Virtuelle Eigentümerversammlung: Bisher keine Regelung für den Verwaltungsbeirat

15.02.2024. Die Bundesregierung (d.h. das Bundesjustizministerium) möchte, dass die rein virtuelle Eigentümerversammlung künftig einfacher beschlossen werden kann und hat hierfür einen Gesetzentwurf zur Änderung des Wohnungseigentumsgesetzes in den Bundestag eingebracht (wir berichteten). Doch was würde die geplante Änderung für Verwaltungsbeiräte bedeuten, die in Notsituationen zur Versammlung einladen und diese durchführen müssen? Der Gesetzentwurf liefert hierauf keine Antwort, die Beiräte werden nicht erwähnt. Deren wichtiges Amt hatten die Entwurfsverfasser anscheinend "nicht auf dem Schirm", jedenfalls wurde der Beirat nicht berücksichtigt. Diese Regelungslücke hat WiE erkannt und in seiner Stellungnahme zum Gesetzentwurf drei Lösungsvorschläge präsentiert.

Was würde die geplante Gesetzesänderung für Sie als Beirat bedeuten? Diese Frage hat das Bundesjustizministerium bisher offenbar nicht auf dem Schirm und hierfür keine Regelungen im Gesetzentwurf vorgesehen, obwohl der Verwaltungsbeirat mit seinen Aufgaben und Pflichten für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) sehr bedeutend ist.

Das Amt des Verwaltungsbeirats ist mit viel Verantwortung verbunden. Vor allem in Krisensituationen, wenn schnell gehandelt werden muss, ist er besonders gefragt, etwa wenn es Unregelmäßigkeiten bei den WEG-Geldern gibt, WEG-Gelder fehlen oder die Verwaltung wichtige Aufgaben nicht durchführt: Dann kann und darf der bzw. die Verwaltungsbeiratsvorsitzende zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung einladen und diese durchführen, beispielsweise um die Verwaltung abzuberufen und eine neue zu bestellen.

Doch was müssen Sie als Beiratsvorsitzender dann tun, wenn in einer WEG ein Beschluss über die Durchführung virtueller Versammlungen vorliegt? Diese Frage beantwortet der Gesetzentwurf nicht. Unklar ist, ob Sie dann die außerordentliche Versammlung gemäß den Vorgaben des Beschlusses virtuell durchführen müssen. Oder haben Sie auch die Möglichkeit, die Versammlung (notfalls) als Präsenzveranstaltung durchzuführen? Hier besteht momentan keine Rechtssicherheit für den Verwaltungsbeirat.

In dem Zusammenhang sollten Sie sich als Beiratsvorsitzende*r darüber bewusst sein, dass die Einladung und Durchführung einer virtuellen Versammlung durchaus komplex ist und von Ihnen Know-how sowohl mit Blick auf die Technik (Einwahl, Umgang mit Funktionen der Software, z.B. Abstimmen, Rederecht) als auch mit Blick auf die fachliche Durchführung (Moderation) erfordert – Fähigkeiten, über die derzeit auch längst nicht alle Verwaltungen verfügen, geschweige denn die ehrenamtlich tätigen Beiräte. Probleme können beispielsweise in der Praxis auftreten,

• wenn Ihnen nicht alle E-Mail-Adressen der übrigen Eigentümer*innen vorliegen, um den Einwahllink für die virtuelle bzw. hybride Versammlung zu versenden.
• wenn Sie keinen Zugang (Login) zu der Software haben, mit der die Versammlung durchgeführt werden soll.
• wenn es Einwahlprobleme von Eigentümer*innen gibt, und Sie diese technisch unterstützen müssen.
• wenn es während der Versammlung Schwierigkeiten/Probleme beim Abstimmen gibt.
• wenn Sie keinerlei Erfahrung mit Online-Versammlungs-Software haben oder mit der Moderation solcher Veranstaltungen.

Hinzu kommt, dass fast immer Eile geboten ist, wenn Gefahr im Verzug ist und Sie als Beiratsvorsitzende zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung einladen müssen. In der Regel muss die WEG dann schnelle Entscheidungen treffen.

Der aktuelle Gesetzentwurf enthält aber keine Regelungen, damit Sie als Beiratsvorsitzende*r in der Praxis in der Lage sind, im Krisenfall rechtssicher und gleichzeitig schnell und einfach eine virtuelle Eigentümerversammlung einberufen und durchführen können.

WiE hat diese Regelungslücke erkannt und fordert, dass die Befugnisse der oder des Beiratsvorsitzenden unbedingt gestärkt und rechtlich abgesichert werden müssen.

Die Problematik besteht auch bei einer hybriden Eigentümerversammlung, die WiE grundsätzlich befürwortet. (siehe auch unsere Stellungnahme ab S. 24). Unsere alternativen Vorschläge zur Aufnahme in den Gesetzentwurf:

• Der Verwaltungsbeirat darf entscheiden, in Präsenz einzuladen, abweichend von einem gefassten Beschluss  über die virtuelle/hybride Versammlung.
• Der Verwaltungsbeirat darf entscheiden, ob er in Präsenz, hybrid oder in virtueller Form einlädt.
• Der Verwaltungsbeirat darf entscheiden, für die technische Durchführung (zur Unterstützung) der virtuellen oder hybriden Eigentümerversammlung einen externen Dienstleister zu beauftragen – im Namen der WEG.