Verwaltungsbeirat

Verwaltungsbeirat

Der Verwaltungsbeirat ist Unterstützungs- und Überwachungsinstanz.

Zu den Rechten und Pflichten des Verwaltungsbeirats gehören:

Kontrollrechte

Der Verwaltungsbeirat prüft im Vorfeld der Eigentümerversammlung den von der Verwalter:in vorgelegten Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung. Dabei ist er berechtigt, Auskunft über die Tätigkeit der Verwalter:in zu verlangen und Einsicht in deren Unterlagen zu nehmen. Nach Auffassung von WiE umfassen die Kontrollrechte nach der WEG-Reform auch ein darüber hinausgehendes jederzeitiges Auskunftsrecht gegenüber der Verwalter:in.

Informationspflicht

In der Eigentümerversammlung hat der Verwaltungsbeirat eine Stellungnahme zum Jahresabschluss und einen Abstimmungsvorschlag hinsichtlich der sich daraus ergebenden Genehmigung der Nachschüsse bzw. Anpassung der Vorschüsse an die Wohnungseigentümer:innen abzugeben. Darüber hinaus hat er die Eigentümer:innen über im Rahmen seiner Überwachungspflicht festgestellten Pflichtverletzungen zu informieren. Unterlässt er dies, so kann er sich gegenüber der Eigentümergemeinschaft schadensersatzpflichtig machen.

Unterstützungspflicht

Der Verwaltungsbeirat sollte die Verwalter:in bei der Ausführung ihrer Tätigkeit unterstützen. Dazu gehören neben der Überwachung der Einhaltung der Hausordnung auch Maßnahmen zur Erhaltung sowie Fragen der Finanzanlage des gemeinschaftlichen Geldes. Dies darf allerdings nicht dazu führen, dass der Beirat Aufgaben der Verwalter:in übernimmt, sondern er muss sich auf Unterstützung und Beratungen beschränken.

Überwachungspflicht

Der Verwaltungsbeirat bekam mit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes die Aufgabe zugewiesen, die Verwalter:in zu überwachen (§ 29 WEGesetz). Wie das konkret aussehen soll, sagt das Gesetz aber nicht. Im Kern wird es vor allem um die nachträgliche Überprüfung der Verwaltertätigkeit handeln. Stellt der Beirat Pflichtverletzungen der Verwalter:in fest, ist es seine Pflicht, die Eigentümergemeinschaft zu informieren, damit diese darüber entscheiden kann, ob und welche Maßnahmen sie ergreifen will.

 

Aufgaben

Gegenüber der Eigentümerversammlung hat der Verwaltungsbeirat beratende sowie empfehlende Aufgaben. 

Fehlt die Verwalter:in, fallen ihm vorbereitende (die Beschlüsse der Eigentümerversammlung) und leitende (Leitung der Eigentümerversammlung) Aufgaben zu. 

Mit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes 2020 hat der oder die Vorsitzende des Verwaltungsbeirats eine neue Rolle erhalten: Nach § 9 Abs.2 WEGesetz vertritt er oder sie die WEG gegenüber der Verwalter:in, um einen WEG-Beschluss hinsichtlich der Verwalter:in „umzusetzen“, also z.B. den Verwaltervertrag zu unterschreiben oder die Verwalter:in auf Schadensersatz zu verklagen.

Gegenüber der Verwalter:in hat der Beirat unterstützende und prüfende Aufgaben, ggf. soll oder muss er bestimmten Handlungen zustimmen oder diese genehmigen (siehe hierzu auch oben).

Einem Verwaltungsbeirat können allerdings keine Aufgaben übertragen werden, die nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEGesetz) der Wohnungseigentümergemeinschaft obliegen. 

Zu den Aufgaben des Verwaltungsbeirats gehören:

  • Vermittlung zwischen der Verwalter:in und unzufriedenen Mitgliedern der Wohnungseigentümergemeinschaft,
  • frühzeitige Meldung von Schäden innerhalb des Gemeinschaftseigentums,
  • Einholung von Angeboten, soweit dies kostenlos möglich ist,
  • Vorbereitung der Eigentümerversammlung,
  • Unterstützung bei der Durchführung der Eigentümerversammlung, zum Beispiel Auszählung der Stimmen, oder Übernahme der Versammlungsleitung
     

Haftung des Verwaltungsbeirats

Verletzen die Mitglieder des Verwaltungsbeirates schuldhaft ihre gesetzlichen Pflichten, so haben sie den der Eigentümergemeinschaft dadurch entstandenen Schaden zu ersetzen. Eine Pflichtverletzung kann ihre Ursache in schuldhaftem Handeln oder Unterlassen haben. 

Schuldhaft handelt der Verwaltungsbeirat dann, wenn er bei seiner Arbeit nicht die Sorgfalt aufbringt, die für die ordnungsgemäße Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist.

Haftungsfälle

Eine Haftung setzt vorsätzliches oder fahrlässiges Verhalten voraus, wodurch gesetzliche oder vertraglich vereinbarte Aufgaben und Verpflichtungen des Verwaltungsbeirates verletzt werden. Grund für eine Schadensersatzpflicht kann beispielsweise sein, dass der Verwaltungsbeirat sich bei der Erfüllung seiner Aufgaben nicht an Weisungen der Eigentümerversammlung hält. Oder dass er bei der Prüfung der Jahresrechnung auf eine Kontrolle der Kontobelege verzichtet. Entstehen der Eigentümergemeinschaft hierdurch finanzielle Nachteile, so haben die Mitglieder des Verwaltungsbeirates diese auszugleichen.

Was für ehrenamtlich tätige Beiräte gilt

Der ehrenamtliche Einsatz für die Miteigentümer:innen kann für einen Verwaltungsbeirat teuer werden: Macht er Fehler, muss er im schlimmsten Fall mit seinem gesamten Vermögen haften. Beiratsmitglieder gelten als Gesamtschuldner, das heißt, von jedem von ihnen kann der Ausgleich des gesamten entstandenen Schadens verlangt werden. Die Mitglieder des Verwaltungsbeirates sind also einem erheblichen Haftungsrisiko ausgesetzt. 

Für ehrenamtlich tätige Verwaltungsbeiratsmitglieder wurde mit der WEGesetz-Reform die Haftung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt – das heißt, sie haften nicht bei leichter Fahrlässigkeit.

Eine ehrenamtliche Tätigkeit liegt vor, wenn dafür keine Vergütung von der WEG gezahlt wird. Der Erstattung von Aufwendungen (Fahrtkosten, Fortbildungskosten, Kosten für Kopien und Porto etc.) ist keine Vergütung. Das ist auch durch eine Aufwandspauschale möglich. In Anlehnung an § 31a BGB wird eine Aufwandspauschale bis zu 840 Euro pro Jahr der ehrenamtlichen Tätigkeit (und damit der Haftungserleichterung) nicht entgegenstehen.

Haftung beschränken

Sind Beiratsmitglieder aufgrund des Umfangs ihrer Tätigkeit nicht nur ehrenamtlich tätig, kann die Haftung durch eine Vereinbarung in der Weise eingeschränkt werden, dass ein Verwaltungsbeirat nur bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Sorgfaltspflichtverletzungen haftet. Leicht fahrlässiges Verhalten kann dann eine Schadensersatzpflicht nicht mehr auslösen. 

Allerdings bedarf eine solche generelle Regelung einer Vereinbarung, der alle Wohnungseigentümer:innen zustimmen. Die Vereinbarung muss zudem ins Grundbuch eingetragen werden, wenn sie auch gegenüber Wohnungskäufern gelten soll, die neu in die WEG eintreten.

Am besten nehmen Sie eine solche Regelung von Anfang an in die Teilungserklärung auf. Dies ist aber auch noch später möglich. „Dazu muss Ihre Wohnungseigentümergemeinschaft in der nächsten Eigentümerversammlung die Teilungserklärung neu fassen. Das muss einstimmig erfolgen“, informiert Petra Pillich, Notarin in Gronau-Epe.

Im Anschluss muss das Protokoll der Eigentümerversammlung vom Notar beglaubigt werden. „Indem alle Wohnungseigentümer der Verwaltung eine Vollmacht zur Änderung der Teilungserklärung einräumen, kann die Verwaltung dann die Eintragungen im Grundbuch mit dem Notar zusammen vollziehen“, so Pillich. Die Kosten hierfür hängen vom Wert der Immobilie und von der Anzahl der zu erteilenden Vollmachten ab.

Soll hingegen die Haftung nur für bestimmte Beiratsmitglieder auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit oder auf eine konkret abgrenzbare Tätigkeit beschränkt werden, so kann dies durch Mehrheitsbeschluss erfolgen.

Wer Beiratsmitglied ist, sollte eine Vermögenschadenhaftpflichtversicherung abschließen, gerne als WiE-Mitglied über Wohnen im Eigentum.

Wichtig zu wissen: Eine Vermögenschadenhaftpflichtversicherung übernimmt keine vorsätzlich verursachten Schäden. Versicherungen übernehmen außerdem keine Schäden, die auf einer ‚wissentlichen Pflichtverletzung‘ beruhen. 

Wahl, Amtszeit und Vorsitz

Wie setzt sich der Beirat zusammen und wie wird er gewählt?

Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann durch Mehrheitsbeschluss eine beliebige Anzahl von Wohnungseigentümer:innen als Verwaltungsbeirat wählen (§ 29 Abs. 1 WEGesetz). 

Eine Pflicht zur Bestellung eines Verwaltungsbeirats besteht nicht. Eine einzelne Wohnungseigentümer:in kann von der Eigentümergemeinschaft auch nicht den Einsatz eines Verwaltungsbeirates verlangen oder gerichtlich erzwingen.

Als Mitglieder des Verwaltungsbeirats wählbar sind alle Wohnungseigentümer:innen. Dagegen können Personen, die nicht oder noch nicht Mitglieder der Eigentümergemeinschaft sind, grundsätzlich nicht gewählt werden – es sei denn in der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung ist dies vereinbart (abweichend vom Gesetz).

Wird eine Nicht-Eigentümer:in dennoch zum Verwaltungsbeirat bestellt, so ist diese Bestellung trotzdem wirksam, wenn der zugrundeliegende Mehrheitsbeschluss nicht innerhalb eines Monats bei Gericht angefochten wird. Die Bestellung bleibt also ohne Anfechtung wirksam.

Die Bestellung der Verwalter:in in den Verwaltungsbeirat ist unter keinen Umständen möglich. Wegen des drohenden Interessenkonflikts wäre ein solcher Bestellungsbeschluss nichtig und demnach unwirksam.

Besondere persönliche oder fachliche Anforderungen müssen nicht erfüllt werden. Die Anforderungen an das ehrenamtliche Engagement sind allerdings hoch. Am besten eignen sich kaufmännische, juristische und bautechnische Expert:innen für das Amt.

Nur in extremen Ausnahmefällen kann die Bestellung aus Gründen, die in der Person einer Bewerber:in liegen, angefochten werden.

Was gilt für den Vorsitz?

Von den gewählten Wohnungseigentümer:innen wird eine zur Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats und eine zu deren Stellvertreter:in bestimmt. 

Die Bestimmung kann entweder direkt von der Eigentümerversammlung vorgenommen werden, kann aber auch den Mitgliedern des Verwaltungsbeirats selbst überlassen werden.

Für welche Amtszeit wird der Beirat gewählt?

Die Amtszeit des Verwaltungsbeirats ist gesetzlich nicht festgelegt, läuft also auf unbestimmte Zeit. Die Bestellung kann allerdings in der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung, in einer Vereinbarung oder im Bestellungsbeschluss befristet werden. 

Wohnen im Eigentum empfiehlt eine Amtszeit von drei Jahren, zeitversetzt zur Dauer der Verwalterbestellung.

Wie und wann kann der Verwaltungsbeirat abberufen werden?

Ist eine Mindestbestellzeit nicht beschlossen worden, können die Mitglieder des Verwaltungsbeirates von der Eigentümergemeinschaft jederzeit durch Mehrheitsbeschluss abberufen werden. Eine Begründung ist hierfür nicht erforderlich. 

Die abberufenen Verwaltungsbeiratsmitglieder haben auch nicht die Möglichkeit, den Abberufungsbeschluss gerichtlich überprüfen zu lassen. Anfechtbar wäre aber eine Abberufung vor Ablauf der Mindestbestellzeit, wenn dafür kein wichtiger Grund vorliegt.

Was geschieht, wenn ein Beiratsmitglied aus seinem Amt ausscheidet?

Scheidet eines der Verwaltungsbeiratsmitglieder aus seinem Amt, aus welchen Gründen auch immer, so ist die Eigentümergemeinschaft entweder zu einer Nachwahl verpflichtet oder zu einer Beschlussfassung darüber, dass keine Neubesetzung erfolgt - soweit nicht bereits im Vorfeld ein Nachrücker bestimmt wurde.

 Was tun, wenn es keinen Verwaltungsbeirat gibt?

Ohne Beirat wird die Gemeinschaft bei der Wahrnehmung ihrer Rechte gegenüber der Verwalter:in eingeschränkt. Denn der oder die Beiratsvorsitzende ist der bzw. die gesetzliche Vertreter bzw. Vertreterin der Gemeinschaft gegenüber der Verwalter:in. 

Fehlt ein Beirat, sollte die WEG zumindest eine Eigentümer:in per Beschluss dazu ermächtigen, die WEG gegenüber der Verwalter:in zu vrertreten (§ 9b Abs. 2 WEGesetz) sowie eine Eigentümer:in zur Einberufung von außerordentlichen Versammlungen ermächtigen (§ 24 Abs. 3 WEGesetz).

Warum sollten WEGs einen Fortbildungsetat für Beiräte beschließen?

In Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) haben die Beiratsmitglieder keinen einfachen Job. Sie müssen zum Beispiel komplexe Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne für ihre WEG prüfen oder Vorverhandlungen für einen neuen Verwaltervertrag führen. Dabei haben die wenigsten Beiratsmitglieder Vorkenntnisse, die sie auf dieses anspruchsvolle Ehrenamt vorbereiten. Umso wichtiger ist es für die ganze WEG, dass die gewählten Mitglieder des Beirats sich fortbilden, um das nötige Know-how zu erwerben und fachlich auf dem Laufenden zu bleiben.

Beiratsmitglieder investieren bereits ihre Freizeit in ihr Ehrenamt. Für ihre Fortbildung muss die WEG aufkommen. Nach § 670 ff. BGB können sie die Erstattung der Kosten und Auslagen für ihr Amt verlangen. Zu den möglichen Aufwandsentschädigungen zählen neben Porto-, Telefon- und Fahrtkosten auch Fachliteratur und die Teilnahme an Ausbildungs- und Fortbildungsveranstaltungen. Soweit die Aufwandsentschädigung 840 Euro pro Jahr (pro Beiratsmitglied) nicht übersteigt, ändert das auch nichts an der ehrenamtlichen Tätigkeit.

Damit über die Höhe der Ausgaben kein Streit entsteht, sollten WEGs ein Budget für die Beiratsmitglieder beschließen. Denn von gut informierten und qualifizierten Verwaltungsbeiratsmitgliedern profitiert die gesamte Wohnungseigentümergemeinschaft. 

WiE empfiehlt, den Punkt Aufwandserstattung oder Fortbildungsetat für Mitglieder des Beirats auf die Tagesordnung jeder Eigentümerversammlung zu setzen. WEGs sollten sich rechtzeitig vor der nächsten Versammlung darum kümmern, dass dies geschieht.

Gute Erfahrungen haben WEGs mit der Festlegung einer Aufwandspauschale pro Beiratsmitglied gemacht, in die auch Fortbildungskosten wie der Besuch einer Schulung einkalkuliert sind. Je größer eine WEG ist, umso komplizierter ist die Arbeit des Beirats und umso höher kann und sollte die Pauschale ausfallen.

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