"Bei uns hat so gut wie jede Jahresabrechnung Fehler"

WiE spricht mit Mitglied Eva Heck über ihre Erfahrungen als Verwaltungsbeirätin.

Verwaltungsbeiräte sehen sich in ihrer Arbeit oft großen Herausforderungen ausgesetzt. Das Wohnungseigentumsrecht ist eine Spezialmaterie, die umfangreich und für Laien nur schwer verständlich ist. Nichtsdestotrotz müssen Verwaltungsbeiräte ihre gesetzlichen Aufgaben und Befugnisse kennen und auch ausfüllen können, um ihr Amt pflichtgemäß wahrzunehmen.

WiE-Mitglied und Verwaltungsbeirätin Eva Heck aus Frankfurt/M. gibt WiE einen Einblick in ihre bisherige Arbeit als Verwaltungsbeirätin und die Schwierigkeiten, die ihr hierbei begegnen. Eva Heck gibt hierbei wertvolle Tipps für andere Verwaltungsbeiräte, insbesondere für solche, die gerade erst ihre Arbeit als Verwaltungsbeirat beginnen. Erfahren Sie außerdem, wie Eva Heck mit dem Thema Haftung umgeht und bei welchen Themen sie den dringendsten Reformbedarf für die anstehende Reform des WEGesetzes sieht.

 

WiE: „Frau Heck, Sie sind bereits seit mehreren Jahren in zwei verschiedenen WEGs als Verwaltungsbeirätin tätig. Welche Schwierigkeiten begegnen Ihnen im Rahmen dieser Tätigkeit?“

Eva Heck: „Nach meinen Erfahrungen ist das größte Problem, dass oft nicht klar ist, wofür genau der Verwalter zuständig ist. Es ist außerdem für uns oft schwierig, den Verwalter dazu zu bringen, seine Arbeit zu machen. Teilweise melden die Verwalter sich monatelang nicht. Letztendlich machen wir als Beirat dann die Arbeit, für die die WEG eigentlich den Verwalter bezahlt.“

WiE: „Zum Beispiel?“

Eva Heck: „Wir hatten vor ein paar Jahren in unserer WEG die Situation, dass der Bauträger gleichzeitig für die ersten zwei Jahre der Verwalter war. Da lag der Konflikt zwischen seinen eigenen Interessen als Bauträger und den Interessen der WEG, in deren Sinne er als Verwalter ja eigentlich handeln sollte, klar auf der Hand. Dementsprechend war der Verwalter auch weitestgehend untätig, wenn es um die Belange der WEG ging. Damals traten gleich zu Beginn unserer Eigentümergemeinschaft erhebliche Baumängel zutage. Durch eine Beratung von WiE wurden wir erst darauf aufmerksam gemacht, dass gar keine formal richtige Abnahme stattgefunden hatte. Dies war unser Druckmittel gegenüber dem Bauträger! Wir haben dann einen Gutachter eingeschaltet, der Mängel in Höhe von 80.000,- € feststellte. Mit Hilfe eines Anwalts haben wir schließlich eine Vereinbarung mit dem Bauträger über die Schadensbehebung treffen können. Seitdem werden die Mängel nacheinander behoben. Der Bauträger hat zudem eine Ausgleichszahlung an die Eigentümer geleistet. Rechtzeitig, bevor der Vertrag mit dem Verwalter auslief, habe ich mich dann um einen neuen Verwalter bemüht und zum Glück auch einen gefunden. In meiner anderen WEG gibt es aktuell leider auch wieder Probleme mit dem Verwalter. Dieser setzt keine Beschlüsse um und ist offenbar auch sonst überlastet, denn wir bekommen z.B. keinen Termin für eine Eigentümerversammlung. Aktuell beschäftige ich mich daher gerade erneut damit, einen Verwalterwechsel vorzubereiten.“

WiE: „Wie bereiten Sie einen solchen Verwalterwechsel vor?“

Eva Heck: „Wichtig ist vor allem, dass man sich rechtzeitig, bevor der Vertrag des bestehenden Verwalters ausläuft, um eine neue Verwaltung kümmert. Wir haben ca. ein Dreivierteljahr vorher begonnen, uns andere Verwaltungen anzusehen und von diesen Angebote einzuholen. Anschließend vereinbaren wir Termine mit Ihnen zwecks Begehung der WEG, lassen uns Verträge zukommen und verhandeln diese nach. Beim Preis legen wir ein besonderes Augenmerk auf die Leistungen, die darin enthalten sind, und gucken uns genau an, welche Zusatzleistungen wieviel kosten sollen. Die vorverhandelten Vertragsentwürfe versenden wir dann als Anlage mit der Einladung zur Eigentümerversammlung, damit jeder Eigentümer die Angebote in Ruhe prüfen kann.“

WiE: „Kommt es im Rahmen Ihrer Tätigkeit manchmal vor, dass Sie sich erst über gewisse Dinge schlau machen müssen, und wo beschaffen Sie sich dann die notwendigen Informationen?“

Eva Heck: „Als Verwaltungsbeirätin bin ich ständig neuen Themen und Herausforderungen ausgesetzt, über die ich mich erst einmal selbst informieren muss. Die nötigen Informationen finde ich im Internet und über die WiE-Webseite, lese in WiE-Ratgebern nach und nehme an WiE-Webinaren und WiE-Treffen teil. Außerdem habe ich schon öfter die kostenlose WiE-Rechtsberatung in Anspruch genommen und unserer WEG Fachleute wie Rechtsanwälte und Architekten vermitteln lassen. Nicht zuletzt tausche ich mich öfter auch mit befreundeten Wohnungseigentümern aus.“

WiE: „Prüfen Sie Jahresabrechnung und wie gehen Sie dabei vor?“

Eva Heck: „Die ersten drei Jahre habe ich die Abrechnung alleine geprüft, zum Schluss gemeinsam mit einem anderen Verwaltungsbeiratsmitglied. Wir prüfen in erster Linie die Belege, die Buchungskonten, die Kontoauszüge und die Einzelabrechnungen. Wir haben dazu auch den Ratgeber „Endlich Durchblick! Die Prüfung der Jahresabrechnung“ von Wohnen im Eigentum e.V. genutzt. Viel gebracht hat mir auch die Teilnahme an den Runden Tischen zum Thema „Jahresabrechnung“, die WiE in Frankfurt/M. veranstaltet, da hier neben der Möglichkeit, individuelle Probleme mit Fachleuten zu besprechen, auch der Austausch mit anderen Verwaltungsbeiräten nicht zu kurz kommt.“

WiE: „Mit welchen Problemen sehen Sie sich bei der Prüfung der Jahresabrechnung konfrontiert?“

Eva Heck: „Oft ist es nicht möglich, die Belege den Buchungsposten zuzuordnen, denn oft erfolgen Umbuchungen zwischen verschiedenen Konten. Schwierigkeiten bereiten auch die Forderungen. Diese wurden bei uns einfach unter der Bezeichnung „Forderungen“ in einem Gesamtbetrag ausgebucht, die einzelnen Forderungen ließen sich daraus jedoch nicht erkennen. Um nicht den Überblick über die noch offenen Forderungen der WEG zu verlieren, müssen wir Beiräte diese dann per Protokoll überwachen. Denn unsere Verwaltung verfolgt die Forderungen nicht selbst, sondern wird immer nur „auf Zuruf“ durch uns Beiräte tätig. Das ist ärgerlich. Außerdem wird anhand des Girokontos nicht deutlich, wie liquide die WEG ist oder ob ihr sogar Geld fehlt. All dies lässt sich der Jahresabrechnung nicht entnehmen, so dass wir über vieles separate Listen führen müssen. Mein Fazit nach mehreren Jahren Rechnungsprüfung als Verwaltungsbeirätin ist: Anscheinend hat so gut wie jede Jahresabrechnung Fehler.“

WiE: „Welche Konsequenzen ziehen Sie daraus?“

Eva Heck: „Wir haben mit dem Verwalter nunmehr vereinbart, dass er ab jetzt selbst die Übersichten über die noch offenen Forderungen als Bestandteil der Jahresabrechnung erstellt und die Gutschriften nach Jahren aufschlüsselt, was insbesondere für vermietende Eigentümer wichtig ist. Außerdem prüfe ich die Abrechnung ganz genau und lasse mir die Zahlen, falls notwendig, vom Verwalter erläutern. Eine stichprobenartige Prüfung reicht leider nicht aus, sondern alle Zahlen sollten verstanden werden und schlüssig sein.“

WiE: „Welchen Teil Ihrer Tätigkeit empfinden Sie als den herausforderndsten?“

Eva Heck: „Definitiv die Prüfung der Jahresabrechnung! Die hat mich schon viele Wochenenden gekostet.“

WiE: „Thema Haftung: Wissen Sie, was Sie in Ausübung Ihrer Tätigkeit als Beirätin genau tun und unterlassen müssen, um sich nicht einem Haftungsrisiko auszusetzen?“

Eva Heck: „Man darf sich als Verwaltungsbeirat jedenfalls von der Verwaltung nicht dazu drängen lassen, Aufgaben zu übernehmen, die eigentlich die Verwaltung auszuführen hat. Verwaltungen versuchen dies leider immer wieder, um Beiräte mit in die Verantwortung zu nehmen. Außerdem muss man als Verwaltungsbeirat darauf achten, dass den Eigentümern alle notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt werden. Denn der Verwaltungsbeirat darf natürlich nichts „vertuschen“. Ganz klar ist mir aber nicht, wann genau ich als Verwaltungsbeirätin wofür und in welchem Umfang hafte.“

WiE: „Haben Sie Ihr Haftungsrisiko denn abgesichert und wenn ja, wie?“

Eva Heck: „Es war mir von Beginn meiner Tätigkeit an wichtig, mein Haftungsrisiko, dem ich als Verwaltungsbeirätin unterliege, abzusichern. Deshalb hat unsere WEG auf meine Initiative hin schon vor einiger Zeit für unseren Verwaltungsbeirat eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung abgeschlossen.“

WiE: „Wo sehen Sie im Hinblick auf die anstehende Reform des Wohnungseigentumsgesetzes den dringendsten Reformbedarf?“

Eva Heck: „Mein Hauptwunsch wäre, dass die Verwalteraufgaben klarer geregelt werden. Die Beratung der WEG durch die Verwaltung sollte viel mehr Gewicht bekommen. Außerdem sollte die Werterhaltung der WEGs viel stärker im Fokus der Verwaltertätigkeit stehen. Verwaltungen müssen sich mehr in der Verantwortung fühlen, ihre Aufgaben umfassend im Sinne der WEG zu erfüllen. Oftmals fehlt es auch an vorausschauendem Arbeiten. In unserer WEG wurde beispielsweise eine aufwändige und teure Bepflanzung beschlossen und von der Verwaltung auch umgesetzt. Leider hat diese wohl dabei nicht bedacht, dass Pflanzen auch regelmäßig gegossen werden müssen. Die Pflanzen drohen nun einzugehen, den Schaden hat die WEG. Außerdem sollte eine Entlastung der Verwaltung hinsichtlich der Jahresabrechnung unzulässig sein. Es kann nicht angehen, dass die Verwaltung sich regelmäßig in der Eigentümerversammlung entlasten lässt und damit aus der Haftung ist. Darüber hinaus sollte klar gesetzlich geregelt werden, welche Informationen in der Abrechnung zu finden sein müssen, um die Prüfung der Jahresabrechnung für Verwaltungsbeiräte zu erleichtern, aber auch, um die Jahresabrechnung für alle Eigentümer transparenter zu machen.“

WiE: „Was würden Sie Wohnungseigentümern raten, die gerade zum ersten Mal das Amt eines Verwaltungsbeirats übernehmen?“

Eva Heck: „Ich würde ihnen raten, WiE-Mitglied zu werden, sich mit anderen Verwaltungsbeiräten über deren Erfahrungen und Schwierigkeiten auszutauschen und sich in die zahlreichen Ratgeber, die WiE zur Verfügung stellt, einzulesen. Außerdem sollten sie unbedingt die wichtigsten Unterlagen der WEG prüfen. Hinsichtlich der Beschlusssammlungen ist z.B. festzustellen, ob alle Beschlüsse umgesetzt worden sind oder ob es noch offene Beschlüsse gibt. Bei der Teilungserklärung und der Gemeinschaftsordnung ist besonders der Teil wichtig, in dem die Modalitäten der Einberufung der Eigentümerversammlung geregelt sind. Außerdem wichtig ist die dort geregelte Beschlussfähigkeit der WEG. Daneben sind sämtliche Versicherungsunterlagen, u.a. auf ihre Aktualität, zu prüfen. Neben allen genannten Verpflichtungen halte ich es außerdem für wichtig, dass der Verwaltungsbeirat in ständigem Austausch mit den anderen Miteigentümern steht.“

WiE: „Vielen Dank für das Gespräch!“

 

Stand: November 2018

    

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