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Jedes Jahr im Frühjahr steht in den Wohnungseigentümergemeinschaften die Prüfung der Jahresabrechnung an. Die Verwaltung legt sie vor, die Eigentümer müssen sie kontrollieren – nur wie, das wissen viele Wohnungseigentümer nicht. Der Verbraucherschutzverband Wohnen im Eigentum (WiE) stellt mit zehn goldenen Regeln den geeigneten Ansatz für die Prüfung vor.

Die Verwaltungen von Wohnungseigentumsgemeinschaften (WEG) arbeiten im Auftrag der Eigentümer, sie müssen sich dabei an bestimmte rechtliche Vorgaben und Abläufe halten. Eine der wichtigsten Aufgaben im Jahr ist die Jahresabrechnung, in der alle anfallenden Kosten des Vorjahres belegt werden müssen. „Für kaufmännisch nicht so bewanderte Eigentümer ist das oft ein Buch mit sieben Siegeln“, beschreibt Gabriele Heinrich, Vorstand des Verbraucherschutzverbandes Wohnen im Eigentum (WiE) aus der Praxis. „Die Kontrolle ist aber elementar wichtig, denn häufig versteckt sich im Zahlenwerk der eine oder andere finanziell oder wirtschaftlich schwer verdauliche Posten.“

Jahresabrechnung: Zehn Tipps zur Prüfung und Beachtung

Der Verbraucherschutzverband hat deshalb zehn „goldene Regeln“ zusammengestellt, mit denen Verwaltungsbeiräte und Eigentümer schon in Grundzügen die Jahresabrechnung kontrollieren können:

  1. Belege: Eine kaufmännische Grundregel ist, dass wirklich jede Zahlung belegbar sein muss. Eigentümer und Verwaltungsbeiräte sollten hier Wert auf eine ordentliche Buchführung legen – und mindestens größere Zahlungen und weitere Strichproben kontrollieren.
  2. Originale: Kopien können auch gefälscht sein. Deshalb sollten Rechnungen, Bankkontenauszüge und weitere Unterlagen als Original vorhanden sein– und auch als solche bei der Prüfung vorgelegt werden.
  3. Bankkontostände: Ein schneller Test ist, ob die in der Gesamtabrechnung aufgeführten Einnahmen und Ausgaben tatsächlich mit dem realen Kontostand zum Jahresende übereinstimmen. Man nehme dazu die Summe der Anfangsbestände der Bankkonten am 1.1., rechne alle Einnahmen hinzu und ziehe alle Ausgaben ab. Stimmt das Ergebnis mit der Summe der Bankkontostände am Ende des Jahres  überein, dann stimmt die Rechnung (die im Detail natürlich komplizierter ist, als hier dargelegt). Geht die Rechnung nicht auf, dann muss Ihnen die Verwaltung erklären, woran das liegt.
  4. Übersichten: Neben der Gesamtabrechnung mit den Bankkontoständen und der Einzelabrechnung sollte Ihnen die Verwaltung folgende Übersichten vorlegen:
  • Entwicklung der SOLL- und IST-Instandhaltungsrücklage
  • Auflistung der Ergebnisse der Einzelabrechnungen (daraus ist ersichtlich, ob es Hausgeldrückstände gibt) (gesetzlich nicht vorgeschrieben)
  • Vermögensübersicht (gesetzlich nicht vorgeschrieben)
  1. Überträge: Die Jahresabrechnung besteht aus mehreren Teilen. Die Überträge müssen übereinstimmen.
  2. Rücklagen: Ein wichtiger Punkt sind die angesparten Instandhaltungsrücklagen der Eigentümergemeinschaft. Hier muss dringend geprüft werden, wie hoch diese sind – und warum der tatsächliche Bankkontenstand von der erwarteten Summe (nach dem Wirtschaftsplan) womöglich abweicht.
  3. Einzelabrechnung: Ihre / Seine Einzelabrechnung muss jede/r Eigentümer/in selbst überprüfen. Z.B. ob die Kostenverteilungsschlüssel stimmen und richtig berechnet sind.
  4. Hausgeldrückstände: Ein besonderes Ärgernis für die Gemeinschaft ist es, wenn einzelne Eigentümer das vereinbarte Hausgeld nicht bezahlen. Es sollte unbedingt kontrolliert werden, ob solche Rückstände erfasst werden – und ob der Verwalter zügig und nachhaltig diese Forderungen eintreibt.
  5. Schriftlicher Erläuterungsbericht: Detailfragen zur Jahresabrechnung sollten im Vorfeld geklärt werden. Dazu könnten die Verwaltung und der Beirat z.B. zu einer Sprechstunde einladen. Gute Verwaltungen fügen der Jahresabrechnung einen Erläuterungsbericht bei, in dem Besonderheiten, Unstimmigkeiten, Liquiditätsprobleme etc. erläutert werden.
  6. Der Beschluss über die Jahresabrechnung darf nicht an einen Änderungsvorbehalt geknüpft sein, sonst ist die Abrechnung nichtig. D.h. es darf nicht beschlossen werden, dass die Jahresabrechnung ohne weiteren Versammlungsbeschluss als genehmigt gilt, wenn die Verwaltung sie rechnerisch noch mal überarbeitet. Das Abrechnungssaldo (=ergebnis) muss bekannt sein und auch die Frist für die Abänderung muss vorgegeben sein.

Ohne Prüfung geht es nicht, das 4-Augen-Prinzip ist wichtig, denn jeder kann Fehler machen! Verwaltungsbeiräte sind per Gesetz für die Abrechnungsprüfung zuständig, dafür sollten sie sich aus- und fortbilden, denn ohne kaufmännische Grundkenntnisse ist die Prüfung schwierig. Außerdem hat WiE die Erfahrung gemacht, dass bei jahrelangen laschen Prüfungen einige Verwalter sich nicht mehr viel Mühe geben: „Warum sollen sie sich auch für kostengünstige Dienst- und Bauleistungen und korrekte Abrechnungen einsetzen, wenn es den Wohnungseigentümern anscheined egal ist? Denn sonst würden sie ja prüfen“, gibt  Heinrich zu bedenken.

 

WiE-Tipp: Ratgeber, Schulung und Telefonauskünfte

Wer die Jahresabrechnung korrekt prüft, spart am Ende Geld und schützt sich vor unseriösen und schlecht arbeitenden Verwaltern. Deshalb ist die Prüfung einmal im Jahr die oberste Pflicht insbesondere für Verwaltungsbeiräte. Damit diese fit für diese Aufgabe sind, bietet WiE sowohl einen Ratgeber, kostenlose Webinare, spezielle Schulungen, die Überprüfung von Jahresabrechnungen durch erfahrene Verwalter als auch weitere Tipps auf dieser Website an.

Der Ratgeber „Endlich Durchblick - Die Prüfung der Jahresabrechnung!“ bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, konkrete Fallbeispiele, übersichtliche Schaubilder und viele Checklisten. Er kann für 14,90 € (Nicht-Mitglieder: 21,90 €) inkl. MwSt. und Versand über http://www.wohnen-im-eigentum.de/shop/ratgeber.html bestellt werden.

Im Rahmen der zweitägigen Schulung „Hilfe – ich bin Verwaltungsbeirat!“ wird das Thema intensiv behandelt, zusammen mit den weiteren Aufgaben von Verwaltungsbeiräten: Das Kompaktseminar kostet für Vereinsmitglieder 299,- Euro (Nicht-Mitglieder: 499,- Euro). Der nächste Schulungstermin:

Seinen Mitgliedern bietet Wohnen im Eigentum auch kostenlose Telefonauskünfte, unter anderem zum Thema Jahresabrechnung, an. Weitere Informationen und Terminvergabe  dazu.