03.08.2022. Eva Maria Keuchel ist Verwaltungsbeiratsvorsitzende in ihrer WEG. Seit etwa drei Jahren erstellt und verschickt der Beirat allen interessierten Eigentümer*innen per E-Mail einen Informationsbrief. Das Angebot wird sehr gut angenommen.
„Unsere WEG besteht aus 69 Wohneinheiten. Unser Verwaltungsbeirat besteht aus drei Eigentümerinnen. Rund zweimal im Jahr verschicken wir je nach Bedarf einen Infobrief an alle Miteigentümer, die uns ihre E-Mail-Adressen gegeben haben. Das hat sich sehr gut bewährt. Inzwischen ist mehr als die Hälfte aller Eigentümer in unserem Verteiler. Aber es gibt auch solche, die offensichtlich nicht daran teilnehmen wollen, z.B. Kapitalanleger oder Menschen, die kaum elektronische Medien nutzen oder weit entfernt im Ausland leben.
Zum Jahresbeginn geben wir in der Regel einen kurzen Rückblick auf das vergangene Geschäftsjahr – welche Maßnahmen wurden umgesetzt, was nehmen wir mit ins neue Jahr? Vor der Eigentümerversammlung informieren wir darin über den Sachstand zu aktuellen Vorgängen. Das ist insbesondere hilfreich, wenn es um komplexe bzw. schwierige Themen geht, zum Beispiel wenn umfassende Sanierungen in der Versammlung besprochen werden. So machen sich die Miteigentümer – vor allem wenn sie selbst nicht in der Anlage wohnen und nicht alles direkt miterleben – nochmal Gedanken und kommen besser vorbereitet in der Versammlung. Diese geht dann in der Regel einfacher über die Bühne. Aber wir versuchen nicht, unsere Miteigentümer zu beeinflussen und geben als Beirat keine Empfehlungen für die jeweilige Abstimmung.
Der Infobrief ist entstanden, als mich bzw. die anderen beiden Beiräte immer wieder ähnliche Fragen zu bestimmten Themen erreicht haben. Mit dem Brief gelingt es uns, alle Eigentümer, die es möchten, gleichzeitig auf denselben Informationsstand zu bringen – er erleichtert uns Beiräten also die Arbeit. Gerade in der Pandemie-Zeit war es dadurch möglich, unsere Eigentümerversammlungen durch viele vorab erteilte Vollmachten zeitnah und weitgehend problemlos abzuwickeln. Es ist für mich schön zu sehen, dass unser Einsatz geschätzt wird. Ab und zu erhalten wir an Weihnachten Dankesschreiben von Eigentümern.
Die technischen Möglichkeiten der Kommunikation nutze ich gerne. Allerdings muss darauf geachtet werden, dass der Verwaltungsbeirat sich auf seine Aufgaben konzentriert und nicht die Arbeit der Verwaltung oder des Hausmeisters übernimmt.
Mit den Verwaltungsbeiräten anderer WEGs tausche ich mich gerne regelmäßig über eine Whatsapp-Gruppe aus. Das ist eine gute Hilfe für mich, weil ich auf diesem Wege viele praktische Ratschläge aus dem Erfahrungsschatz der anderen WEGs nutzen kann. Allerdings bin ich überzeugt, dass in WEGs die persönliche Kommunikation nach wie vor nicht ersetzt werden kann. Die direkte Kommunikation vor Ort in der Eigentümerversammlung ist sehr wichtig. Nach meiner Erfahrung lassen sich viele Anliegen in der direkten Aussprache schneller und besser klären als in einem endlosen Meinungsaustausch über die elektronischen Medien.“