28.01.2025. Am 01.01.2025 ist für Unternehmen im Business-to-Business-Sektor die elektronische Rechnung grundsätzlich verpflichtend eingeführt worden. Auch alle Vermietenden müssen seit diesem Datum E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Vermietende, die Gewerberaum an Unternehmen vermieten und von der Option zur Umsatzsteuer Gebrauch machen, müssen zudem auch E-Rechnungen ausstellen können. Die wichtigsten Änderungen im Überblick.

Alle Vermietenden müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können

Alle Vermietenden – ganz gleich, ob Wohn- oder Gewerberaum vermietet wird – müssen wie auch Unternehmen seit 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Das gilt im Übrigen auch für gewerbliche WEG-Verwaltungen. Die Pflicht gilt laut der Einschätzung von Experten auch für Unternehmer, die selbst steuerfreie Leistungen erbringen, z.B. Betreiber von PV-Anlagen.

Wer eine Eigentumswohnung, ein Haus oder Gewerberaum vermietet hat, sollte sich über entsprechende Softwarelösungen informieren. Auch wenn sich Wohnungseigentümergemeinschaften selbst verwalten, sollten sie sich mit dem Thema vertraut machen und um eine entsprechende Software kümmern. Es gibt inzwischen auch kostenlose Tools zum Öffnen von E-Rechnungen (siehe Hinweise unten).

Die neue gesetzliche Regelung enthält keine Vorgaben zum Übermittlungsweg (Zustellung) von E-Rechnungen. Es reicht ein E-Mail-Postfach aus. Alternativ können die Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle bereitgestellt werden oder direkt über ein Buchhaltungssystem erstellt und versandt werden.

Unterschiede bei der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen

Im Gegensatz zum Empfangen und Verarbeiten wird bei der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen zwischen verschiedenen Vermieter:innen unterschieden. Bisher galt stets der Mietvertrag als Rechnung, Vermietende mussten keine gesonderte Rechnung an ihre Mietenden ausstellen.

Das bleibt für vermietende Eigentümer:innen, die umsatzsteuerfrei (nach § 4 Nr. 12 UStG) vermieten, auch weiterhin so: Es reicht, wenn sie ihren Mietenden nur einen (Papier-)Vertrag ausstellen.

Für vermietende Eigentümer:innen, die Gewerberaum an andere Unternehmer vermieten und von der Option zur Steuerpflicht gemäß § 9 UStG Gebrauch machen (in diesen Fällen wird im Mietvertrag Umsatzsteuer ausgewiesen), gilt hingegen: Sie müssen seit 01.01.2025 E-Rechnungen ausstellen. Der Mietvertrag reicht in diesem Fall nicht mehr als Rechnung aus. Was Vermietende hierbei beachten müssen, ist in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums nachzulesen.

Übergangsfrist bis Ende 2026

Eine Übergangsfrist gilt bis Ende 2026. Bis dahin dürfen weiterhin Papierrechnungen versandt werden. Anstelle von Papierrechnungen können auch PDF-Rechnungen versandt werden, vorausgesetzt die Rechnungsempfänger:in stimmt dem zu. Für Kleinunternehmen, die im Jahr 2026 einen Umsatz von maximal 800.000 Euro erzielen, verlängert sich die Frist sogar bis Ende 2027.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Ausgenommen von der Pflicht zur E-Rechnung sind

  • Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
  • Fahrausweise (§ 34 UStDV) sowie
  • Rechnungen über Leistungen, die nach Paragraf 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.

Welche Formate künftig zulässig sind

Das Daten-Format der E-Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Aktuell sind das unter anderem die Formate XML und ZUGFeRD (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Welche weiteren Formate außerdem zulässig sind, kann man in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums nachlesen.

Geeignete Softwarelösungen ermöglichen es, E-Rechnungen in den genannten Formaten zu lesen, zu erstellen und zu versenden. Solche Funktionen sind häufig schon in modernen Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsystemen (DMS) integriert.

Hintergrund: Abbau bürokratischer Hürden

Die Einführung der E-Rechnung ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das Ende März 2024 in Kraft getreten ist. Ziel des Gesetzes ist unter anderem der Abbau von bürokratischen Hürden für Unternehmen. Als Grundsatz gilt, dass die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/ EU und somit der so genannten CEN-Norm 16931 einzuhalten sind oder per Vereinbarung davon abgewichen werden kann – dann muss eine Vereinbarung über das genutzt E-Rechnungsformat geschlossen werden. Geändert wurde das Umsatzsteuergesetz.

Weitere Informationen und Tipps:

  • Experten empfehlen Vermieter:innen, eine gesonderte E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang anzulegen (z.B. „Rechnungseingang@Vermietung-Test-Straße-11.de“) und diese den Dienstleistern mitzuteilen, die im Zusammenhang mit der Vermietungstätigkeit beauftragt werden. Mehr dazu
  • Ein kostenloses Tool zum Öffnen von E-Rechnungen bietet unter anderem Elster und das Bayerische Staatsministerium für Digitales. Kostenlos ist auch "WISO Mein Büro Rechnungen Free". Wer bereits eine Buchhaltungssoftware einsetzt, findet dort in der Regel integrierte Lösungen zum Öffnen und Archivieren von E-Rechnungen.
  • Bei Rechnungen an Endverbraucher:innen (ausgenommen sind Vermietende von Wohnraum oder Gewerberaum) ist weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.
  • Fragen und Antworten zur E-Rechnung hat das Bundesfinanzministerium zusammengestellt.