Prüfung der Jahresabrechnung in Wohnungseigentümergemeinschaften
So können sich Eigentümer auf die Kontrolle der Jahresabrechnung durch den Beirat verlassen / WiE gibt Tipps zur Sichtung und Bewertung des Prüfprotokolls und bietet Schulungen an
11.4.2016. Alle Jahre wieder verlassen sich Millionen Wohnungseigentümer darauf, dass ihre Miteigentümer die Jahresabrechnung der Verwaltung für sie richtig kontrollieren. Denn laut Wohnungseigentumsgesetz ist hierfür der Verwaltungsbeirat zuständig. Blindes Vertrauen in dessen Engagement und Fachkundigkeit ist aber nicht angebracht, sagt der Verbraucherschutzverband Wohnen im Eigentum e.V. (WiE). Denn diese Prüfaufgabe ist schwierig, und längst nicht jeder Verwaltungsbeirat weiß, "wie es geht". Um so wichtiger ist ein Prüfprotokoll, in dem der Beirat einerseits die Mängel der Jahresabrechnung dokumentiert, andererseits den Umfang seiner Kontrolltätigkeit und die Art und Weise seines Vorgehens offenlegt. Nur so können Wohnungseigentümer erkennen und einschätzen, ob und wie eine Prüfung stattgefunden hat. Wenn Beiräte dadurch ihre sorgfältige Arbeit belegen, verdienen sie mindestens ein Dankeschön und ihre Entlastung aus der Haftung.
In nicht wenigen Eigentümergemeinschaften werden die Jahresabrechnungen nicht, nicht fachkundig oder sehr nebulös geprüft. Die dafür zuständigen Verwaltungsbeiräte geben allenfalls einen schwer verständlichen, mündlichen Bericht ab und erwarten trotzdem, dass die Jahresabrechnung genehmigt wird. Unsichere Wohnungseigentümer nicken dieses Vorgehen ab, denn sie wissen oft ebensowenig, was ein Beirat wie überprüfen müsste und was sie vom Beirat verlangen können. Dabei geht es um ihr Geld. "Trotzdem wird zu wenig geprüft und zu viel vertraut!", sagt Geschäftsführerin Gabriele Heinrich vom Verbraucherschutzverband Wohnen im Eigentum e.V. Um sowohl Beiräte als auch Wohnungseigentümer zu unterstützten, nennt WiE fünf Tipps rund ums Prüfprotokoll:
1. Stellungnahme abgeben: Laut § 29 Abs. 3 WEGesetz „soll“ der Verwaltungsbeirat die Jahresabrechnung prüfen und mit einer Stellungnahme versehen. WiE findet: Das ist ein Muss! Auch in der juristischen Fachliteratur wird die Auffassung vertreten, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft einen konkreten Rechtsanspruch auf die Prüfung der Jahresabrechnung durch den Beirat hat.
2. Schriftliche Form wählen: Nicht festgelegt ist die Form der Stellungnahme. WiE sieht ein schriftliches Prüfprotokoll als sinnvoll an. Nur so werden die Inhalte der Prüfung für die Eigentümer transparent und nachvollziehbar.
3. Prüfungsinhalt aufzeichnen: Die Jahresabrechnung ist sehr komplex, eine lückenlose Protokollierung des Vorgehens oft zu aufwändig. Einige Aufgaben sollte der Verwaltungsbeirat aber nachweislich immer erledigen: Kontrolle der Original-Bankkontoauszüge, Abgleich von Kontoständen mit Ist- und Soll-Ständen in der Jahresabrechnung und nach Wirtschaftsplan, mindestens jährlich wechselnde stichprobenartige Belegprüfungen, Statusfeststellung des Vermögens der Wohnungseigentümergemeinschaft. Auch offene Fragen oder Unklarheiten sollten ins Protokoll aufgenommen werden.
4. Empfehlung zur Genehmigung abgeben: Das Prüfptotokoll ist für die Eigentümerversammlung eine wichtige Orientierungshilfe und Entscheidungsgrundlage für den Beschluss über die Genehmigung der Jahresabrechnung. Also sollte am Ende eine Empfehlung hierzu stehen. Ist sich der Beitrat nicht einig oder kann er nicht einschätzen, ob gefundene Fehler einer Genehmigung entgegenstehen, sollte er das als Ergebnis notieren.
5. Prüfprotokoll rechtzeitig verbreiten: Der Beirat sollte dafür sorgen, dass sein Prüfprotokoll schon der Einladung zur Eigentümerversammlung beiliegt. Dann haben Eigentümer genügend Zeit, sich damit auseinanderzusetzen, selbst noch Unterlagen bei der Verwaltung einzusehen und ggf. Rechtsrat einzuholen.
So vorbereitet, kann die Eigentümerversammlung eine sachgerechte Entscheidung zur Jahresabrechnung treffen. Das sollten die EIgentümer „honorieren“, indem sie sich beim Verwaltungsbeirat für sein Engagement bedanken und ihn entlasten. „Wenn keine Anhaltspunkte für grobe Nachlässigkeiten oder vorsätzliches Handeln bestehen, sollte dies auf jeden Fall geschehen“, sagt WiE-Geschäftsführerin Gabriele Heinrich. „Denn Verwaltungsbeiräte arbeiten ehrenamtlich und oft hoch engagiert.“ Der Verwalter hingegen ist nicht zu entlasten, da er gewerblich tätig ist und zur Gewährleistung für Fehler verpflichtet bleiben soll.
Ein Prüfprotokoll ist auch für den Beirat von Nutzen. Es erleichtert Nachkontrollen und ist eine Gedankenstütze für die Kontrolle im folgenden Jahr, wenn sich die Beiräte fragen müssen: "Was haben wir eigentlich im letzten Jahr gemacht?"
Fortbildung zahlt sich aus
Sind sich Beiräte unsicher, wie sie die Jahresabrechnung überprüfen sollen und ob sie alles richtig machen, sollte die WEG ihnen eine Schulung zur Prüfung von Jahresabrechnungen finanzieren - zum eigenen wirtschaftlichen Vorteil und Nutzen.
Hilfestellungen von WiE: Eine ausführlich Schritt-für-Schritt-Anleitung nebst Muster-Prüfprotokoll bietet der WiE-Ratgeber„Endlich Durchblick! Die Prüfung der Jahresabrechnung“, Preis für Nichtmitglieder: 21,90 Euro). Für Eigentümer und den Verwaltungsbeirat hat WiE auch ganztägige Schulungen zur Prüfung der Jahresabrechnungen im Veranstaltungsprogramm.