Veruntreuende Verwalter – eine Zwischenbilanz

13.09.2011 Immer wieder wird bekannt, dass einzelne Verwalter ihnen anvertraute WEG-Gelder veruntreuen. Über die Häufigkeit solcher Straftaten liegen keine Daten vor, ebenso wenig über die Höhe der Schäden und die Art und Weise, wie betrügerische Verwalter vorgehen. Damit Wohnungseigentümer Alarmsignale besser erkennen und nutzbringende   Vorsichtsmaßnahmen einführen, hat wohnen im eigentum Geschädigte gebeten, ihre Erfahrungen darzustellen. Hier der Zwischenbericht

Die Höhe der Schäden
Die veruntreuten Summen sind sehr unterschiedlich: Die (nachgewiesenen) Schäden reichen von rund 200 Euro bis über 90.000 Euro. Nicht immer lässt sich der Betrag genau ermitteln – in einigen Fällen ist die angegebene Summe möglicherweise nur die „Spitze des Eisbergs“. Richtet sich der Verdacht gegen einen Verwalter, der noch im Amt ist, versucht dieser oft, die Recherchen der Eigentümer zu behindern. Auch die Aufklärungsarbeit der neuen Verwalter, die sich nach einem Verwalterwechsel durch die Abrechnungen ihrer Vorgänger kämpfen müssen, wird häufig erschwert: Unterlagen werden nicht vorgelegt, Belege sind ungeordnet, die Abrechnungen sind unvollständig oder für Laien nicht zu durchschauen. 
Nur in Einzelfällen erhielten oder erhalten die Eigentümer das veruntreute Geld teilweise zurück – oft nach „sanftem Druck“ oder Drohung mit einer Strafanzeige. Die Versicherung des Verwalters (Vermögensschadenshaftpflichtversicherung oder Vertrauensschadenshaftpflicht) zahlte in keinem einzigen Fall. Durch Gerichtsverfahren, Anwälte und das Hinzuziehen von externen Experten entstehen oft zusätzliche Kosten. Auch neue Verwalter verlangen mitunter Zusatzhonorare für die mühsame Aufarbeitung der Unterlagen.
Mitunter übersteigen die Schäden, die der WEG durch die nicht ordnungsgemäße Verwaltung entstehen, die veruntreute Summe bei weitem: Plündert der Verwalter das Rücklagenkonto, unterbleiben nötige Sanierungen: „Das Haus verrottet regelrecht“, klagt ein Eigentümer. Auch der Hausfrieden leidet oft unter den Veruntreuungen: Eigentümer, die kritisch nachfragen und Konten und Belege kontrollieren wollen, machen sich oft weder beim Verwalter noch bei ihren Miteigentümern beliebt.
Wie ist es passiert?
Sehr kreativ zeigen sich die Verwalter bei den Methoden: Die Palette reicht von Privatrechnungen, die von WEG-Konten bezahlt werden, über Barabhebungen, falsche (Ab-)Rechnungen, Abbuchungen und ungenehmigte Zahlungen bis hin zu Vorteilsnahme  bei (überteuerten) Sanierungen. Geld wird von allen verfügbaren Konten abgebucht: vom Girokonto wie vom Rücklagenkonto. 
Mitunter ziehen sich die Veruntreuungen über Jahre hin, in einem Fall über zehn Jahre. In etwa einem Drittel der Fälle wurde die Veruntreuung nach einem Verwalterwechsel entdeckt; ebenso oft schöpften (neue) Eigentümer oder der Verwaltungsbeirat Verdacht und hakten nach. Einmal kam ein Hinweis von einer Bank, einmal informierten Handwerker die Eigentümer, weil ihre Rechnungen nicht bezahlt wurden.
Gibt es Alarmsignale?
Patentrezepte zum Erkennen untreuer Verwalter gibt es nicht: Mal war es der nette Miteigentümer, mal der seriöse Inhaber einer alteingesessenen Hausverwaltung, mal der Referent einer Akademie.
Aber oft gab es Hinweise, die übersehen oder (von der Mehrheit der Eigentümer) nicht ernst genommen wurden.  Der Verwalter führte keine Eigentümerversammlung durch, war schlecht erreichbar, legte gar keine oder keine korrekte Abrechnung vor. Misstrauisch sollten Eigentümer auch werden, wenn der Verwalter die Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen verweigert oder nicht die Originalbelege vorlegt. Ein Alarmsignal kann es auch sein, wenn trotz permanent gezahlter Instandhaltungsrücklagen keine oder nur wenige (fällige) Sanierungsmaßnahmen durchgeführt werden.
Vertrauen ist gut – Kontrolle besser
Erleichtert wurden die Veruntreuungen oft dadurch, dass Verwaltungsunterlagen, (Ab)Rechnungen und Konten gar nicht oder nur stichprobenartig kontrolliert wurden. Teilweise fehlte den Prüfern auch das nötige Fachwissen.  
Einen 100prozentigen Schutz vor Veruntreuung gibt es nicht. Aber regelmäßige Kontrollen der Konten und der (Original-)Belege durch fach- und sachkundige Eigentümer oder durch externe Experten erschweren es betrügerischen Verwaltern, sich zu bereichern. Eine WEG hat – auf Vorschlag ihres neuen Verwalters – mit der kontoführenden Bank eine Sondervereinbarung getroffen, die sicherstellt, dass der Verwalter alleine nicht über Rücklagenkonto verfügen kann. 
Damit Gläubiger bei einer Insolvenz des Verwalters keinen Zugriff auf das Geld der WEG haben, sollten die Instandhaltungsrücklagen nicht auf Treuhandkonten des Verwalters, sondern auf einem offenen Fremdgeldkonto mit der Eigentümergemeinschaft als Inhaberin angelegt werden. 
Ein Eigentümer sieht den Gesetzgeber in der Pflicht: Nötig sei eine Pflichtversicherung zur Abdeckung veruntreuter Gelder und stärkere strafrechtliche Sanktionen gegen betrügerische Verwalter. Außerdem sollte eine Darlegungs- und Dokumentationspflicht gesetzlich vorgeschrieben werden.