09.01.2020. Um die Bankkonten der WEG regelmäßig im Blick zu haben, sollte sich der Verwaltungsbeirat nach Möglichkeit bei der Bank Online-Einsichtsrechte einrichten lassen. „Das erleichtert uns die Kontrolle der Buchungsvorgänge enorm“, sagt Wohnungseigentümerin Edeltraud B. Lesen Sie hier ihren Erfahrungsbericht.

„Unsere WEG mit 21 Wohneinheiten und Tiefgarage hat inzwischen die fünfte Verwaltung – die vergangenen drei Verwaltungen haben uns viel Geld und Nerven gekostet.

Um es kurz zu machen: Wir haben das Problem „Verwaltung“ ganz einfach unter Kontrolle gebracht, indem der Beirat unsere gesamten Geldkonten per Internet im Blick behält. Die Online-Zugänge für die Einsicht in die Konten hat unsere Verwaltung von der Bank einrichten lassen.

In der Vergangenheit hatten wir immer wieder Probleme, Unterlagen von der Verwaltung zu bekommen – das ist damit vom Tisch. Über die Beiräte können wir nun jederzeit Einsicht in die Konten nehmen und alle Buchungen nachvollziehen. Das kann ich nur jeder WEG empfehlen.

Ferner haben wir die Verwaltung dazu gezwungen, die Instandhaltungsrücklagen monatlich (jeweils zum Ende des Monats) vom Hausgeldkonto an das Rücklagenkonto zu überweisen und Zahlungen an Handwerker etc. einzeln wieder auf das Hausgeldkonto zurück zu führen. Und vom Hausgeldkonto ist die Überweisung wiederum einzeln – also für jeden Eigentümer nachvollziehbar -
auszuführen. Seither sind die bisherigen Sorgen ums Geld vom Tisch und man merkt, dass die Verwaltung etwas vorsichtiger mit uns umgeht. Wir kennen immer den neusten Stand der Geldkonten und können somit Entscheidungen über Reparaturen, Sanierungen etc. bei unseren Versammlungen viel einfacher treffen. Wilde, nicht nachvollziehbare Umbuchungen (in erschreckender Form bereits erlebt) gibt es nicht mehr.“

Beschluss für das Einrichten der Online-Einsichtsrechte

Soll der Verwaltungsbeirat Ihrer WEG Online-Einsichtsrechte bekommen, muss das Ihre Hausverwaltung bei der Bank veranlassen. Wohnen im Eigentum rät: Setzen Sie das Thema auf die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung und führen Sie einen Beschluss herbei, auf dessen Grundlage die Verwaltung dann aktiv werden muss. Sie haben Fragen zur Umsetzung in Ihrer WEG? Dann lassen Sie sich rechtlich beraten – als Mitglied gern über WiE, zunächst im Rahmen einer kostenfreien Telefonauskunft. Nähere Informationen und Terminvereinbarung

Bei Sammelüberweisungen genau hinsehen

Beim Blick in die WEG-Konten sollte der Verwaltungsbeirat Ihrer WEG besonderes Augenmerk auf die sogenannten Sammelüberweisungen legen. In einer Sammelüberweisung fassen Verwaltungen häufig mehrere Überweisungen an einem Datum in einem Auftrag zusammen, das spart Kosten. Der Verwaltungsbeirat sollte prüfen, ob beim Online-Einblick ins Konto die hinter einer Sammelüberweisung stehenden Einzelüberweisungen angezeigt werden. Ist das nicht der Fall, sollte ihre WEG mit der Verwaltung regeln, dass und wie die Sammelüberweisungen aufgeschlüsselt dokumentiert werden. Da auch auf den Papier-Kontoauszügen die einzelnen Posten längst nicht immer aufgeführt werden, kann das beim späteren Kontrollieren der Kontoauszüge im Rahmen der Prüfung der Jahresabrechnung nachteilig sein.