Wohnen im Eigentum e.V. (WiE) gibt Tipps zur Kontrolle der Ausgaben und zur Prüfung von Rechnungen, Kontenauszügen und mehr
24.2.2016 Im Frühjahr ist es wieder so weit: Mindestens einmal im Jahr müssen Verwaltungen von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) die Karten auf den Tisch legen und den Verwaltungsbeiräten alle Belege (Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Kostenvoranschläge etc.) zur Prüfung vorlegen. Die Prüfung ist eine harte Aufgabe für Beiräte. Wohnen im Eigentum e.V. (WIE) zeigt Strategien zur Kontrolle der Konten auf. Denn dabei kann es für die einzelne WEG um viel Geld gehen.
Die Belegprüfung ist Aufgabe der Verwaltungsbeiräte. - Eine mühsame Arbeit, die sich jedoch bezahlt mache, sagt WiE-Rechtsberaterin Kerstin Roux. Gegenkontrollen müssten sein, denn Fehler passierten jedem. So könne sich ein Buchhalter verrechnen oder einen Betrag falsch verbuchen. Immer wieder komme es zum Beispiel auch vor, dass Verwalter von ihnen betreute WEGs verwechseln und Rechnungen vom falschen Konto abbuchen lassen. Roux rät deshalb: „Es darf keine Buchung ohne Beleg geben. Gehen Sie alle Posten einzeln durch.“ Damit diese Aufgabe besser zu bewältigen ist, rät Roux Beiräten, die Belege nicht nur einmal im Jahr, sondern vierteljährlich zu kontrollieren.
Gerade bei großen WEGs sind die Beiräte jedoch oft zeitlich damit überfordert, alle Belege einzeln zu prüfen. In diesem Fall empfiehlt die Rechtsberaterin, zunächst einmal mit einer Plausibilitätsprüfung zu starten. „Legen Sie die Abrechnung vom Vorjahr daneben und schauen Sie, ob die Ausgaben sich im Rahmen bewegen.“ Gibt es auffällige Abweichungen, dann sollten die Prüfer diese genau kontrollieren. Anschließend können weitere Kontobewegungen gesichtet werden.
Leichter werde die Prüfung, wenn sich die Beiräte die Sachgebiete aufteilten, weiß Jürgen Piper, erfahrener Beirat in einer WEG mit 570 Wohnungen. Insbesondere wenn es um Maßnahmen zur Instandhaltung gehe, rät Piper, Handwerkerrechnungen zu kontrollieren. Dabei sollte die Verwaltung jeder Rechnung Vermerke oder Hinweise auf Auftragskopien beifügen, damit schlüssig wird, welche Leistung genau erbracht wurde. Außerdem sollte abgeglichen werden, ob die Rechnung mit dem Kostenvoranschlag oder Angebot übereinstimmt. Falls das nicht der Fall ist, sollten der Rechnung plausible Begründungen beigefügt sein.
Ein weiterer Tipp: Roux empfiehlt Beiräten, darauf zu achten, ob der Verwalter die Beschlüsse der WEG umgesetzt hat. Das lässt sich anhand der Belege nachvollziehen. Wurden etwa Handwerkerleistungen bezahlt, die die Eigentümer gar nicht genehmigt hatten?
Stoßen die Beiräte auf Ungereimtheiten oder Fehler in den Belegen, dann ist die Verwaltung verpflichtet, diese auszuräumen. Üblicherweise werden deshalb im Anschluss an die Prüfung ein bis zwei Besprechungstermine vereinbart. In der Regel ließen sich Unstimmigkeiten dann klären, weiß Piper aus Erfahrung. „Das Wichtigste ist, dass Fehler überhaupt entdeckt werden, damit die Verwaltung sie korrigiert und künftig vermeidet“, sagt Roux. Es gibt allerdings auch Fälle, in denen Verwalter sich hartnäckig weigern, Unterlagen zu vervollständigen oder Fehler zu korrigieren. Dann sollten die Beiräte die Miteigentümer in der nächsten Eigentümerversammlung darüber informieren. Falls sich die Vorwürfe nicht klären lassen, kann die Eigentümerversammlung die Genehmigung der Jahresabrechnung ablehnen. In letzter Konsequenz bleibe einzelnen Eigentümern dann die Möglichkeit, die Jahresabrechnung anzufechten, sagt Roux. Das muss innerhalb eines Monats nach der Eigentümerversammlung geschehen.
Viele weitere Tipps und detaillierte Hinweise, wie eine Belegprüfung durchzuführen ist, enthält der Ratgeber „Endlich Durchblick! Die Prüfung der Jahresabrechnung. Preis: 21,90 Euro. Zu bestellen über die Internetseite oder unter Tel. 0228 / 30412677.
Hilfe bieten auch die WiE-Schulungen für Beiräte „Hilfe, ich bin Verwaltungsbeirat!“. Nähere Informationen dazu auf www.wohnen-im-eigentum.de