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Infoblatt des Beiräteprojekts zum Download

19.05.2011

Ob die Fassade gedämmt, der Vertrag mit dem Verwalter verlängert oder eine neue Hausordnung beschlossen werden soll. In der Eigentümerversammlung fallen alle wichtigen Entscheidungen, die das Gemeinschaftseigentum oder die Gemeinschaft betreffen. Damit Beschlüsse Bestand haben, müssen schon bei der Vorbereitung und Einberufung viele rechtliche Vorgaben beachtet werden.

Nach § 24 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) muss der Verwalter die Eigentümerversammlung mindestens einmal im Jahr einberufen. Weitere Versammlungen müssen stattfinden, wenn mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer es schriftlich fordert.  Einen bestimmten Zeitpunkt schreibt das Gesetz für die jährliche Eigentümerversammlung nicht vor. „Möchten die Eigentümer, dass die Versammlung in der ersten Jahreshälfte stattfindet, sollten sie dies im Verwaltervertrag festschreiben“, rät Rechtsanwältin Sandra Weeger-Elsner.
Zur Eigentümerversammlung müssen nach § 24 Abs. 4 WEG alle Wohnungseigentümer schriftlich eingeladen werden – und zwar mindestens zwei Wochen vor dem Termin. „Eine kürzere Frist ist nur in besonders dringenden Fällen möglich“, erklärt Sandra Weeger-Esner.  Damit ausreichend Zeit bleibt, sich auf die Eigentümerversammlung vorzubereiten, empfiehlt die Rechtsreferentin von wohnen im eigentum, beispielsweise im Rahmen des Verwaltervertrags eine längere Einladungsfrist zu vereinbaren. 
Dies ist vor allem für  Verwaltungsbeiräte wichtig, die nach § 29 Abs. 3 WEG,  Rechnungslegungen und Kostenanschläge kontrollieren, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung prüfen und eine Empfehlung zur Jahresabrechnung abgeben müssen. „Bestehen Sie darauf, dass Sie sämtliche Unterlagen rechtzeitig erhalten und mindestens vier bis sieben Wochen vor der geplanten Versammlung mit der Prüfung beginnen können“, so die Empfehlung der Juristin.
Die Einladung  muss folgende Angaben enthalten:
* die Bezeichnung und Adresse der Gemeinschaft 
* Name und Anschrift des Einladenden (i.d.R. der Verwalter) 
* Name des Eigentümers 
* Ort, Datum und Uhrzeit 
* Tagesordnung
* Hinweise zur Beschlussfähigkeit und zur Wiederholungsversammlung.

Außerdem sollten folgende Anlagen beigefügt sein:
* die Jahresabrechnung für das vergangene Wirtschaftsjahr
* den Wirtschaftsplan für das kommende Wirtschaftsjahr
* Kostenvoranschläge für geplante Maßnahmen
* Beschlussentwürfe, wenn vorhanden
* Vertragsangebote und 
* gutachterliche Stellungnahmen.
Fehlt ein wichtiger Punkt auf der Tagesordnung, sollte der Verwalter schriftlich um Aufnahme dieses Tagesordnungspunktes gebeten werden. Professionell arbeitende Verwalter berücksichtigen in aller Regel berechtigte Ergänzungsvorschläge zur Tagesordnung, weil sie ein Interesse daran haben, dass alle wichtigen Themen in der Versammlung behandelt werden“, weiß Sandra Weeger Elsner. Wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer die Aufnahme eines bestimmten Tagesordnungspunktes verlangen, muss der Verwalter die Tagesordnung ergänzen.  „Ein einzelner Eigentümer hat grundsätzlich nur dann einen Anspruch auf Aufnahme eines bestimmten Tagesordnungspunktes in die Tagesordnung, wenn dies ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn es um  unaufschiebbare Reparaturen oder um Maßnahmen geht, die gesetzlich vorgeschrieben sind, wie die Dämmung begehbarer Geschossflächen.“
Das Teilnahme- und Stimmrecht sind die bedeutendsten Rechte der Wohnungseigentümer.  Wer nicht teilnehmen kann, kann sich in den meisten WEGs von bestimmten Personen vertreten lassen. Meist werden in den Teilungserklärungen der Verwalter, ein Miteigentümer und/oder der Ehegatte, Lebensgefährte oder – ausnahmsweise – ein naher Verwandter als mögliche Vertreter benannt. „Andere Personen dürfen in der Regel gar nicht an der Versammlung teilnehmen. Denn Eigentümerversammlung sind grundsätzlich nicht öffentlich!“, warnt Sandra Weeger-Elsner.  
Die Vertreter müssen sich mit einer so genannten Stimmrechtsvollmacht legitimieren. Sie muss im Original vorgelegt werden und sollte, so die Empfehlung von wohnen im eigentum, immer befristet für die anstehende Versammlung erteilt werden, Sinnvoll ist auch eine Weisung, wie der Vertreter zu den einzelnen Punkten abstimmen soll.
Im Zweifelsfall sollte die Vollmacht eher einem vertrauenswürdigen Miteigentümer als dem Verwalter erteilt werden. „Bei vielen Entscheidungen besteht die Gefahr einer Interessenkollision. Nicht immer entscheidet der Verwalter dann im Sinne des Eigentümers, für den er abstimmt. Außerdem erhalten Verwalter häufig so viele Vollmachten, dass faktisch keine Entscheidungen gegen den Willen des Verwalters getroffen werden können.

Weitere wichtige Fragen zur Eigentümerversammlung beantwortet ein Infoblatt des vom Bundesministerium für Ernährung, Landwirtschaft und Verbraucherschutz geförderten Projekts zur Vernetzung von Verwaltungsbeiräten.