
Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer:innen (§ 18 Abs. 1 WEGesetz).
Die Verwalter:in ist das Handlungs- und Vertretungsorgan der Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie muss bestellt, also "gewählt" werden. Entweder bestellt die WEG eine externe, gewerbliche Verwalter:in - dann ist zusätzlich der Abschluss eines Verwaltervertrags wichtig - oder sie verwaltet sich selbst (Selbstverwaltung).
Bei Verwalterbestellung und Abschluss des Verwaltervertrags handelt es sich um zwei unterschiedliche Rechtsakte.
Die Bestellung der Verwalter:in erfolgt nach § 26 Abs. 1 WEGesetz durch einen Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung. Bitte beachten Sie in dem Zusammenhang, dass die Eigentümerversammlung immer beschlussfähig ist.
Bestellung
Die Bestellung der Verwalter:in ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, wobei eine Wiederwahl derselben Verwalter:in unbeschränkt oft möglich ist. Ist die WEG gerade erst neu geschaffen worden - durch Neubau von einem Bauträger oder durch Umwandlung eines älteren Mehrfamilienhauses durch einen Investor - dann kann die erste Bestellung höchstens für drei Jahre erfolgen.
Verwaltervertrag
Im Verwaltervertrag werden die einzelnen Rechte und Pflichten und insbesondere auch die Kosten der Verwaltung festgelegt. In der Regel legt die sich bewerbende Verwalter:in der Eigentümergemeinschaft ihr Vertragsformular vor. Zur Stärkung der eigenen Verhandlungsposition wird hier die Hinzuziehung des verbraucherorientierten Muster-Verwaltervertrags von Wohnen im Eigentum e.V. empfohlen.
Es ist darauf zu achten, dass die Amtslaufzeit und die Vertragslaufzeit stehts gleich lang sind. Andernfalls kann es passieren, dass die Eigentümergemeinschaft die Verwalter:in abberufen hat, aber weiter bezahlen muss. Lassen Sie sich vorher von Wohnen im Eigentum beraten.
Abberufung ist jederzeit möglich
Seit der Wohnungseigentumsgesetz-Reform 2020 kann die Verwalter:in jederzeit abberufen werden, auch ohne dass hierfür ein wichtiger Grund vorliegen muss - durch einen Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung.
Weigert sich die Verwalter:in pflichtwidrig zu einer solchen Versammlung einzuladen, obwohl ein Viertel der Wohnungseigentümer:innen dies verlangt, kann die Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder deren Stellvertreter:in eine entsprechende Einberufung vornehmen. Ein Abberufungsbeschluss ist aber auch ohne die Einberufung einer Versammlung wirksam, wenn alle Wohnungseigentümer:innen der Abberufung der Verwalter:in schriftlich zustimmen.
Eine Abberufung sollte dennoch nur überlegt erfolgen. Sie kommt bei Fehlverhalten der Verwalter:in in Betracht, zum Beispiel:
- Weigerung die Beschlüsse der Eigentümerversammlung durchzuführen
- Verschweigen einer eigenen Vermittlungsprovisionen beim Abschluss von Versicherungsvertragen für die Wohnungseigentümergemeinschaft
- Vermischung von Verwaltungsgeld der Gemeinschaft mit dem privatem Vermögen
- nicht rechtzeitige Erstellung der Jahresabrechnung
- Jahresabrechnung enthält grobe Fehler bei der Kostenverteilung
- Verwalter:in lädt nicht zur Eigentümerversammlung ein
- Weigerung, Einblick in das Sitzungsprotokoll oder andere Unterlagen zu gewähren
- Verwalter:in wird zahlungsunfähig und muss Insolvenz anmelden
- Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat wird grundlos verweigert
- grundlose Strafanzeige gegen eine Wohnungseigentümer:in
Kommt ein Abberufungsbeschluss nicht zustande, obwohl ein wichtiger Grund vorliegt, dann kann jede Wohnungseigentümer:in beim zuständigen Amtsgericht die Abberufung der Verwalter:in gerichtlich verlangen. Bei der Antragstellung sind die gerichtlichen Formalien einzuhalten.
Zwischen Abberufung und Kündigung des Vertrags unterscheiden
Bitte beachten Sie: Die Abberufung der Verwalter:in und die Kündigung des Verwaltervertrags sind zwei voneinander getrennte Rechtsakte. Allerdings endet seit der WEGesetz-Reform 2020 der Verwaltervertrag automatisch spätestens 6 Monate nach der Abberufung.
Rechte und Pflichten der Verwaltung
Die Aufgaben der Verwalter:in stehen einerseits im Wohnungseigentumsgesetz. Weitere Pflichten können sich aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), aber auch aus anderen Gesetzen und Verordnungen ergeben sowie aus dem zu schließenden Verwaltervertrag. Zudem können Vorgaben auch in Vereinbarungen, vor allem in der Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung stehen. Außerdem haben Wohnungseigentümergemeinschaften die Möglichkeit, Aufgaben und Handlungspflichten der Verwalter:in durch Beschlüsse konkret zu regeln - sie können die Aufgaben und Rechte konkretisieren, erweirtern und einschränken. Das ermöglicht §27 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz.
Die wichtigsten Aufgaben der Verwalter:in laut Wohnungseigentumsgesetz:
Vertretung der WEG gegenüber Dritten (vor allem durch Vertragsabschlüsse mit Dienstleistern) und vor Gericht
Vorbereitung, Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung
Zu ihren Aufgaben gehört es, mindestens einmal im Jahr eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Hierzu hat die Verwalter:in alle Wohnungseigentümer:innen unter Angabe der Tagesordnungspunkte einzuladen. In der Regel leitet die Verwalter:in die Wohnungseigentümerversammlung und regelt so deren Ablauf.
Beschlusssammlung führen
Die Verwalter:in muss eine Beschlusssammlung führen, in der die Beschlüsse der Eigentümerversammlung mit ihrem Wortlaut, dem Ort und dem Datum der Beschlussfassung einzutragen sind, ebenso gerichtliche Entscheidungen über einzelne Beschlüsse mit ihrer Urteilsformel.
Beschlüsse der Wohnungseigentümer:innen durchführen
Selbstverständlich gehört es zu den Pflichten der Verwalter:in, die Beschlüsse der Wohnungseigentümer:innen durchzuführen und auch für die Einhaltung der Hausordnung zu sorgen. Sie muss bei Störungen und Unregelmäßigkeiten informiert werden.
Jährliche Erstellung des Wirtschaftsplans
Des weiteren ist die Verwalter:in für die Finanzen der Wohnungseigentümergemeinschaft verantwortlich. Sie muss jedes Jahr einen Wirtschaftsplan aufstellen, in dem die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben aufzuführen sind. Für die Rechnungsstellung und Einziehung des Hausgeldes der einzelnen Wohnungseigentümer:innen ist ebenfalls die Verwalter:in zuständig.
Jährliche Erstellung der Jahresabrechnung
Die Verwalter:in ist verpflichtet, ihr anvertraute Gelder gesondert von ihrem privaten Vermögen anzulegen. Einmal im Jahr muss sie den Wohnungseigentümer:innen einen Überblick über die tatsächliche Finanzsituation der Gemeinschaft geben. Wohnungseigentümer:innen, die im Juli/August noch keine Jahresabrechnung zum Vorjahr erhalten haben, brauchen sich nicht länger untätig zu gedulden. Sie können die Abrechnung dann einfordern, notfalls auf dem Klageweg.
Beachten Sie: Die Jahresabrechnung ist auch die Grundlage für eine mögliche (von WiE nicht empfohlene!) Entlastung der Verwalter:in durch die Eigentümerversammlung. Die Entlastung wird durch einen Mehrheitsentschluss der Eigentümerversammlung herbeigeführt.
Hierdurch verzichtet die Eigentümergemeinschaft auf bestehende Schadensersatzansprüche gegenüber der Verwalter:in. Dieser Beschluss ist also keine bloße Formalie, sondern ein echter Rechtsverzicht der Eigentümergemeinschaft. Eine Pflicht zur Entlastung der Verwalter:in besteht nicht, ebenso wenig hat sie einen Anspruch hierauf.
Verwaltervertrag
Was gilt für Sondervergütungen?
Was gilt für Sondervergütungen?
Grundsätzlich können Verwaltungen Sondervergütungen nur für solche Leistungen erheben, die laut Gesetz und Rechtsprechung nicht über die Grundvergütung abgedeckt sind. Möglich ist das zum Beispiel für die Einladung zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung, sofern diese nicht aufgrund eines Versäumnisses der Verwaltung erforderlich wird, sowie für eine ggf. laut Teilungserklärung nötige Zustimmungserteilung beim Eigentümerwechsel. Diese Sonderleistungen müssen im Verwaltervertrag definiert sein – ebenso wie die Höhe der jeweiligen Sondervergütung.
Natürlich können WEGs ihrer Verwaltung auch jederzeit per Beschluss eine Sondervergütung zusagen, etwa dann, wenn die Verwaltung während des laufenden Vertragsverhältnisses Aufgaben erfüllen muss, die objektiv mit einem erheblichen Mehraufwand und/oder einer besonderen Haftungsgefahr verbunden sind.
Was zeichnet den WiE-Muster-Verwaltervertrag aus?
Was zeichnet den WiE-Muster-Verwaltervertrag aus?
WiE hat einen eigentümer- und verbraucherorientierten Muster-Verwaltervertrag entwickelt. Dieser stellt zum einen die wichtigsten Anforderungen einer WEG an die Tätigkeiten der Verwalter und den Leistungsumfang zusammen. Zum anderen führt das Formular auf und erläutert, welche Grundleistungen zu einer ordnungsmäßigen Verwaltung gehören und damit pauschal mit dem Verwalterhonorar vergütet sein sollten und welche Sonderleistungen in der Regel zusätzlich zu bezahlen sind.
Wichtige Punkte, in denen sich der WiE-Muster-Verwaltervertrag von anderen konkret unterscheidet:
- Kein vertraglicher Anspruch der Verwalter:in auf Entlastung
- Keine Haftungsbeschränkung für die Verwalter:in
- Keine Befreiung von In-Sich-Geschäften (§ 181 BGB)
- Einschränkung der Sondervergütung für das Ermöglichen von Online-Teilnahmen an Eigentümerversammlungen
- Keine Sondervergütung für WEG-Versammlungen in Abendstunden und an Wochenenden
- Keine Sondervergütung für Gerichtstermine
- Ausarbeitung eines Erhaltungsplans muss im Grundpreis enthalten sein
- Keine Begrenzung der Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen
- Kein „Lösegeld“ für eine frühzeitige Verwalterabberufung
WiE empfiehlt allen WEGs, von Verwaltungen vorgelegte Verträge sorgfältig zu prüfen und mit dem WiE-Muster-Verwaltervertrag zu vergleichen. Individuell ausgehandelte Verträge sollten sie wegen möglicher Fallstricke und Fußangeln von WiE oder fachkundigen Rechtsanwälten prüfen lassen.
Verwaltungswechsel bzw. Neubestellung
Wie bereitet eine WEG einen Verwaltungswechsel vor?
Wie bereitet eine WEG einen Verwaltungswechsel vor?
In Wohnungseigentumsanlagen steht eine Wechsel der Verwaltung oder eine Neubestellung meist alle drei bis fünf Jahre an. In der Praxis werden die Arbeiten hierfür gern dem Verwaltungsbeirat überlassen, den die Wohnungseigentümergemeinschaft gewählt hat. Vorsicht, Haftungsrisiko! Der Verwaltungsbeirat darf nicht eigenmächtig ausschreiben, verhandeln und später gar den Verwaltervertrag unterschreiben.
Er braucht hierfür einen konkreten Auftrag der Eigentümerversammlung inklusive Vorgaben zu den Eckpunkten des (neuen) Vertrags. Auch über den Abschluss entscheidet am Ende nur die Eigentümerversammlung per Mehrheitsbeschluss.
Folgende Schritte sind grundsätzlich nötig:
-
Verwaltersuche starten:
Der Verwaltungsbeirat sollte zunächst folgende Fragen beantworten können bzw. sich hierüber informieren:
Wann läuft die Bestellung der amtierenden Verwaltung aus?
Läuft der Verwaltervertrag zu demselben Zeitpunkt aus?
Gibt es im Verwaltervertrag eine Verlängerungsklausel und ist das Bestehen des Vertrags NICHT an die Bestellung geknüpft, sodass für einen Wechsel eine Kündigung des Vertrags nötig wird? Wie lautet ggf. die Frist hierfür?
2. Vorbereitung der Eigentümerversammlung
Der Verwaltungsbeirat sorgt dafür, dass die Verwaltung den TOP „Vorbereitungen zur Wiederbestellung bzw. Neubestellung der WEG-Verwaltung“ auf die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung setzt. Entsprechende Beschlussanträge sind somit zu erarbeiten und der Einladung beizufügen.
3. Die Eigentümerversammlung: Auftrag an den Beirat
Die Eigentümerversammlung bevollmächtigt und beauftragt dann in der Regel den Verwaltungsbeirat, für eine Neubestellung die Verwaltersuche und -vorauswahl durchzuführen, den Vertrag auszuhandeln und die Verwalterbestellung vorzubereiten, wobei die Eigentümerversammlung die wichtigsten Eckdaten hierfür festlegt.
Soll es eine Wiederbestellung geben, sollte der Beirat einen Auftrag zur Nachverhandlung des alten Vertrags bekommen.
4. Vorauswahl der Bewerber, Vertragsverhandlungen und Vorbereitung der entscheidenden Eigentümerversammlung
- Mögliche Verwaltungsunternehmen recherchieren
- Kurzporträt der WEG und Anforderungsprofil erstellen
- Ausschreibung des Verwaltungsamtes und Einholen von Angeboten (möglichst mindestens 3)
- Auswertung der Angebote im Beirat und Diskussion mit Miteigentümer:innen (eventuell im Rahmen einer außerordentlichen Eigentümerversammlung)
- Vorauswahl von idealerweise mindestens 3 geeigneten Verwaltungen und Vertragsverhandlung
5. Eigentümerversammlung: Beschlüsse über Vertrag und Bestellung
Soll die Verwaltung gewechselt werden, muss jetzt auch der Beschluss über die Kündigung des Vertrags (falls nötig) erfolgen. Dann steht die Entscheidung zwischen den sich bewerbenden Verwaltungen an. In der Regel stellen sie sich in der Versammlung vor.
Nach der Entscheidung über die gewünschte Verwaltung sollte die Eigentümerversammlung zunächst den Abschluss des Verwaltervertrags beschließen. Erst danach erfolgt die Abstimmung über die Bestellung dieser Verwaltung.
Haftung
Wann haftet die Verwalter:in?
Wann haftet die Verwalter:in?
Verletzt die Verwalter:in ihre Pflichten, so kann sie sowohl gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft als auch gegenüber Dritten schadensersatzpflichtig sein.
Dieser Fall tritt ein, wenn sie schuldhaft eine gesetzliche oder vertragliche Regelung verletzt und dadurch der Eigentümergemeinschaft oder einem Dritten einen Schaden zufügt.
Zu den Pflichten der Verwalter:in gehört es, für eine ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums Sorge zu tragen und die erforderlichen Maßnahmen zu treffen. Dies bedeutet aber nicht, dass sie die anstehenden Arbeiten selbst durchführen muss. Sie ist lediglich dazu verpflichtet, die ausführenden Handwerker nach Maßgabe des betreffenden WEG-Beschlusses zu beauftragen.
Da die Verwalter:in nur für eine ordnungsgemäße Vergabe des Auftrags zu sorgen hat, haftet sie auch nur, wenn ihr hierbei ein Vorwurf zu machen ist, zum Beispiel weil der beauftragte Handwerker erkennbar ungeeignet ist. Dagegen haftet sie nicht für Schäden, die der ordnungsgemäß ausgesuchte Handwerker bei Durchführung der Arbeiten verursacht. In einem solchen Fall kann der Geschädigte nur vom Handwerker selbst Schadensersatz verlangen. Auch für Schäden, die der Hausmeister verursacht, haftet die Verwalter:in in der Regel nicht.
Eine Schadensersatzpflicht der Verwalter:in kann sich aus folgenden Umständen ergeben:
- Die Verwalter:in verzögert notwendige Sanierungsmaßnahmen.
- Sie zahlt Handwerkerrechnungen, obwohl die Arbeiten mangelhaft durchgeführt wurden.
- Das Gebäude wird nicht überprüft im Hinblick auf Instandsetzungsbedarf.
- Die Aufstellung der Jahresabrechnung ist fehlerhaft oder verspätet.
- Die Verwalter:in beauftragt einen offensichtlich ungeeigneten Handwerker.
Die Verwalter:in kann auch gegenüber Dritten schadensersatzpflichtig werden, wenn sie die erforderlichen Sicherungsmaßnahmen bei drohenden Gefahren nicht trifft. So muss sie dafür sorgen, dass für niemanden vom Gebäude eine Gefahr ausgeht.
Dies ist zu beachten, da Wohnungseigentümer:innen häufig neben der Verwalter:in für Schäden von Dritten einzu-stehen haben. Um das Risiko der eigenen Haftung zu minimieren, sollte die Eigentümergemeinschaft eine Haus- und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung abschließen.
Wer kann wie einen Schaden geltend machen?
Wer kann wie einen Schaden geltend machen?
Nach dem mit der WEGesetz-Reform 2020 einhergehenden „Systemwechsel“ ist die Verwalter:in die gesetzliche Vertreterin der Wohnungseigentümergemeinschaft. Ob eine Verwalter:in für Schäden, die einer Wohnungseigentümer:in unmittelbar entstanden sind, von der Eigentümer:in auch unmittelbar auf Schadensersatz in Anspruch genommen werden kann, ist bisher in Rechtsprechung und Rechtsliteratur ungeklärt.
Verursacht die Verwalter:in dagegen einen Schaden am gemeinschaftlichen Eigentum oder am Verwaltungsvermögen, so ist der Verwaltungsbeirat - ermächtigt von der Eigentümergemeinschaft - berechtigt, den Schadensersatzanspruch der Gemeinschaft gegenüber der Verwalter:in geltend machen.
Der Beirat kann dann per Beschluss bevollmächtigt werden, den Verwalter vor dem örtlich zuständigen Amtsgericht zu verklagen. Gibt es keinen Beirat, vertreten alle Eigentümer gemeinschaftlich die Wohnungseigentümergemeinschaft, können aber vereinbaren, dass einer von ihnen als Gesamtvertreter ermächtigt wird.
Als Schadensersatz hat die Verwalter:in den Zustand herzustellen, der bestehen würde, wenn sie die Pflicht nicht verletzt hätte. Ist dies für die Verwalter:in nicht möglich oder handelt es sich um eine Personenverletzung oder eine Sachbeschädigung, so kann Schadensersatz in Geld gefordert werden.
Wann entfällt die Haftung der Verwalter:in?
Wann entfällt die Haftung der Verwalter:in?
Die Haftung der Verwalter:in auf Schadensersatz kann in bestimmten Fällen ganz entfallen oder nur anteilig bestehen, beispielsweise wenn der Geschädigte für den entstandenen Schaden mitverantwortlich ist.
Des weiteren kann die Haftung der Verwalter:in entfallen, wenn die Eigentümerversammlung die Verwalter:in durch einen entsprechenden Beschluss bereits entlastet hat. Die Entlastung der Verwalter:in erstreckt sich dabei auf alle Umstände, die den Wohnungseigentümer:innen bei der Beschlussfassung bekannt waren oder die sie bei Beachtung der nötigen Sorgfalt hätten erkennen können.
Von einer pauschalen Entlastung der Verwalter:in sollten Wohnungseigentümer:innen deshalb unbedingt absehen, verzichten sie doch unwiderruflich auf ihre Rechte. In jedem Fall ist eine Entlastung der Verwalter:in wegen von ihm begangener Straftaten (z.B. Diebstahl, Betrug, Untreue) nicht möglich.
Ebenso wenig kann die Verwalter:in ihre Haftung für fahrlässig verursachte Schäden bereits im Voraus wirksam ausschließen. Eine entsprechende Vereinbarung im Verwaltervertrag ist unwirksam, da sie mit der besonderen Vertrauensstellung der Verwalter:in nicht vereinbar ist.
Zertifizierung
Wer hat Anspruch auf einen zertifzierten Verwalter?
Wer hat Anspruch auf einen zertifzierten Verwalter?
Nach dem neuen Wohnungseigentumsgesetz kann jede Wohnungseigentümer:in in WEGs mit mehr als acht Sondereigentumsrechten seit 01.12.2023 verlangen, dass ein von der IHK zertifizierter Dienstleister als Verwalter bestellt wird.
Für kleine WEGs mit weniger als neun Sondereigentumsrechten gilt: Hier muss mindestens ein Drittel der Eigentümer:innen dies verlangen.
Wie ist die Zertifizierung geregelt?
Wie ist die Zertifizierung geregelt?
Die Prüfungsinhalte und -verfahren für den „zertifizierten Verwalter“ wurden vom Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz 2021 in einer Rechtsverordnung festgelegt. Die Prüfungen zur Zertifizierung erfolgen auf Grundlage der Verordnung durch die Industrie- und Handelskammern.
Einige Berufsgruppen sind generell von der Zertifizierungsprüfung ausgenommen: Volljuristen, Immobilienkaufleute, Kaufleute in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft, geprüfte Immobilienfachwirte und Hochschulabsolventen mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt. Sie gelten mit ihren Studien- bzw. Berufsabschlüssen automatisch – auch ohne Praxisnachweis und ohne Prüfung - als zertifizierte Verwalter.
Wohnen im Eigentum fordert bereits seit langem, dass „Wohnungseigentumsverwalter:in“ ein anerkannter Ausbildungsberuf werden sollte. Nur auf diesem Weg kann tatsächlich nachhaltig, durchgängig und zukunftsorientiert die Qualität der WEG-Verwaltung sichergestellt werden.