25.5.2018. Tag x ist gekommen: Ab heute gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DGSV) in ganz Europa und somit auch bei uns. Sie merken es an der Flut der E-Mails, die Sie derzeit von Unternehmen, Verbänden und sonstigen Dienstleistern zum Thema Datenschutz erhalten. Auch Wohnen im Eigentum e.V. (WiE) nimmt den Datenschutz - übrigens schon immer - ernst. Wir haben die Daten unserer Mitglieder und Interessenten noch nie verkauft, getauscht oder sonstwie weitergeben. Was genau wir mit Ihren Daten machen, wenn vorgeschrieben natürlich mit Ihrem Einverständnis, das lesen Sie in unserer ausführlichen, aktuell noch einmal erweiterten Datenschutzerklärung.
Darüber hinaus wenden sich Wohnungseigentümer an WiE, um zu erfragen, ob und wie sie selbst in Sachen Datenschutz aktiv werden müssen. Dazu Stellung zu nehmen, gehört - das muss ganz klar gesagt werden - nicht zu unserem Beratungsauftrag. Wir befassen uns für Sie mit dem Wohnungseigentumsrecht und dem privaten Baurecht. Das Datenschutzrecht ist ein ganz anderes Feld und verlangt Spezialkenntnisse. Wir empfehlen Ihnen nicht, sich bei der Anfechtung eines WEG-Beschlusses oder der Prüfung eines Bauvertrags an einen Anwalt für allgemeine Zivilsachen zu wenden. Genauso wenig können wir allerdings unsere Fachanwälte für Wohnungseigentumsrecht ins Spiel bringen, wenn es um Datenschutz und elektronische Systeme geht.
Aber natürlich lassen wir Sie mit Ihren Fragen nicht im Regen stehen. Welche Pflichten Sie jetzt als Vermieter im Auge behalten müssen und welche Rechte Sie als Wohnungseigentümer/in und somit Verbraucher/in gegenüber Unternehmen haben, ist im Folgenden für Sie zusammengefasst.
Neue Pflichten für Sie als Vermieter/in
Nur zur Vertragserfüllung, auf Basis eines berechtigten Interesses, einer Rechtsgrundlage oder mit Einwilligung eines Mietinteressenten bzw. Mieters dürfen Sie personenbezogene Daten von ihr oder ihm erheben, verarbeiten und speichen. Und Sie müssen dokumentieren, wie Sie mit den von Ihnen gesammelten Daten umgehen.
- Lesen Sie hierzu eine ausführliche Meldung von WiE. Musterformulierungen für Ihre Hinweise an die Mietinteressenten und Mieter sind leider noch nirgends verfügbar. Wir arbeiten daran. Sollten Sie Muster finden, teilen Sie uns gern die Quelle mit.
- Als der eher auf das Themengebiet Vermietung spezialisierte Verband bietet Haus & Grund bietet zudem ein ausführliches, hilfreiches Merkblatt für Vermieter.
Neue Rechte für Sie als Haus- und Wohnungseigentümer/in
Ihre personenbezogenen Daten werden von verschiedenen Unternehmen erfasst, verarbeitet und gespeichert, z.B. von Ihrer Hausratversicherung oder einem Handwerker, der Ihre Wohnung renoviert. Diese Unternehmen müssen natürlich die Vorgaben der DSGV erfüllen. Schauen Sie sich deren Datenschutzerklärungen an, die Sie in diesen Tagen gesendet bekommen bzw. fast immer auf der Website des entsprechenden Unternehmens finden. Haben Sie begründete Zweifel daran, dass mit Ihren Daten korrekt umgegangen wird, haben Sie ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten sowie ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. In gravierenden Fällen können Sie zudem von Ihrem Beschwerderecht Gebrauch machen und den Datenschutzbeauftragten Ihres Bundeslandes informieren.
Besonderheiten bei Wohnungseigentümergemeinschaften
Bestellt die Wohnungseigentümergemeinschaft eine Verwaltung, wird diese beauftragt und bevollmächtigt, die Gemeinschaftsangelegenheiten der WEG zu verwalten. Dabei muss sie Daten der Eigentümer erheben, verarbeiten und speichern. Das ist kein Fall einer Auftragsdatenverarbeitung. Im Verhältnis der einzelnen Wohnungseigentümer zur Verwaltung gilt das oben für alle Vertragsverhältnisse zwischen Verbrauchern und Unternehmen Gesagte.
Die Verwaltung hat zudem weitergehende Pflichten, wenn sie im Auftrag der WEG Daten von Dritten verarbeiten lässt. Sie muss dann Verträge über Auftragsdatenverarbeitungen schließen, etwa zur jährlichen Ablesung der Verbrauchsdaten und Erstellung der Heizkostenabrechnung.
Einsichtsrechte und Eigentümerliste
Alle Wohnungseigentümer/innen, nicht nur die Verwaltungsbeiräte, haben ein umfassendes Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft, somit auch den Anspruch auf eine Eigentümerliste, da die Wohnungseigentümergemeinschaft keine anonyme Gesellschaft ist. Diesen Anspruch haben nicht nur die Beiratsmitglieder; dafür muss auch kein berechtigtes Interesse nachgewiesen werden. Dieser Anspruch hat sich mit der EU-Datenschutzgrundverordnung nicht verändert.
In der Regel enthält die Eigentümerliste Vorname und Nachname sowie die (ladungsfähige) Wohnanschrift der Miteigentümer. Auf den Erhalt der eMail-Adressen und Telefonnummern besteht dagegen kein Anspruch. Ein Beschluss darüber wäre wahrscheinlich nichtig und datenschutzrechtlich problematisch, weil niemand zur Offenlegung dieser personenbezogenen Daten gezwungen werden kann. Sind eMail-Adressen und Telefonnummern gewünscht oder erforderlich, damit z.B. der Beirat über seine Arbeit informieren kann, dann sollten die interessierten Wohnungseigentümer auf einer Eigentümerversammlung eine Eigentümerliste auslegen lassen, in der die interessierten Miteigentümer ihre eMail-Adressen oder Telefon-Nummern eintragen können. Dass es Sinn macht, wenn zumindestens der Beirat die eMail-Adressen der Miteigentümer hat, müsste den meisten Eigentümern einleuchten. Auf der Liste kann noch vermerkt werden, dass die Angaben freiwillig gegeben und für den Beirat oder alle Interessierten kopiert werden.
Ebenso darf bzw. muss die Verwaltung den Wohnungseigentümern weiterhin die Hausgeldrückstände einzelner Eigentümer im Vorfeld der Eigentümerversammlung mit Namen und rückständigem Beitrag bekannt geben, da diese Gegenstand der Beschlussfassung über die Jahresabrechnung und ggf. auch Gegenstand einer Beschlussfassung über Hausgeldklagen sein können.
Sonderhonorar?
Die Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung gehört zur ordnungsgemäßen Verwaltung, ist also keine Sonderleistung, für welche die Verwaltung ein Sonderhonorar verlangen kann.
Wie geht's weiter? So wichtig das Thema ist, so schwierig ist es für alle Beteiligten - Vermieter und Verwalter eingeschlossen - die neuen, teils sogar noch unklaren oder umstrittenen Anforderungen zu erfüllen. Erst im Laufe der nächsten Monate und Jahre werden die Vorgaben durch die Rechtsprechnung konkretisiert werden. Wohnen im Eigentum e.V. (WiE) wird das Thema im Auge behalten und Sie informieren, wenn konkrete Risiken und Schwachstellen beim Datenschutz identifiziert werden oder Klarstellungen erfolgen.