Verwaltung

Grundsätzlich können Verwaltungen Sondervergütungen nur für solche Leistungen erheben, die laut Gesetz und Rechtsprechung nicht über die Grundvergütung abgedeckt sind. Möglich ist das zum Beispiel für die Einladung zu einer außerordentlichen Eigentümerversammlung, sofern diese nicht aufgrund eines Versäumnisses der Verwaltung erforderlich wird, sowie für eine ggf. laut Teilungserklärung nötige Zustimmungserteilung beim Eigentümerwechsel. Diese Sonderleistungen müssen im Verwaltervertrag definiert sein – ebenso wie die Höhe der jeweiligen Sondervergütung. 

Natürlich können WEGs ihrer Verwaltung auch jederzeit per Beschluss eine Sondervergütung zusagen, etwa dann, wenn die Verwaltung während des laufenden Vertragsverhältnisses Aufgaben erfüllen muss, die objektiv mit einem erheblichen Mehraufwand und/oder einer besonderen Haftungsgefahr verbunden sind.

WiE hat einen eigentümer- und verbraucherorientierten Muster-Verwaltervertrag entwickelt. Dieser stellt zum einen die wichtigsten Anforderungen einer WEG an die Tätigkeiten der Verwalter und den Leistungsumfang zusammen. Zum anderen führt das Formular auf und erläutert, welche Grundleistungen zu einer ordnungsmäßigen Verwaltung gehören und damit pauschal mit dem Verwalterhonorar vergütet sein sollten und welche Sonderleistungen in der Regel zusätzlich zu bezahlen sind. 

Wichtige Punkte, in denen sich der WiE-Muster-Verwaltervertrag von anderen konkret unterscheidet:

• Kein vertraglicher Anspruch der Verwalter:in auf Entlastung
• Keine Haftungsbeschränkung für die Verwalter:in
• Keine Befreiung von In-Sich-Geschäften (§ 181 BGB)
• Einschränkung der Sondervergütung für das Ermöglichen von Online-Teilnahmen an Eigentümerversammlungen
• Keine Sondervergütung für WEG-Versammlungen in Abendstunden und an Wochenenden
• Keine Sondervergütung für Gerichtstermine
• Ausarbeitung eines Erhaltungsplans muss im Grundpreis enthalten sein
• Keine Begrenzung der Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen
• Kein „Lösegeld“ für eine frühzeitige Verwalterabberufung

WiE empfiehlt allen WEGs, von Verwaltungen vorgelegte Verträge sorgfältig zu prüfen und mit dem WiE-Muster-Verwaltervertrag zu vergleichen. Individuell ausgehandelte Verträge sollten sie wegen möglicher Fallstricke und Fußangeln von WiE oder fachkundigen Rechtsanwälten prüfen lassen.

In Wohnungseigentumsanlagen steht eine Wechsel der Verwaltung oder eine Neubestellung meist alle drei bis fünf Jahre an. In der Praxis werden die Arbeiten hierfür gern dem Verwaltungsbeirat überlassen, den die Wohnungseigentümergemeinschaft gewählt hat. Vorsicht, Haftungsrisiko! Der Verwaltungsbeirat darf nicht eigenmächtig ausschreiben, verhandeln und später gar den Verwaltervertrag unterschreiben. 

Er braucht hierfür einen konkreten Auftrag der Eigentümerversammlung inklusive Vorgaben zu den Eckpunkten des (neuen) Vertrags. Auch über den Abschluss entscheidet am Ende nur die Eigentümerversammlung per Mehrheitsbeschluss. 

Folgende Schritte sind grundsätzlich nötig:

1. Verwaltersuche starten:
    

   Der Verwaltungsbeirat sollte zunächst folgende Fragen beantworten können bzw. sich hierüber informieren:

Wann läuft die Bestellung der amtierenden Verwaltung aus?

Läuft der Verwaltervertrag zu demselben Zeitpunkt aus? 

Gibt es im Verwaltervertrag eine Verlängerungsklausel und ist das Bestehen des Vertrags NICHT an die Bestellung geknüpft, sodass für einen Wechsel eine Kündigung des Vertrags nötig wird? Wie lautet ggf. die Frist hierfür?

2. Vorbereitung der Eigentümerversammlung

Der Verwaltungsbeirat sorgt dafür, dass die Verwaltung den TOP „Vorbereitungen zur Wiederbestellung bzw. Neubestellung der WEG-Verwaltung“ auf die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung setzt. Entsprechende Beschlussanträge sind somit zu erarbeiten und der Einladung beizufügen.

3. Die Eigentümerversammlung: Auftrag an den Beirat

Die Eigentümerversammlung bevollmächtigt und beauftragt dann in der Regel den Verwaltungsbeirat, für eine Neubestellung die Verwaltersuche und -vorauswahl durchzuführen, den Vertrag auszuhandeln und die Verwalterbestellung vorzubereiten, wobei die Eigentümerversammlung die wichtigsten Eckdaten hierfür festlegt.

Soll es eine Wiederbestellung geben, sollte der Beirat einen Auftrag zur Nachverhandlung des alten Vertrags bekommen.

4. Vorauswahl der Bewerber, Vertragsverhandlungen und Vorbereitung der entscheidenden Eigentümerversammlung

• Mögliche Verwaltungsunternehmen recherchieren
• Kurzporträt der WEG und Anforderungsprofil erstellen
• Ausschreibung des Verwaltungsamtes und Einholen von Angeboten (möglichst mindestens 3)
• Auswertung der Angebote im Beirat und Diskussion mit Miteigentümer:innen (eventuell im Rahmen einer außerordentlichen Eigentümerversammlung)
• Vorauswahl von idealerweise mindestens 3 geeigneten Verwaltungen und Vertragsverhandlung

5. Eigentümerversammlung: Beschlüsse über Vertrag und Bestellung

Soll die Verwaltung gewechselt werden, muss jetzt auch der Beschluss über die Kündigung des Vertrags (falls nötig) erfolgen. Dann steht die Entscheidung zwischen den sich bewerbenden Verwaltungen an. In der Regel stellen sie sich in der Versammlung vor.

Nach der Entscheidung über die gewünschte Verwaltung sollte die Eigentümerversammlung zunächst den Abschluss des Verwaltervertrags beschließen. Erst danach erfolgt die Abstimmung über die Bestellung dieser Verwaltung.

Verletzt die Verwalter:in ihre Pflichten, so kann sie sowohl gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft als auch gegenüber Dritten schadensersatzpflichtig sein. 

Dieser Fall tritt ein, wenn sie schuldhaft eine gesetzliche oder vertragliche Regelung verletzt und dadurch der Eigentümergemeinschaft oder einem Dritten einen Schaden zufügt.

Zu den Pflichten der Verwalter:in gehört es, für eine ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums Sorge zu tragen und die erforderlichen Maßnahmen zu treffen. Dies bedeutet aber nicht, dass sie die anstehenden Arbeiten selbst durchführen muss. Sie ist lediglich dazu verpflichtet, die ausführenden Handwerker nach Maßgabe des betreffenden WEG-Beschlusses zu beauftragen. 

Da die Verwalter:in nur für eine ordnungsgemäße Vergabe des Auftrags zu sorgen hat, haftet sie auch nur, wenn ihr hierbei ein Vorwurf zu machen ist, zum Beispiel weil der beauftragte Handwerker erkennbar ungeeignet ist. Dagegen haftet sie nicht für Schäden, die der ordnungsgemäß ausgesuchte Handwerker bei Durchführung der Arbeiten verursacht. In einem solchen Fall kann der Geschädigte nur vom Handwerker selbst Schadensersatz verlangen. Auch für Schäden, die der Hausmeister verursacht, haftet die Verwalter:in in der Regel nicht.

Eine Schadensersatzpflicht der Verwalter:in kann sich aus folgenden Umständen ergeben:

• Die Verwalter:in verzögert notwendige Sanierungsmaßnahmen.
• Sie zahlt Handwerkerrechnungen, obwohl die Arbeiten mangelhaft durchgeführt wurden.
• Das Gebäude wird nicht überprüft im Hinblick auf Instandsetzungsbedarf.
• Die Aufstellung der Jahresabrechnung ist fehlerhaft oder verspätet.
• Die Verwalter:in beauftragt einen offensichtlich ungeeigneten Handwerker.

Die Verwalter:in kann auch gegenüber Dritten schadensersatzpflichtig werden, wenn sie die erforderlichen Sicherungsmaßnahmen bei drohenden Gefahren nicht trifft. So muss sie dafür sorgen, dass für niemanden vom Gebäude eine Gefahr ausgeht. 

Dies ist zu beachten, da Wohnungseigentümer:innen häufig neben der Verwalter:in für Schäden von Dritten einzu-stehen haben. Um das Risiko der eigenen Haftung zu minimieren, sollte die Eigentümergemeinschaft eine Haus- und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung abschließen.

Nach dem mit der WEGesetz-Reform 2020 einhergehenden „Systemwechsel“ ist die Verwalter:in die gesetzliche Vertreterin der Wohnungseigentümergemeinschaft. Ob eine Verwalter:in für Schäden, die einer Wohnungseigentümer:in unmittelbar entstanden sind, von der Eigentümer:in auch unmittelbar auf Schadensersatz in Anspruch genommen werden kann, ist bisher in Rechtsprechung und Rechtsliteratur ungeklärt.

Verursacht die Verwalter:in dagegen einen Schaden am gemeinschaftlichen Eigentum oder am Verwaltungsvermögen, so ist der Verwaltungsbeirat  - ermächtigt von der Eigentümergemeinschaft - berechtigt, den Schadensersatzanspruch der Gemeinschaft gegenüber der Verwalter:in geltend machen.

Der Beirat kann dann per Beschluss bevollmächtigt werden, den Verwalter vor dem örtlich zuständigen Amtsgericht zu verklagen. Gibt es keinen Beirat, vertreten alle Eigentümer gemeinschaftlich die Wohnungseigentümergemeinschaft, können aber vereinbaren, dass einer von ihnen als Gesamtvertreter ermächtigt wird.

Als Schadensersatz hat die Verwalter:in den Zustand herzustellen, der bestehen würde, wenn sie die Pflicht nicht verletzt hätte. Ist dies für die Verwalter:in nicht möglich oder handelt es sich um eine Personenverletzung oder eine Sachbeschädigung, so kann Schadensersatz in Geld gefordert werden.

Die Haftung der Verwalter:in auf Schadensersatz kann in bestimmten Fällen ganz entfallen oder nur anteilig bestehen, beispielsweise wenn der Geschädigte für den entstandenen Schaden mitverantwortlich ist.

Des weiteren kann die Haftung der Verwalter:in entfallen, wenn die Eigentümerversammlung die Verwalter:in durch einen entsprechenden Beschluss bereits entlastet hat. Die Entlastung der Verwalter:in erstreckt sich dabei auf alle Umstände, die den Wohnungseigentümer:innen bei der Beschlussfassung bekannt waren oder die sie bei Beachtung der nötigen Sorgfalt hätten erkennen können. 

Von einer pauschalen Entlastung der Verwalter:in sollten Wohnungseigentümer:innen deshalb unbedingt absehen, verzichten sie doch unwiderruflich auf ihre Rechte. In jedem Fall ist eine Entlastung der Verwalter:in wegen von ihm begangener Straftaten (z.B. Diebstahl, Betrug, Untreue) nicht möglich.

Ebenso wenig kann die Verwalter:in ihre Haftung für fahrlässig verursachte Schäden bereits im Voraus wirksam ausschließen. Eine entsprechende Vereinbarung im Verwaltervertrag ist unwirksam, da sie mit der besonderen Vertrauensstellung der Verwalter:in nicht vereinbar ist.

Nach dem neuen Wohnungseigentumsgesetz kann jede Wohnungseigentümer:in in WEGs mit mehr als acht Sondereigentumsrechten seit 01.12.2023 verlangen, dass ein von der IHK zertifizierter Dienstleister als Verwalter bestellt wird. 

Für kleine WEGs mit weniger als neun Sondereigentumsrechten gilt: Hier muss mindestens ein Drittel der Eigentümer:innen dies verlangen. 

Die Prüfungsinhalte und -verfahren für den „zertifizierten Verwalter“ wurden vom Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz 2021 in einer Rechtsverordnung festgelegt. Die Prüfungen zur Zertifizierung erfolgen auf Grundlage der Verordnung durch die Industrie- und Handelskammern.

Einige Berufsgruppen sind generell von der Zertifizierungsprüfung ausgenommen: Volljuristen, Immobilienkaufleute, Kaufleute in der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft, geprüfte Immobilienfachwirte und Hochschulabsolventen mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt. Sie gelten mit ihren Studien- bzw. Berufsabschlüssen automatisch – auch ohne Praxisnachweis und ohne Prüfung - als zertifizierte Verwalter.

Wohnen im Eigentum fordert bereits seit langem, dass „Wohnungseigentumsverwalter:in“ ein anerkannter Ausbildungsberuf werden sollte. Nur auf diesem Weg kann tatsächlich nachhaltig, durchgängig und zukunftsorientiert die Qualität der WEG-Verwaltung sichergestellt werden.