unterschieden. Bisher galt stets der Mietvertrag als Rechnung, Vermietende mussten keine gesonderte Rechnung an ihre Mietenden ausstellen.

Das bleibt für vermietende Eigentümer*innen, die umsatzsteuerfrei (nach § 4 Nr. 12 UStG) vermieten, auch weiterhin so: Es reicht, wenn sie ihren Mietenden nur einen (Papier-)Vertrag ausstellen.

Für vermietende Eigentümer*innen, die Gewerberaum an andere Unternehmer vermieten und von der Option zur Steuerpflicht gemäß § 9 UStG Gebrauch machen (in diesen Fällen wird im Mietvertrag Umsatzsteuer ausgewiesen), gilt hingegen: Sie müssen ab 01.01.2025 E-Rechnungen ausstellen. Der Mietvertrag reicht also nicht mehr als Rechnung aus. Was Vermietende hierbei beachten müssen, ist in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums nachzulesen.

Übergangsfrist bis Ende 2026

Eine Übergangsfrist gilt bis Ende 2026. Bis dahin dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versandt werden, vorausgesetzt die Rechnungsempfänger*in stimmt dem zu. Für Kleinunternehmen, die im Jahr 2026 einen Umsatz von maximal 800.000 Euro erzielen, verlängert sich die Frist sogar bis Ende 2027.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Ausgenommen von der Pflicht zur E-Rechnung sind

  • Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
  • Fahrausweise (§ 34 UStDV) sowie
  • Rechnungen über Leistungen, die nach Paragraf 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.

Welche Formate künftig zulässig sind

Das Daten-Format der E-Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Aktuell sind das unter anderem die Formate XML und ZUGFeRD (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Welche weiteren Formate außerdem zulässig sind, kann man in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums nachlesen.

Geeignete Softwarelösungen ermöglichen es, E-Rechnungen in den genannten Formaten zu lesen, zu erstellen und zu versenden. Solche Funktionen sind häufig schon in modernen Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsystemen (DMS) integriert.

Hintergrund: Abbau bürokratischer Hürden

Die Einführung der E-Rechnung ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das Ende März 2024 in Kraft getreten ist. Ziel des Gesetzes ist unter anderem der Abbau von bürokratischen Hürden für Unternehmen. Als Grundsatz gilt, dass die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/ EU und somit der so genannten CEN-Norm 16931 einzuhalten sind oder per Vereinbarung davon abgewichen werden kann – dann muss eine Vereinbarung über das genutzt E-Rechnungsformat geschlossen werden. Geändert wurde das Umsatzsteuergesetz.

Bitte beachten Sie, dass die folgenden Ausführungen keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben und keine Beratung durch einen Steuerberater oder Rechtsanwalt ersetzen.

Weitere Informationen und Tipps:

  • Experten empfehlen Vermieter*innen, eine gesonderte E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang anzulegen (z.B. „Rechnungseingang@Vermietung-Test-Straße-11.de“) und diese den Dienstleistern mitzuteilen, die im Zusammenhang mit der Vermietungstätigkeit beauftragt werden. Mehr dazu
  • Welche (kostenlose) Software möglicherweise in Frage kommt, lesen Sie hier.
  • Bei Rechnungen an Endverbraucher*innen (ausgenommen sind Vermietende von Wohnraum oder Gewerberaum) ist weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.