Fristen wahren / Protokolle mit wichtigen Beschlüssen langfristig aufbewahren
Alte Rechnungen, Verträge und Berge von Protokollen. In Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) fallen viele Unterlagen an. Steuerrelevante Unterlagen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Ist diese Frist abgelaufen, will so mancher Verwalter die Papiere entsorgen. Doch das geht nur mit Zustimmung der Eigentümer:innen.
„Alle Verwaltungsunterlagen gehören der Gemeinschaft. Der Verwalter verwahrt sie lediglich treuhänderisch“, erklärt Michael Nack, Rechtsreferent und Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht beim Verbraucherschutzverein Wohnen im Eigentum e.V.. Deshalb darf allein die Eigentümerversammlung per Beschluss entscheiden, ob und welche alten Unterlagen vernichtet oder weiter aufbewahrt werden – es sei denn, die Eigentümergemeinschaft hat den Verwalter zu dieser Entscheidung ermächtigt.
Anderslautende Regelungen im Verwaltervertrag sollten gestrichen werden, empfiehlt Michael Nack. Mehr noch: „Um jeden Zweifel auszuräumen, sollten WEGs gegebenenfalls in den Verwaltervertrag hineinschreiben, dass ausschließlich die Eigentümerversammlung entscheiden darf, was mit welchen Unterlagen geschehen soll.“ Denn manchmal, so die Erfahrung des Rechtsreferenten, ist es von Nutzen, wenn man auf alte Buchungsunterlagen zurückgreifen kann.
Nicht alles kann und muss aufbewahrt werden. Bevor Unterlagen vernichtet werden, sollten Eigentümer:innen oder Beiratsmitglieder sie jedoch noch einmal prüfen. So kann die WEG sich beispielsweise von alten Verträgen mit Handwerksunternehmen trennen, wenn die Gewährleistungs- und Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.
„Die Protokolle der Eigentümerversammlung müssen in jedem Fall dauerhaft aufbewahrt werden, auch wenn dies im Gesetz nicht ausdrücklich vorgeschrieben ist“, betont Michael Nack. Denn auch wenn Verwalter:innen seit 2007 verpflichtet sind eine Beschluss-Sammlung zu führen, lässt sich zuweilen nur aus den Protokollen entnehmen, welche Beschlüsse die Gemeinschaft gefasst hat.“ Viele gelten auch nach Jahren oder Jahrzehnten noch: „Beschlüsse verjähren nicht.“