Jede Wohnungseigentümer*in kann von der Gemeinschaft Einsicht in die Unterlagen verlangen (§ 18 Abs.4 WEGesetz). Gibt es eine*n Verwalter*in, wird der Anspruch üblicherweise durch Einsichtnahme in den Räumlichkeiten der Verwalter*in erfüllt. Sowohl zur Überprüfung der Rechnungen, als auch zur Kontrolle, ob die anderen Wohnungseigentümer*innen ihren Kostenanteil (z.B. das Hausgeld) gezahlt haben. Ist die vorgelegte Jahresabrechnung nicht nachvollziehbar, dann können die Wohnungseigentümer*innen eine Überprüfung durch einen Wirtschaftsprüfer vornehmen lassen. WiE bietet seinen Mitgliedern eine Prüfung der Jahresabrechnung zu attraktiven Konditionen an.
Prüfung durch den Verwaltungsbeirat
Gemäß § 29 Abs. 2 Satz 2 WEGesetz soll der Verwaltungsbeirat die vorgelegte Jahresrechnung prüfen und hierzu Stellung nehmen. Dabei muss zumindest stichprobenartig überprüft werden, ob die in Rechnung gestellten Kosten tatsächlich angefallen sind. Unterlässt der Verwaltungsbeirat eine entsprechende Prüfung, oder führt er sie fehlerhaft durch, so macht er sich gegenüber der Eigentümergemeinschaft schadensersatzpflichtig.
Beschlussfassung
Die Eigentümerversammlung beschließt nach dem neuen Wohnungseigentumsgesetz nicht mehr über den Wirtschaftsplan insgesamt und die Jahresabrechnung insgesamt, sondern beim Wirtschaftsplan nur noch über die Vorschüsse, also das zu zahlende Hausgeld, sowie bei der Jahresabrechnung über Nachschüsse oder Überschüsse, also über zu wenig bzw. zu viel gezahltes Hausgeld, das ausgeglichen werden muss. Die Beschlussfassung führt für die einzelne Wohnungseigentümer*in eventuell zu einer Nachzahlungspflicht oder zu einem Rückzahlungsanspruch hinsichtlich zuviel gezahlter Beiträge.
Auch eine Abrechnung, die rechtliche oder rechnerische Fehler enthält, wird durch den Mehrheitsbeschluss wirksam, wenn er nicht innerhalb eines Monats beim Gericht angefochten wird.
Entlastung der Verwalter*in
Oft verbindet die Verwalter*in die Beschlussfassung über die Vor- oder Nachschüsse mit einer Entlastung ihrer Person. Durch eine Entlastung verzichtet die Eigentümergemeinschaft sowohl auf alle ihr bekannten Schadensersatzansprüche gegenüber der Verwalter*in als auch auf mögliche Schadensersatzansprüche, deren Existenz der Gemeinschaft bei genauer Überprüfung der Sachlage sein müssten. Neben bekannten Ansprüchen verzichtet die Gemeinschaft also gegebenenfalls auch auf nicht bekannte Ansprüche, die aber erkennbar waren.
Nach der Verwalterentlastung kann von dieser kein Schadensersatz mehr verlangt werden, wenn sie falsch abgerechnet hat oder die mangelhafte Durchführung von Reparaturarbeiten durch einen Handwerker nicht rechtzeitig gerügt hat. Nur wenn der Verwalter*in eine Straftat (z.B. Untreue, Betrug) nachzuweisen ist, kommt eine nachträgliche Geltendmachung des entstandenen Schadens noch in Betracht. Ein entsprechender Nachweis ist in der Praxis aber nur schwer zu führen.
Die Entlastung ist keine bloße Formalie oder Bagatelle, auch wenn einige Verwaltungen dies gerne so darstellen. Einen gesetzlichen Anspruch auf Entlastung hat die Verwalter*in nicht. In vielen Verwalterverträgen soll aber ein vertraglicher Anspruch auf Entlastung (teilweise mit Einschränkungen) begründet werden. Von der Annahme solcher Vertragsklauseln ist grundsätzlich abzuraten – im schlimmsten Fall verzichtet die Gemeinschaft damit auf Ansprüche, im besten Fall wird dann zunächst einmal darüber gestritten, ob die Entlastung den entsprechenden Schaden erfasst oder nicht.