Eigentümerversammlung

Eingeladen werden müssen alle im Grundbuch eingetragenen Wohnungseigentümer*innen. Ausnahmsweise gilt bei der Ersterrichtung der Wohnanlage und dem Erwerb vom Bauträger oder Aufteiler: Eingeladen werden muss, wer durch Auflassungsvormerkung im Grundbuch eingetragen ist und bereits Besitz an der Wohnung hat. Andere Personen dürfen an der Eigentümerversammlung in der Regel nicht teilnehmen, da es sich nicht um eine öffentliche Veranstaltung handelt – es gilt das Gebot der Nicht-Öffentlichkeit. Sowohl die Eigentümergemeinschaft als auch die Verwalter*in können daher der Teilnahme von Dritten widersprechen. 

Nur in Ausnahmefällen, wenn ein berechtigtes Interesse daran besteht, dass auch ein Dritter bei der Versammlung anwesend ist, kann dieser nicht ausgeschlossen werden, zum Beispiel, wenn in der Versammlung schwierige rechtliche oder steuerliche Fragen zur Beratung anstehen. Dann kann die Anwesenheit einer Rechtsanwältin oder einer Steuerberater:in in der Regel nicht verweigert werden.

Die Frist für die Einberufung der Eigentümerversammlung beträgt nach dem reformierten  Wohnungseigentumsgesetz seit 01.12.2020 mindestens drei Wochen. Die Einladung erfolgt per Brief, Fax oder E-Mail. In ihr muss neben dem Ort und dem Zeitpunkt der Versammlung auch die Tagesordnung aufgeführt werden. Eine Einladung zu außergewöhnlichen Zeiten oder zu weit entfernten, schwer erreichbaren Orten ist nicht zulässig.

In der Tagesordnung müssen alle Themenpunkte aufgeführt werden, über die in der Versammlung ein Beschluss gefasst werden soll. Die Tagesordnungspunkte müssen zumindest stichwortartig erkennen lassen, worum es im Einzelnen geht. Dies ermöglicht es Ihnen als Wohnungseigentümer*in, sich auf Diskussionen und Erörterungen vorzubereiten. Da eine Beschlussfassung unter dem Tagesordnungspunkt „Verschiedenes“ nicht zulässig ist, kann so eine Überrumpelung oder eine Überraschung verhindert werden.

Unter den folgenden drei Voraussetzungen können Eigentümer*innen beantragen, dass die Verwaltung bestimmte Themen auf die Tagesordnung setzt:

1. Der Antrag muss rechtzeitig eingehen, das heißt vor Beginn der Ladungsfrist, die regelmäßig drei Wochen bis zum Versammlungstermin beträgt. WiE rät, mindestens fünf Wochen vorher mit der Verwalter*in Kontakt aufzunehmen, um ihr oder ihm genügend Zeit zur Vorbereitung zu geben. Der Tagesordnungsantrag sollte schriftlich in Form eines Beschlussantrags eingereicht werden.
2. Das Anliegen muss ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen. Das heißt, es muss vernünftig, wirtschaftlich und im Interesse aller Eigentümer*innen sein.
3. Der geforderte Tagesordnungspunkt darf nicht rechtsmissbräuchlich sein. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn Eigentümer*innen mehrere Tagesordnungspunkte beantragen, die so umfangreich sind, dass die Erörterung mehrere Stunden dauern würde.

Wird bei der Einladung gegen die gesetzlichen Vorgaben verstoßen, führt dies nicht zur Unwirksamkeit der gefassten Beschlüsse. Diese sind lediglich vor Gericht anfechtbar und können auf Antrag der Wohnungseigentümer*innen vom Richter aufgehoben werden. 

Bitte beachten Sie: Die Anfechtung eines Beschlusses muss innerhalb eines Monats ab der Beschlussfassung erfolgen. Geschieht dies nicht, so ist auch ein rechtsfehlerhafter Beschluss für alle Wohnungseigentümer:innen verbindlich.

Den Ablauf der Eigentümerversammlung bestimmt in der Regel die Verwaltung, die den Vorsitz führt. Der oder die Verwalter*in leitet die Veranstaltung, soweit nicht durch Mehrheitsbeschluss ein anderer Versammlungsvorsitzender gewählt wird. Dabei hat sie bzw. er für einen geregelten, reibungslosen Ablauf zu sorgen. 

Bei größeren Eigentümergemeinschaften bietet es sich an, eine Geschäftsordnung für den Ablauf der Veranstaltung zu erlassen. Hier können zum Beispiel Fragen zur Begrenzung der Redezeit und zur Abstimmungsauszählung getroffen werden.

Mit ihrem Stimmrecht können die Wohnungseigentümer:innen die Verwaltung der Eigentumsanlage aktiv mitgestalten und beeinflussen. Voraussetzung ist, dass die Vormerkung im Grundbuch eingetragen und der Besitz an der Wohnung eingeräumt ist.

Das Gesetz sieht vor, dass jeder Wohnungseigentümer:in eine Stimme zusteht. Dies gilt unabhängig davon, ob jemand eine Wohnung, mehrere Wohnungen oder nur eine Garage gehört. Gehören mehreren Personen eine Wohnung gemeinsam, können sie das ihnen gemeinsam zustehende Stimmrecht nur einheitlich ausüben.

Dennoch erscheint eine solche Stimmverteilung, die sich alleine an der Anzahl der Wohnungseigentümer:innen orientiert, in vielen Fällen als ungerecht, sodass oft in der Gemeinschaftsordnung eine abweichende Regelung hinsichtlich des Stimmrechts getroffen wird. Hierbei bieten sich zwei Stimmrechtsregelungen an, nämlich die Bemessung des Stimmrechtsanteils

• an der Höhe des im Grundbuch eingetragenen Miteigentumsanteil, oder
• an der Anzahl der Wohnungen.

Um die gesetzliche Regelung zum Stimmrecht oder eine Regelung in der Gemeinschaftsordnung abzuändern, bedarf es einer einstimmigen Vereinbarung aller Wohnungseigentümer:innen, die im Grundbuch eingetragen werden muss. Eine solche abweichende Stimmverteilungsregelung ist auch dann wirksam, wenn hierdurch einer Wohnungseigentümer:in die absolute Mehrheit bei Abstimmungen eingeräumt wird.

Eine Übertragung des Stimmrechts auf eine andere Person ist grundsätzlich zulässig, soweit dies nicht durch eine im Grundbuch eingetragene Vereinbarung ausdrücklich untersagt ist. 

Dabei kann die Ausübung des Stimmrechts sowohl auf eine andere Wohnungseigentümer:in als auch auf jede Dritte übertragen werden (mithilfe einer Vollmacht). Auch eine Übertragung auf die Verwalter:in ist möglich. Allerdings können sich hier Probleme ergeben, dadurch dass die Verwalter:in bei einigen Beschlussgegenständen vom Stimmrecht ausgeschlossen ist. Dieser Stimmrechtsausschluss, zum Beispiel bei ihrer Entlastung, umfasst dann auch die ihr übertragenen Stimmen.

Bitte beachten Sie: Nach der neuen Rechtslage reicht es aus, wenn Sie die Vollmacht in Textform erteilen (also zum Beispiel per E-Mail). Ihre Unterschrift ist nicht mehr nötig. Wenn Sie Ihr Stimmrecht übertragen, sollten Sie stets auch eine konkrete Weisung zum Abstimmungsverhalten erteilen. 

Ein Formular zur Stimmrechtsübertragung stellt WiE seinen Mitgliedern zur Verfügung (bitte erst einloggen).

Nur in seltenen Fällen sieht das Gesetz vor, dass eine Wohnungseigentümer:in ihr Stimmrecht nicht ausüben darf:

Geht es um den Abschluss eines Vertrages der Eigentümergemeinschaft mit einer der Wohnungseigentümer:innen wegen Erhaltungsarbeiten am Gemeinschaftseigentum, ist diese nicht berechtigt, über die Vergabe des Auftrags an sie mit abzustimmen.

Ist eine Miteigentümer:in gleichzeitig Verwalter*in, darf sie weder über ihre eigene Entlastung noch über ihre Abberufung aus wichtigem Grund mit abstimmen. Dagegen darf sie über ihre Bestellung und ihre Abberufung, sowohl mit ihrer eigenen Stimme, als auch mit ihr übertragenen Stimmen, mitentscheiden.

In der Gemeinschaftsordnung können darüber hinaus weitere Fälle vorgesehen werden, bei denen Wohnungseigentümer:innen von ihrem Stimmrecht keinen Gebrauch machen dürfen.

Wie war das eigentlich? Waren alle Eigentümer:innen mit der Sanierung der Fenster einverstanden? Und was wurde wegen der Rauchmelder beschlossen? Gerade bei Eigentümerversammlungen mit vielen Tagesordnungspunkten kann man leicht den Überblick verlieren. 

Nach § 24 Abs. 6 WEGesetz müssen die Versammlungsleiterin – in der Regel die Verwalter:in bzw. der oder die Vorsitzende des Verwaltungsbeirats – ein Versammlungsprotokoll führen. Darin sind alle Beschlüsse, die in einer Wohnungseigentümerversammlung gefasst werden, festzuhalten.

Das Protokoll der Eigentümerversammlung hat somit zwei wichtige Funktionen:

1. Ein Verlaufsprotokoll hilft den Teilnehmern, sich an das Geschehen zu erinnern.
2. Es informiert die Eigentümer:innen, die nicht an der Versammlung teilnehmen konnten, über die gefassten Beschlüsse.

Beides ist wichtig: Sowohl die teilnehmenden als auch die abwesenden Eigentümer:innen können die in der Versammlung gefassten Beschlüsse nämlich noch vor Gericht anfechten. Die Anfechtungsfrist endet einen Monat nach der Versammlung.

Das Gesetz schreibt nicht vor, bis wann das Protokoll fertig sein muss. Nach herrschender Meinung soll das spätestens zwei Wochen nach der Versammlung der Fall sein. Dann bleibt den Eigentümer:innen noch mindestens eine Woche Zeit, um eine Beschlussanfechtung zu prüfen.

WiE-Tipp: Statt auf das Protokoll zu warten, können Sie auch die Beschlusssammlung einsehen. In die muss die Verwalter:in die Beschlüsse unverzüglich – das heißt im Zweifel sofort – eintragen.

Verantwortlich für die rechtzeitige Niederschrift des Protokolls ist die Vewalter:in. Sie muss das Protokoll zu den Verwaltungsunterlagen nehmen. Wohnungseigentümer:innen (jede Einzelne) haben das Recht, diese Unterlagen einzusehen.

Versenden müssen die Verwalter:innen das Protokoll nur, wenn dies in der Gemeinschaftsordnung oder im Verwaltervertrag so geregelt ist oder wenn die Protokolle bisher immer versandt wurden. Wenn sich die Eigentümer:innen auf den Versand der Protokolle eingestellt haben, sehen die Gerichte eine Art Gewohnheitsrecht.

WiE-Tipp: Über die Versendung der Protokolle an alle Eigentümer:innen - per E-Mail oder notfalls auch per Post - sollte ein Beschluss gefasst werden. Nur so können auch nicht an der Versammlung teilnehmende Eigentümer*innen unkompliziert und zeitnah prüfen, ob sie einen der Beschlüsse anfechten wollen. Im Verwaltervertrag oder im Beschluss kann auch eine Frist für die Versendung des Protokolls festgelegt werden.

Was genau im Protokoll stehen muss, regelt das WEGesetz nicht. So kann der Protokollant beispielsweise entscheiden, ob er ein reines Ergebnisprotokoll oder ein Verlaufsprotokoll verfasst. Das Ergebnisprotokoll beschränkt sich im Wesentlichen auf die Wiedergabe der Beschlüsse, dass ist in der Regel ausreichend. Im Verlaufsprotokoll können Sie auch nachlesen, wie einzelne Beschlüsse zustande gekommen sind und worüber in der Versammlung außerdem noch diskutiert wurde.

Bestimmte Formalia dürfen im Protokoll allerdings nicht fehlen, nämlich

• die Bezeichnung der Eigentümergemeinschaft,
• der Versammlungsort, das Datum und die Uhrzeit und Dauer der Versammlung,
• der Name des oder der Versammlungsleiter:in, Protokollführer:in, der anwesenden Verwaltungsmitarbeiter:innen, der Beiratsmitglieder und ggf. von anwesenden Gästen,
• Angaben zur Einladungsfrist
• Zahl der anwesenden und der vertretenen Stimmen sowie
• Tagesordnungspunkte (TOPs) einschließlich der Beschlussanträge.

Die gefassten Beschlüsse müssen einzeln dokumentiert sein, und zwar

• der Text des gefassten (oder abgelehnten) Beschlusses,
• die Art der Abstimmung,
• das Abstimmungsergebnis im Detail (Zahl der Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen) und
• die Beschlussverkündung durch die Versammlungsleiter:in.

Die Versammlungsleiter:in, der oder die Vorsitzende des Verwaltungsbeirats (oder ihre Stellvertreter:in) und eine Wohnungseigentümer:in müssen das Protokoll unterschrieben haben – es sei denn, die Gemeinschaftsordnung sieht eine andere Regelung vor. In einigen Fällen müssen die Unterschriften notariell beglaubigt sein, z.B. wenn eine Verwalter:in ihre Bestellung gegenüber dem Grundbuchamt nachweisen muss.

Ordnungsgemäß zustande gekommene und bei der Versammlung verkündete Beschlüsse sind grundsätzlich gültig, auch wenn sie im Protokoll falsch wiedergegeben werden (Ausnahme: eine andere Regelung in Ihrer Teilungserklärung, BGH 3.7.1997 - V ZB 2/97). Auch wenn eine der Unterschriften unter dem Protokoll fehlt, ändert das nichts an der Wirksamkeit der Beschlüsse. Allerdings hat das Protokoll dann eine geringere Beweiskraft.

Sind in dem Protokoll Beschlüsse falsch, unvollständig oder gar nicht wiedergegeben, haben Wohnungseigentümer:innen einen Berichtigungsanspruch. Weigert sich die Verwalter:in, müssen Sie Ihre Ansicht beweisen können, z.B. durch die Aussagen weiterer Eigentümer:innen oder Schriftstücke; denn nur dann hat eine Klage Aussicht auf Erfolg.

Aber Vorsicht: Die Anfechtungsfrist von einem Monat seit der Beschlussfassung läuft unabhängig von der Berichtigung des Protokolls ab! Das hat Auswirkungen vor allem für jene Eigentümer:innen, die bei der Versammlung nicht anwesend waren und so vielleicht wegen eines Protokollfehlers eine Anfechtung unterlassen. Niemand sollte daher auf ein (berichtigtes) Protokoll warten, sondern stattdessen die Beschlusssammlung einsehen.

Verwalter:innen von Wohnungseigentumsanlagen müssen nach § 24 Abs. 7 und Abs. 8 Satz 1 WEGesetz eine Beschlusssammlung, das so genannte Beschlussbuch, führen. Diese Verpflichtung gilt nicht nur für gewerblich tätige Verwalter:innen, sondern auch für Wohnungseigentümer:innen, die ihre Wohnungseigentumsanlage ehrenamtlich und/oder unentgeltlich verwalten.

In Ausnahmefällen muss ein Beirat sich um die Beschluss-Sammlung kümmern. Zuständig für die Eintragung von Beschlüssen ist nämlich der Leiter der Eigentümerversammlung, in der sie gefasst wurden. Das kann auch ein Beirat oder eine Beirätin sein, zum Beispiel, wenn es keine Verwalter:in gibt oder diese sich pflichtwidrig weigert, eine Versammlung einzuberufen.

Die Beschlusssammlung ist die Chronik der Eigentümergemeinschaft. Sie soll einen Überblick geben über alle in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse sowie über die Ergebnisse von gerichtlichen Streitigkeiten, an denen die Gemeinschaft beteiligt war.

Die Sammlung enthält die ab 1. Juli 2007 ergangenen

• in der Eigentümerversammlung verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum der Versammlung,
• schriftlichen Beschlüsse mit Ort und Datum ihrer Verkündung. Das sind Beschlüsse, die im Umlaufverfahren gefasst werden, sie brauchen die Zustimmung aller Eigentümer:innen.
• Urteilsformeln mit Datum, Gericht und Beteiligten bei gerichtlichen Entscheidungen über Fragen der Eigentümergemeinschaft.

Die Beschluss-Sammlung enthält nur den Wortlaut der Beschlüsse und Entscheidungen. Die Eintragungen werden fortlaufend nummeriert. Die Anfechtung oder Aufhebung eines Beschlusses muss angemerkt, eine aufgehobene Entscheidung kann auch gelöscht werden. Die Sammlung kann auf Papier oder elektronisch geführt werden.

Aus Mitgliederanfragen ist bekannt, dass manche Verwalter:innen sich die Sache einfach machen, indem sie als Beschlusssammlung einfach die Versammlungsprotokolle abheften. Das genügt den gesetzlichen Anforderungen nach unserer Auffassung nicht, notwendig ist eine Art Beschlussbuch.

Das Gesetz schreibt vor, dass alle Eintragungen, Vermerke und Löschungen „unverzüglich“ zu erledigen und mit Datum zu versehen sind. Die Gerichte haben sehr unterschiedliche Auffassungen davon, was „unverzüglich“ bedeutet. Das geht von wenigen Tagen bis zu einem Monat. Die meisten Gerichte dürften die Eintragung binnen einer Woche noch als unverzüglich akzeptieren.

Jede Eigentümer:in und jede von einer Eigentümer:in dazu ermächtigte Person ist berechtigt, die Beschlusssammlung einzusehen, sonst niemand.

Auch Kaufinteressent:innen benötigen für die Einsicht die Ermächtigung durch die Verkäufer:innen. Aus der Beschlusssammlung geht hervor, ob die Eigentümergemeinschaft kostenintensive Maßnahmen wie eine größere Sanierung beschlossen hat, an der sich die Kaufinteressent:in beteiligen muss, wenn sie erst einmal Eigentümer:in ist. 

Auch wenn Beschlüsse in der Sammlung fehlen, sind sie für die Kaufinteressent:innen verbindlich.