Frage: "Ich möchte gerne bestimmte Verwaltungsunterlagen sehen, aber unser Verwalter reagiert nicht auf meine Anfrage. Was kann ich tun?"

Rechtsanwältin Anke Freund für WiE: "Sie haben als Wohnungseigentümer das Recht, Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu nehmen. Verweigert Ihr Verwalter das, ist das eine Pflichtverletzung. Diese müssen Sie aber beweisen können, um sie zu ahnden oder einen "Handlungsdruck" bei der Verwaltung aufzubauen. Dies erreichen Sie mittels Einwurf-Einschreiben und Fristsetzungen, Abmahnungen und Androhung einer Klage auf Einsichtnahme.

Formulieren Sie einen Brief, in dem Sie ganz konkret die Unterlagen benennen, die Sie sehen möchten. Schreiben Sie auch ganz genau, wann und wo Sie die Unterlagen einsehen wollen. Dazu schreiben Sie:

„Sollte eine Einsichtnahme zu dem genannten Zeitpunkt nicht möglich sein, bitte ich mir bis spätestens zum (Datum) drei weitere Termine zu bezeichnen, an denen es möglich ist – bis spätestens zum... (weiteres Datum) – die oben genannten Unterlagen in Ihren Geschäftsräumen einzusehen."

Es ist sehr wichtig, dass Sie in Ihrem Schreiben dem Verwalter eine Frist setzen. Ansonsten kommt er nicht in Verzug und ohne Verzug keine verwalterische Pflichtverletzung.

Für den Fall, dass der Verwalter Ihnen nicht antwortet und auch zu dem vorgeschlagenen und wahrgenommenen Termin keine Unterlagen zur Verfügung stellt kündigen Sie außerdem eine Abmahnung an.

Damit Sie den Zugang Ihres Einsichtnahmebegehrens beweisen können, empfehle ich Ihnen, es als Einwurf-Einschreiben zu versenden. Bei diesem ist der Zugang bereits durch das Einlegen in den Briefkasten bewiesen. Bewahren Sie den Post-Zettel zur Nachverfolgung Ihrer Postsendung auf.

Wenn der Verwalter Ihnen darauf wiederholt nicht antwortet, gehen Sie trotzdem zu dem angekündigten Zeitpunkt zur Einsichtnahme. Nehmen Sie Zeugen mit. Nehmen Sie außerdem einen Fotoapparat mit. Auf diese Weise können Sie die Unterlagen abfotografieren, wenn Ihnen der Verwalter das Anfertigen von Kopien verweigert – wozu er eigentlich verpflichtet ist, wenn Sie die Kosten von z.B. 30 Cent pro Kopie erstatten. Sollten Ihnen nicht alle Unterlagen vorgelegt werden, so fordern Sie den Verwalter im Termin noch einmal auf, diese sofort beizubringen. Benennen Sie konkret, welche Dokumente fehlen. Reicht er die Dokumente nicht sofort nach, so stellen Sie - unter Zeugen - fest, dass der Verwalter seiner Pflicht nicht nachgekommen ist. Setzen Sie ihm eine kurze Nachfrist. Achten Sie dabei wiederum darauf, dass Zeugen anwesend sind - neben Ihren eigenen Zeugen am besten auch Mitarbeiter des Verwalters.

Diese Nachfrist machen Sie - auch wieder mit Einwurf-Einschreiben - anschließend noch einmal schriftlich geltend. Beziehen Sie sich zudem auf Ihre Abmahnung im ersten Schreiben und teilen mit, dass – auch aufgrund dessen, dass bereits Ihr erstes Schreiben einfach ignoriert wurde – das Vertrauensverhältnis Ihrerseits zum Verwalter nachhaltig erschüttert ist. Diese Formulierung wird dem Verwalter aus Fortbildungen bekannt sein – damit machen Sie ihm deutlich, dass Sie sich beim Anwalt haben beraten lassen.

Wenn Sie dann immer noch nicht alle Unterlagen bekommen, müssen Sie den Verwalter innerhalb von 14 Tagen abmahnen. Gleichzeitig setzen Sie mit der Abmahnung eine neue, dritte Frist - wieder zur Bereitstellung der Unterlagen zur Einsichtnahme. Scheitert auch das dritte Einsichtnahmebegehren, mahnen Sie erneut per Einwurfeinschreiben ab.

Passiert dann immer noch nichts, ist meiner Meinung nach ein außerordentlicher Kündigungs-/Abberufungsgrund gegeben. Die Kündigung/Abberufung kann dann auch ein Gericht aussprechen. Vor diesem Schritt der gerichtlichen Abberufung empfehle ich jedoch dringend, dass Sie die Situation von einem Anwalt prüfen lassen. Denn bei einer ungerechtfertigten Kündigung/Abberufung riskieren Sie Schadensersatzansprüche des Verwalters. Alternativ zur Absetzung können Sie den Verwalter auf Einsichtnahme verklagen."

Weitere Informationen, wie Sie sich gegen Untätigkeit der Verwaltung wehren können, finden Sie hier.

28.11.2017