Verwaltungsunterlagen gehören der WEG

Fristen wahren / Protokolle mit wichtigen Beschlüssen langfristig aufbewahren

Bonn, 23.1.2015. Alte Rechnungen, Verträge und Berge von Protokollen. In Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) fallen viele Unterlagen an. Steuerrelevante Unterlagen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Ist diese Frist abgelaufen, will so mancher Verwalter die Papiere entsorgen. Doch das geht nur mit Zustimmung der Eigentümer.

 

„Alle Verwaltungsunterlagen gehören der Gemeinschaft. Der Verwalter verwahrt sie lediglich treuhänderisch auf“, erklärt Sandra Weeger-Elsner, Rechtsberaterin beim Verbraucherschutzverein wohnen im eigentum e.V. Deshalb darf allein die Eigentümerversammlung per Beschluss entscheiden, ob und welche alten Unterlagen vernichtet oder weiter aufbewahrt werden – es sei denn, die Eigentümergemeinschaft hat den Verwalter zu dieser Entscheidung ermächtigt.

 

Anderslautende Regelungen im Verwaltervertrag sollten gestrichen werden, empfiehlt Sandra Weeger-Elsner. Mehr noch: „Um jeden Zweifel auszuräumen, sollten WEGs gegebenenfalls in den Verwaltervertrag hineinschreiben, dass ausschließlich die Eigentümerversammlung entscheiden darf, was mit welchen Unterlagen geschehen soll.“ Denn manchmal, so die Erfahrung der Rechtsberaterin, ist es von Nutzen, wenn man auf alte Buchungsunterlagen zurückgreifen kann.

 

Nicht alles kann und muss aufbewahrt werden. Bevor Unterlagen vernichtet werden, sollten Eigentümer oder Beiräte sie jedoch noch einmal prüfen. So kann die WEG sich beispielsweise von alten Verträgen mit Handwerkern trennen, wenn die Gewährleistungs- und Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

 

„Die Protokolle der Eigentümerversammlung müssen in jedem Fall dauerhaft aufbewahrt werden, auch wenn dies im Gesetz nicht ausdrücklich vorgeschrieben ist“, betont Sandra Weeger-Elsner. Denn vor 2007 mussten Verwalter keine Beschluss-Sammlung führen. „Deshalb lässt sich meist nur aus den alten Protokollen entnehmen, welche Beschlüsse die Gemeinschaft vor 2007 gefasst hat.“ Viele gelten auch nach Jahren oder Jahrzehnten noch: „Beschlüsse verjähren nicht.“

 

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