18.04.2023. Als Wohnungseigentümer*innen entscheiden Sie gemeinsam in der Eigentümerversammlung über die Belange Ihrer WEG, indem Sie Beschlüsse fassen. Mit einem Vorratsbeschluss kann Ihre WEG Dinge vorsorglich für die Zukunft regeln. Lesen Sie, wann dies sinnvoll sein kann.
Bei einem "Vorratsbeschluss" handelt es sich um einen Beschluss, den Ihre Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) prophylaktisch (vorsorglich) fasst. Damit können Sie Regelungen für die Zukunft treffen. Auch wenn der Beschluss an sich bereits (sofern er nicht erfolgreich angefochten wurde) bestandskräftig ist, soll die Umsetzung des Beschlusses erst in der Zukunft erfolgen.
Der Vorteil eines Vorratsbeschlusses: Ihre WEG kann sich damit auf bestimmte Situationen vorbereiten, muss also nicht erst auf die nächste Eigentümerversammlung warten bzw. eine außerordentliche Versammlung einberufen, um eine Entscheidung treffen zu können. Im Folgenden haben wir für Sie einige Beispiele für Vorratsbeschlüsse zusammengestellt.
Beispiel: Anstellung einer Hausmeister*in oder Beauftragung eines Dienstleistungsunternehmens
Auf den Fall, dass Ihre Hausmeister*in oder Ihr Dienstleistungsunternehmen für Hausmeistertätigkeiten kurzfristig kündigt und für die Anstellung einer neuen Hausmeister*in oder das Abschließen eines neuen Dienstleistungsvertrags keine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen werden kann (oder soll), kann Ihre WEG sich vorbereiten – indem sie zuvor in der Eigentümerversammlung einen sogenannten „Vorratsbeschluss“ fasst. In diesem sollten Sie der Verwaltung genaue Vorgaben für die zukünftige Beauftragung eines neuen Dienstleistungsunternehmens oder für die Anstellung einer neuen Hausmeister*in mit auf den Weg geben – etwa Gehaltsgrenzen (im Falle einer Anstellung) bzw. Kosten, Stellenumfang, Aufgaben, weitere Vertragskonditionen etc. Außerdem können Sie in dem Beschluss festlegen, dass der Verwaltungsbeirat am Beauftragungs- bzw. Einstellungsverfahren mit beteiligt wird.
Beispiel: Entnahmen aus dem Erhaltungsrücklagen-Konto
Wenn Wohnungseigentümergemeinschaften in einen Liquiditätsengpass geraten, greifen manche Verwalter*innen manchmal auf die Erhaltungsrücklage zurück, um die Zahlungsfähigkeit der WEG sicherzustellen. Das darf allerdings nur in Ausnahmefällen geschehen. Die Bedingungen hierfür sollte Ihre WEG klar im Verwaltervertrag und per Vorratsbeschluss regeln. In diesem sollte Ihre WEG festlegen, unter welchen Bedingungen die Verwaltung Gelder aus dem Erhaltungsrücklagen-Konto entnehmen darf – unter anderem welche Höhe der Summe erlaubt ist, sowie das Zeitfenster, bis wann die Summe wieder zurückgeführt werden muss (siehe hierzu unseren Tipp des Monats November).
Beispiel: Fortbildungskosten für Beiräte
Um den Umgang mit Fortbildungskosten der Beiräte klar zu regeln und Unklarheiten bzw. Streitigkeiten diesbezüglich zu vermeiden, sollte Ihre WEG einen Vorratsbeschluss fassen, der es der Verwaltung erlaubt, den Beiräten ohne weiteren Beschluss eine pauschale Aufwandsentschädigung pro Jahr oder die Erstattung der Auslagen bis zu einem bestimmten Betrag pro Jahr zu erstatten. Nutzen Sie hierfür als Mitglied gerne unsere kostenfreie Muster-Beschlussvorlage (bitte erst einloggen, dann hier klicken).