Umfrage: Hat Ihre WEG schon eine eigene Website?

Sie sind eine Art digitales Gedächnis: Online-Plattformen, die derzeit vermehrt von Verwaltungen angeboten werden. Sie als Eigentümer oder Beirat können darin – nach Eingabe eines Passwortes – solche Unterlagen wie Protokolle von Beschlüssen und Eigentümerversammlungen, die Wohngeldabrechnungen, die Teilungserklärung, den Energieausweis oder auch Angebote von Handwerkern einsehen. Verpflichtet sind Verwaltungen allerdings nicht dazu, ein solches Online-Portal bereitzuhalten, befanden die Richter des Landgerichtes Dortmund (Beschluss vom 22.5.2015, 1 S 13/15).

Wir wollten gerne wissen: Wie verbreitet sind solche digitalen Archive bereits? Und was halten Sie als Eigentümer davon? Daher baten wir Sie im eRundbrief November 2017 um Antworten auf drei kurze Fragen. 26 Eigentümer haben sich die Zeit genommen, drei Fragen dazu zu beantworten. Vielen herzlichen Dank dafür! Hier folgen die Ergebnisse.

 


 

Eigentümer stehen WEG-Onlineportalen offen gegenüber

 

28.11.2017. Digitalisierung ist noch nicht der Normalfall in Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs), aber auch kein Einzelfall mehr. Das hat eine WiE-Umfrage im November gezeigt. Eigentümer stehen WEG-Onlineportalen grundsätzlich offen gegenüber. Allerdings gab es auch Berichte von Start-Schwierigkeiten.

Etwa zwei Dritteln der Umfrage-Teilnehmer steht keine digitale Plattform für ihre WEG zur Verfügung, in der sie nach Eingabe eines Passwortes Unterlagen wie Protokolle von Beschlüssen und Eigentümerversammlungen, Wohngeldabrechnungen oder die Teilungserklärung einsehen könnten. Fast alle aus dieser Gruppe wünschen sich aber eine solche Möglichkeit. Sie erhoffen sich dadurch unter anderem mehr Transparenz und weniger Arbeit für den Beirat. "Dieser muss die Informationen nicht mehr an die Eigentümer weitergeben – schließlich kann sich jeder Eigentümer einfach selber einen Überblick verschaffen", so ein Teilnehmer. Nur einer der Eigentümer, dessen WEG keine Plattform nutzt, lehnt ein solches Angebot aus Datenschutzgründen komplett ab. Seine Befürchtung: Es bedeute einen zu hohen Aufwand, die nötigen Einverständniserklärungen einzuholen und die Nutzungsberechtigungen aktuell zu halten.

Die Umfrageteilnehmer, die eine solche Plattform bereits nutzen, sind überwiegend zufrieden damit. Zwei Drittel der Teilnehmer mit Plattform-Erfahrung geben an, eher positive Erfahrungen gemacht zu haben. Als Vorteile nennen sie eine einfachere und schnellere Kommunikation sowie mehr Transparenz.

Doch vereinzelt sehen die Eigentümer auch Nachteile: Einige beklagen, die Verwaltung stelle überhöhte Kosten für die Plattform in Rechnung. Andere geben an, dass die Plattform nicht übersichtlich genug sei und nicht gut genug gepflegt würde. Es dauere lange, bis Dokumente eingepflegt werden würden. Zudem sei die Benennung der Dokumente zu allgemein. Ein Teilnehmer weist darauf hin, dass die Plattform nicht von allen Eigentümer angenommen werde, vor allem ältere Eigentümer würden sie nicht nutzen.

Weitere schlechte Erfahrungen gibt es bezüglich der Datensicherheit. Es werden generell zu viele Dokumente hochgeladen, meint ein Teilnehmer, darunter auch solche, die dort gar nicht stehen müssten. Es sei sogar vorgekommen, dass Entwürfe hochgeladen wurden. Infolgedessen habe dann niemand mehr gewusst, welches die verbindliche Version des Dokumentes war. Und die einfache Möglichkeit des Zugriffs auf die digitalen Dokumente habe auch Nachteile: Sie mache es einfacher, die Dokumente auch Fremden zur Verfügung zu stellen, die die Informationen gar nicht sehen sollen. Denn zwar sei der Zugriff auf die Plattform geschützt, doch für den, der Zugriff hat, sei es ganz einfach, die darin digital vorliegenden Dokumente an Dritte ohne Zugriffsrecht weiterzuleiten, zum Beispiel an Mieter. Auch diese Erfahrung haben Eigentümer bereits gemacht.

 

Wohnen im Eigentum e.V. wird die Ergebnisse der Umfrage zum Anlass nehmen, sich in einem der kommenden eRundbriefe noch detaillierter mit diesem Thema auseinanderzusetzen.

Eigentumswohnungen - Wohnungseigentümer vernetzen sich