"Durch digitale Kommunikation wird die WEG zur Gemeinschaft"

11.08.2022. Wie unser Kooperationspartner WEG+ die Kommunikation in WEGs unterstützen will und welche Rückmeldungen von Eigentümer*innen zu der Online-Plattform geben, erläutert Carmen Ebeling im Interview. Sie und Philipp Bosch sind beide selbst Wohnungseigentümer*innen und haben die Software gemeinsam entwickelt.

WiE: „Frau Ebeling, wie ist die Software WEG+ entstanden“?

Carmen Ebeling: „Philipp Bosch und ich sind beide Wohnungseigentümer*innen und Beiräte in unseren jeweiligen Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs). Wir hatten hier unterschiedliche Herausforderungen und doch ähnliche Defizite. Es fehlte an Struktur, Überblick und der Möglichkeit, sich mit den Miteigentümer*innen auszutauschen.

Philipp Bosch beschäftigte sich bereits seit längerer Zeit beruflich als Softwareentwickler mit der Entwicklung digitaler Werkzeuge, die Prozesse und Kommunikation in Organisationen verbessern. Da lag es nah, diese Erfahrungen auch auf WEGs anzuwenden. Zunächst entwickelte er eine Lösung für seine eigene Eigentümergemeinschaft – gemeinsam erkannten wir dann aber schnell, dass diese auch für andere WEGs interessant sein würde.

Wir wollten eine App schaffen, in der man alles zu seinem Eigentum an einer Stelle findet – von den gemeinsamen Dokumenten wie der Teilungserklärung über die Beschlüsse bis hin zu den Themen, die angepackt werden müssen. Bei den offenen Themen war uns wichtig, dass man sehen kann, wie der jeweilige Sachstand ist. Später kamen dann Funktionen zur Einbeziehung Dritter, also Dienstleistern, dazu.

Vor der Einführung von WEG+ gab es in meiner Wohnungseigentümergemeinschaft viele offene Punkte. Diese reichten von Mängeln aus der vorangegangenen Strangsanierung bis hin zu Problemen mit den Gärtnern, die Hecke war völlig schief geschnitten, selbst kleine Probleme wurden nicht angepackt, beispielsweise, dass das Tor zum Parkplatz nicht mehr zu schließen war. Und die Verwaltung war nur schwer zu erreichen. Ich war sehr unzufrieden. Meine Mitbeiräte und ich haben also zunächst alle offenen Punkte zusammengetragen und diese dann mit der Verwaltung besprochen. Ich war sehr froh, ein Werkzeug wie WEG+ an der Hand zu haben. Dank unserer Software war dann alles sortiert und wir konnten strukturiert und mit Nachdruck an den Defiziten arbeiten. Ein Personalwechsel innerhalb der Verwaltung hat dann zeitlich gut gepasst und die neue Verwalterin hat alles wunderbar transparent abgearbeitet. Wir sind nun sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit mit unserer Verwaltung.“

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WiE: Welche Herausforderungen gibt es in der (digitalen) Kommunikation für WEGs?

Carmen Ebeling: „Zunächst einmal kann man sagen, dass Kommunikation in einer WEG grundsätzlich Herausforderungen mit sich bringt, Kommunikation in einer WEG ist nie leicht. Mitunter gibt es sehr viele Akteure mit unterschiedlichen Interessen. Dass man eine zusätzliche Plattform zum Austausch braucht, wird unter anderem dadurch deutlich, dass Eigentümerversammlungen häufig sehr lange dauern und WEGs es manchmal kaum schaffen, die Tagesordnung ‚abzuarbeiten‘.

Durch digitale Medien wie WEG+ erhalten die Eigentümer*innen eine Plattform für dieses Bedürfnis, und das ist ein großes Plus. Digitale Kommunikation bietet allen die Möglichkeit, sich zu Wort zu melden. Vorteil einer Diskussionsplattform ist, dass man sich austauschen kann. Natürlich muss auch hier auf die Umgangsformen geachtet werden. Meine Erfahrung ist, dass man in der Eigentümerversammlung schnell etwas Unüberlegtes sagt. Beim Schreiben kann man sich Zeit lassen und es besser ausdrücken – und genau darauf sollten alle achten.

Die größte Herausforderung von digitaler Kommunikation ist, dass wir häufig viel auf unterschiedlichen Kanälen (E-Mails, Telefon, Messenger etc.) kommunizieren – da verliert man schnell den Überblick und es kann leicht passieren, dass Andere außen vor sind. Mit Hilfe von WEG+ kann man die Kommunikation zu den WEG-Themen auf einem Kanal bündeln und so alle mit einbeziehen.“

WiE: Was kann der Nutzen von einer App wie WEG+ sein?

Carmen Ebeling: „Unsere Kunden sagen, sie möchten dieses effiziente Kommunikationsmedium nicht mehr missen. Man hält alles zu der Wohnanlage in der Hand, kann alles nachschauen und muss nicht lange suchen. Kommt man als neue Eigentümer*in in eine WEG, hat man gleich einen Einblick in alle offenen Themen.

Probleme können die Eigentümer*innen schnell und einfach an die Verwaltung übermitteln, alle sehen dies, brauchen selbst nichts mehr zu tun und sehen den Bearbeitungsstand mit der dazugehörigen Kommunikation.

Auch werden Versammlungen viel effizienter: Da sie besser vorbereitet werden können, werden sie dadurch viel kürzer. Fragen können vorab diskutiert und geklärt werden. Dann trifft man sich in der Versammlung eher zur Abstimmung als zur Diskussion.

Außerhalb der Eigentümerversammlung hilft WEG+, schnell Dinge in die Wege zu leiten. In einer WEG zum Beispiel wurde der Garten neugestaltet, und als es heiß wurde, kam die Frage auf, was ist eigentlich mit dem Gießen? Kurzerhand haben sich ein paar Freiwillige gemeldet, der Hauswart wurde beauftragt, Schläuche je Aufgang anzuschaffen und so konnte über die heiße Zeit zusätzlich gegossen werden.“

WiE: Und was ist, wenn nicht alle Eigentümer*innen mitmachen möchten?

Carmen Ebeling: „Hier sollte man sich fragen, wie das WEG-Geschehen ohne eine Plattform wie WEG+ aussehen würde: Man hat in der Regel nur ein einziges Mal im Jahr die Möglichkeit, sich auszutauschen, und zwar in der Eigentümerversammlung, obwohl es doch über das Jahr hinaus auch viele Themen gibt. Außerdem kommen zu den Versammlungen dann auch nicht alle. Dann sieht und spricht man sich gar nicht.

Somit ist der Einsatz von WEG+ kein Nachteil: Im besten Fall beteiligen sich mehr Eigentümer*innen an den Belangen der WEG, weil es digital viel zugänglicher ist als eine Versammlung. In einer größeren Gruppe machen nie alle mit, dennoch wäre es schade, aus diesem Grund den anderen den Austausch zu verwehren, zumal ja niemand von der Nutzung von WEG+ ausgeschlossen wird. In meiner WEG beispielsweise haben sich einige Eigentümer*innen erst viel später eingeklinkt, nämlich als sie merkten, dass sich dort viele Informationen zu den aktuellen Themen finden lassen.“

WiE: Tun sich ältere Eigentümer*innen schwer mit digitaler Kommunikation?

Carmen Ebeling: „Ich würde keinesfalls pauschal behaupten, dass ältere Menschen sich mit der Technik schwertun. Viele Menschen nutzen ihr Smartphone recht viel, und WEG+ ist wirklich sehr intuitiv zu bedienen, egal ob am PC oder über mobile Geräte. Meine zwei Mitbeiräte sind im Rentenalter, und ich musste ihnen so gut wie nichts in WEG+ erklären. Natürlich gibt es auch Eigentümer*innen, die gar nicht digital aufgestellt sind. Für diese ist WEG+ wie auch jede andere digitale Form der Kommunikation nicht zugänglich –- diese brauchen dann weiterhin ihre Briefe einmal im Jahr. Allen anderen helfen wir sehr gern weiter, sei es den Eigentümer*innen oder den Mitarbeitenden in den Verwaltungen. Wir haben die Erfahrung gemacht: Wenn man sich persönlich um die kümmert, die anfänglich etwas skeptisch sind oder Probleme mit der Technik haben, sind sie später umso mehr dabei.“

WiE: „Wie sind denn Rückmeldungen von Verwaltungen zu der Software?“

Carmen Ebeling: „WEG+ wird von den Verwaltungen sehr gut angenommen. Eine Verwalterin sagte neulich: Seit sie WEG+ nutzt, muss sie nicht mehr achtfach kommunizieren. Gerade wenn z.B. das Tiefgaragentor nicht funktioniert, freut sich die Verwaltung, ein Werkzeug zu haben, um allen Nutzern Bescheid zu geben und über den Verlauf zu berichten. Hierfür haben wir dann eine eigene kleine App geschrieben, um Bewohner*innen und nicht nur Eigentümer*innen zu erreichen.

Insbesondere in den größeren und damit komplexeren WEGs bietet die Übersichtlichkeit der anstehenden Themen und die Möglichkeit, mit den Beiräten zusammenzuarbeiten, einen großen Vorteil für die Verwaltungen. Dies melden sie uns dann auch gern zurück, zum Beispiel ‘Mit der vorher üblichen Excel-Liste hätte ich in dieser Anlage keine Chance…‘. Das motiviert uns.

Manche Verwaltungen haben allerdings auch Sorge vor der entstehenden Transparenz. Wenn sie sich dieser jedoch stellen, zahlt sich das unserer Erfahrung nach in der Regel aus – indem die Eigentümer*innen zufriedener werden, da sie sehen, dass sich etwas bewegt.“

WiE: Wie sieht die Zukunft aus?

Carmen Ebeling: „Im Bereich Digitalisierung und Wohnungswirtschaft passiert gerade sehr viel. Uns beschäftigt derzeit, wie wir Dienstleistungsunternehmen noch besser in die Software eingebunden bekommen. Auch die Entwicklungen im Bereich ‚Smart Home‘ sind für uns interessant. Unser Ziel ist aber nicht, alles zu automatisieren. Wir wollen, dass Zusammenarbeit und Kommunikation so einfach wie möglich stattfinden können. Denn diese werden wir immer brauchen. Wir brauchen den Austausch untereinander, um Projekte am Gemeinschaftseigentum voranzutreiben. Menschen einer Gemeinschaft möchten sich austauschen. Auch die Verwalter*innen sind Teil dieser Gemeinschaft.“