Alle Wohnungseigentümer*innen können von der Gemeinschaft Einsicht in die Unterlagen verlangen (§ 18 Abs.4 WEGesetz). Das Einsichtsrecht ist allerdings kein Herausgaberecht, sondern die einzelnen Wohnungseigentümer*innen müssen ins Büro der Verwaltung gehen, um die Belege (Rechnungen, Verträge, Bankkontoauszüge o.a.) einzusehen und mögliche Hausgeldrückstände von Miteigentümer*innen nachzuprüfen. Ist die vorgelegte Jahresabrechnung nicht nachvollziehbar, dann können die Wohnungseigentümer*innen eine Überprüfung durch einen entsprechend fachkundigen Wirtschaftsprüfer beschliessen lassen. WiE bietet seinen Mitgliedern eine Prüfung der Jahresabrechnung zu attraktiven Konditionen an.
 

Prüfung durch den Verwaltungsbeirat

Gemäß § 29 Abs. 2 Satz 2 WEGesetz soll der Verwaltungsbeirat die vorgelegte Jahresrechnung prüfen und hierzu Stellung nehmen. Dabei müssen zumindest stichprobenartig die Belege überprüft werden, also es muss überprüft werden, ob die in Rechnung gestellten Kosten tatsächlich angefallen sind. Unterlässt der Verwaltungsbeirat eine entsprechende Prüfung oder führt er sie fehlerhaft durch, so kann er sich gegenüber der Eigentümergemeinschaft schadensersatzpflichtig machen. Allerdings ist die Haftung des ehrenamtlich, also unentgeltlich tätigen Beirats auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Mit dieser Haftungsbeschränkung soll die Bereitschaft der Wohnungseigentümer*innen, sich im Beirat zu engagieren, gefördert werden.

Beschlussfassung

Die Eigentümerversammlung beschließt nach dem aktuellen Wohnungseigentumsgesetz nicht mehr über die Jahresabrechnung insgesamt, sondern bei der Jahresabrechnung nur noch über Nachzahlungen oder Überschüsse, also über zu wenig bzw. zu viel gezahltes Hausgeld, das ausgeglichen werden muss. Die Beschlussfassung führt für die einzelnen Wohnungseigentümer*innen eventuell zu einer Nachzahlungspflicht oder zu einem Rückzahlungsanspruch auf zuviel gezahlte Beiträge.
Der Beschluss über die Nachzahlung oder die Überschlüsse kann von den einzelnen Wohnungseigentümer*innen gerichtlich angefochten werden, wenn die ermittelten Beträge fehlerhaft sind. Den Prozess führen sie dann allerdings gegen die WEG und nicht mehr gegen die Verwaltung. Wohnungseigentümer*innen können auch nicht mehr die gesamte Jahresabrechnung gerichtlich anfechten, wenn sie diese für fehlerhaft oder nicht nachvollziehbar halten. Das kann nur noch die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG).

Entlastung der Verwalter*innen

Oft verbindet die Verwaltung die Beschlussfassung über die Voraus- oder Nachzahlungen mit der Forderung nach Entlastung ihrer Person. Durch eine Entlastung verzichtet die Eigentümergemeinschaft sowohl auf alle ihr bekannten Schadensersatzansprüche gegenüber der Verwaltung als auch auf mögliche Schadensersatzansprüche, deren Existenz der Gemeinschaft  bei genauer Überprüfung der Sachlage bekannt sein müssten. Neben bekannten Ansprüchen verzichtet die Gemeinschaft also gegebenenfalls auch auf nicht bekannte Ansprüche, die aber erkennbar waren.

Nach der Verwalterentlastung kann von dieser kein Schadensersatz mehr verlangt werden, wenn sie falsch abgerechnet hat oder die mangelhafte Durchführung von Reparaturarbeiten durch einen Handwerker nicht rechtzeitig gerügt hat. Nur wenn der Verwalter*in eine Straftat (z.B. Untreue, Betrug) nachzuweisen ist, kommt eine nachträgliche Geltendmachung des entstandenen Schadens noch in Betracht. Ein entsprechender Nachweis ist in der Praxis aber nur schwer zu führen.

Die Entlastung ist keine bloße Formalie oder Bagatelle, auch wenn einige Verwaltungen dies gerne so darstellen. Einen gesetzlichen Anspruch auf Entlastung hat die Verwalter*in nicht. In vielen Verwalterverträgen soll aber ein vertraglicher Anspruch auf Entlastung (teilweise mit Einschränkungen) begründet werden. Von der Annahme solcher Vertragsklauseln ist grundsätzlich abzuraten – im schlimmsten Fall verzichtet die Gemeinschaft damit auf Ansprüche, im besten Fall wird dann zunächst einmal darüber gestritten, ob die Entlastung den entsprechenden Schaden erfasst oder nicht.