Jahresabrechnungen in Wohnungseigentümergemeinschaften: Sieben häufige Fehler

Verwaltungen sind gesetzlich dazu verpflichtet, den Wohnungseigentümer:innen jährlich eine Jahresabrechnung zu erstellen. Darüber hinaus müssen sie einen Wirtschaftsplan und einen Vermögensbericht vorlegen. Die Jahresabrechnung gibt Auskunft darüber, wie die Gemeinschaftsgelder im vergangenen Wirtschaftsjahr tatsächlich verwendet wurden. Doch in der Praxis weisen Jahresabrechnungen immer wieder Fehler auf. Der bundesweite Verbraucherschutzverband Wohnen im Eigentum (WiE) stellt sieben häufige Fehler vor. 

Zur Prüfung der Jahresabrechnung verpflichtet ist zwar nur der Verwaltungsbeirat, sofern ein solcher bestellt ist. Doch auch die übrigen Wohnungseigentümer:innen sollten die Gesamtabrechnung und ihre Einzelabrechnung kritisch prüfen. „Viele Fehler lassen sich bereits bei einer sorgfältigen Prüfung der Jahresabrechnung erkennen“, sagt Dr. Sandra von Möller, Vorständin des bundesweiten Verbraucherschutzverbandes Wohnen im Eigentum (WiE). „Wer Unstimmigkeiten entdeckt, sollte Beirat oder Verwaltung möglichst schon vor der Eigentümerversammlung darauf ansprechen.“

Diese sieben Fehler treten in Jahresabrechnungen von WEGs häufig auf: 

1. Anfangs- und Endbestände der Konten fehlen

Immer wieder kommt es in der Praxis vor, dass die Anfangs- und Endbestände der Konten der WEG in der Gesamtabrechnung nicht oder nicht vollständig aufgeführt werden. Diese Angaben sind jedoch erforderlich, damit die Jahresabrechnung auf ihre rechnerische Schlüssigkeit und Plausibilität überprüft werden kann.

„Für eine schlüssige und nachvollziehbare Jahresabrechnung müssen die Anfangs- und Endstände sämtlicher Gemeinschaftskonten angegeben werden“, sagt Dr. Sandra von Möller. „Nur so können Eigentümer überprüfen, ob die Kontenentwicklung mit den in der Jahresabrechnung ausgewiesenen Einnahmen und Ausgaben übereinstimmt.“ Denn grundsätzlich gilt: Anfangsbestand zuzüglich Einnahmen abzüglich Ausgaben muss dem Endbestand entsprechen. Ist dies nicht der Fall, sollten Eigentümer nachfragen und die Ursache der Abweichung klären.

2. Abrechnungsspitzen aller Wohnungen werden nicht aufgelistet

Wohnungseigentümer:innen erhalten nicht immer eine Übersicht über die Abrechnungsspitzen aller Wohnungen. Das ist jedoch wichtig, da in der Eigentümerversammlung über die Abrechnungsspitzen aller Wohnungen beschlossen wird.  Eigentümer:innen können mit einer solchen Übersicht nachvollziehen, warum Nachzahlungen oder Guthaben entstanden sind und wie sich die Kosten zusammensetzen. 

3.  Kostenpositionen fehlen oder werden falsch zusammengefasst

Nicht selten fehlen in der Jahresabrechnung einzelne Kostenpositionen oder verschiedene Kosten werden so zusammengefasst, dass eine nachvollziehbare Prüfung kaum möglich ist. Ein typisches Beispiel: Unter der Position „Hausmeisterkosten“ werden sowohl die Treppenhausreinigung als auch Reparaturarbeiten abgerechnet. Eigentümer:innen haben jedoch Anspruch auf eine transparente und vollständige Darstellung aller Ausgaben. Was nicht nachvollziehbar ausgewiesen ist, lässt sich auch nicht prüfen.

„Je allgemeiner Kostenpositionen zusammengefasst werden, desto schwieriger wird ihre Kontrolle. Transparenz ist eine Grundvoraussetzung für eine nachvollziehbare Jahresabrechnung“, sagt Dr. Sandra von Möller.

4.  Falscher Kostenverteilungsschlüssel wird angewandt

Die Kosten für die Verwaltung und den Erhalt des Gemeinschaftseigentums werden grundsätzlich nach Miteigentumsanteilen auf die Eigentümer:innen verteilt. Für bestimmte Kostenarten können jedoch auch andere Kostenverteilungsschlüssel gelten – etwa nach Wohnfläche oder Anzahl der Wohnungen –, sofern diese beschlossen oder in der Gemeinschaftsordnung festgelegt wurden. Ein häufiger Fehler in Jahresabrechnungen betrifft diese Kostenverteilungsschlüssel. 

„Wird für eine Kostenposition der falsche Kostenverteilungsschlüssel zugrunde gelegt oder wird er fehlerhaft angewandt, werden in der Folge einzelne Eigentümer über- oder unterbelastet“, informiert Dr. Sandra von Möller. 

5.  Beschlüsse zur Kostenverteilung werden nicht berücksichtigt

Die Eigentümerversammlung kann für bestimmte Kosten eine von der üblichen Verteilung abweichende Regelung beschließen, beispielsweise im Zusammenhang mit baulichen Veränderungen. Solche Beschlüsse werden bei der Erstellung der Jahresabrechnung jedoch nicht immer korrekt berücksichtigt. Das Ergebnis: Die Kosten werden anders verteilt, als es die Eigentümer beschlossen haben. Deshalb sollte bei der Prüfung der Jahresabrechnung auch kontrolliert werden, ob relevante Beschlüsse aus dem Abrechnungsjahr richtig umgesetzt wurden.

6.  Kosten werden Untergemeinschaften falsch zugeordnet

Gerade in größeren Mehrhausanlagen mit Untergemeinschaften kommt es vor, dass Ausgaben der falschen Einheit zugeordnet werden. Alle Einnahmen und Ausgaben müssen zwar in einer einheitlichen Gesamtjahresabrechnung dargestellt werden; bei der Kostenverteilung sind jedoch die für die jeweiligen Untergemeinschaften geltenden Regelungen zu beachten.

Eine fehlerhafte Zuordnung kann dazu führen, dass einzelne Eigentümer:innen zu Unrecht belastet oder entlastet werden. Deshalb sollte sorgfältig geprüft werden, ob sämtliche Einnahmen und Ausgaben der richtigen Untergemeinschaft beziehungsweise der Gesamtgemeinschaft zugeordnet und anschließend nach dem jeweils geltenden Schlüssel verteilt wurden. 

7. Heizkosten werden falsch abgegrenzt

Die Heizkostenabrechnung stellt Eigentümer:innen bei der Prüfung der Jahresabrechnung und der Belege häufig vor besondere Herausforderungen. Denn Gesamt- und Einzelabrechnung folgen hier unterschiedlichen Prinzipien.
In der Gesamtabrechnung müssen grundsätzlich die Zahlungen erfasst werden, die im abgerechneten Wirtschaftsjahr tatsächlich geleistet wurden. In den Einzelabrechnungen werden dagegen nach den Vorgaben der Heizkostenverordnung die Heiz- und Warmwasserkosten dem jeweiligen Verbrauchszeitraum zugeordnet. 

Erteilt beispielsweise das Gasversorgungsunternehmen Anfang 2026 die Schlussrechnung für den Verbrauch des Jahres 2025 und wird diese erst 2026 bezahlt, gehört die Zahlung grundsätzlich in die Gesamtabrechnung für 2026. In der Gesamtabrechnung für 2025 werden dagegen die im Jahr 2025 tatsächlich geleisteten Abschläge sowie gegebenenfalls Nachzahlungen für frühere Abrechnungszeiträume berücksichtigt. Für die Einzelabrechnungen 2025 sind hingegen die auf den Abrechnungszeitraum 2025 entfallenden Heizkosten maßgeblich – unabhängig davon, wann die Zahlungen an den Energieversorger geleistet wurden. 

„Bei den Heizkosten unterscheiden sich Gesamt- und Einzelabrechnung in ihrer Systematik. Das sorgt häufig für Verwirrung, ist aber rechtlich so vorgesehen“, erläutert Dr. Sandra von Möller. „Als Faustregel gilt: für die Gesamtabrechnung gilt das Zahlungsprinzip, für die Einzelabrechnung der Wohnungen dagegen das Verbrauchsprinzip nach der Heizkostenverordnung.“