Online-Belegprüfung ersetzt nicht den Blick ins Original
27.11.2014 Wir kaufen online, buchen unsere Reisen online und erledigen unsere Bankgeschäfte am heimischen PC. Jetzt bieten auch manche Verwaltungen eine Online-Belegprüfung an. Unterlagen wie Bankauszüge, Handwerkerrechnungen, Versicherungs- oder Wartungsverträge werden nicht mehr im Original vorgelegt. Stattdessen schickt der Verwalter dem Beirat eine von einem speziellen Programm erzeugte Belegübersicht. Per Mausklick können sich die Verwaltungsbeiräte dann Details zu den einzelnen Posten wie Reparaturen oder Hausmeister und die zur jeweiligen Buchung gehörende Rechnung anzeigen lassen. Auf diese Weise können Verwaltungsbeiräte die Belege jederzeit ohne Terminabsprachen mit dem Verwalter prüfen; auch die mitunter zeitraubende Suche in diversen Ordnern entfällt.
Unterschiedliche Fehlerquellen
Doch die elektronische Belegsammlung und Prüfung hat auch Haken. So können in die standardisierte Eingabemaske möglicherweise nicht alle Informationen vom „Papierbeleg“ eingegeben werden. Einige dieser Informationen können aber für die Verwaltungsbeiräte wichtig oder zumindest interessant sein, meint Sandra Weeger-Elsner, Rechtsberaterin bei wohnen im eigentum. Außerdem ist jede (händische) Übertragung von Daten eine potenzielle Fehlerquelle – sei es, weil sich der Sachbearbeiter vertut, oberflächlich arbeitet oder manche Infos für unbedeutsam hält und deshalb nicht einträgt. Auch bewusste Manipulationen sind bei Kopien, Scans oder PDF-Dateien leicht möglich und nur schwer zu erkennen.
Kein Ersatz für Prüfung der Originale
Deshalb sollte die Online-Prüfung die klassische Überprüfung nicht ersetzen. „Die Online-Prüfung stellt eine Arbeitserleichterung für alle Beteiligten im Rahmen einer etwaigen Prüfung während des Jahres dar“, sagt Sandra Weeger-Elsner. „Gleichwohl sollte die Einsichtnahme in Originalunterlagen die Regel bleiben, wenn es um die Prüfung der Jahresabrechnung geht. Das gilt natürlich umso mehr, wenn der Beirat einen begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass nur das Original vollständig Aufschluss über einen Geschäftsvorgang gibt.“
Unklar ist nach Auffassung der Rechtsberaterin auch, ob sich der Verwalter bei Online-Belegprüfung darauf berufen kann, dass er bereits Einsicht gewährt hat und deshalb nicht (mehr) verpflichtet ist, Originalbelege vorzuzeigen
„Es gibt noch keine Rechtsprechung zu diesem Thema. Deshalb sollten Wohnungseigentümer sicherheitshalber das Recht, die Original-Verwaltungsunterlagen und -Belege einzusehen, vertraglich festhalten, bevor sie der Online-Belegprüfung zustimmen“, rät Sandra Weeger-Elsner. Das kann zum Beispiel mit der Formulierung „Der Verwalter verpflichtet sich, den Eigentümern Einsicht in die Original-Verwaltungsunterlagen zu gewähren", geschehen.