Als Vermieter sollten Sie sich jetzt Gedanken zum Datenschutz machen
26.3.2018/28.6.2018. Seit dem 25. Mai 2018 führt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union neue Pflichten ein. Diese gelten nicht nur für Unternehmen, sondern für alle, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten – und damit auch für Sie als Vermieter.
In Sachen Kontrollen werden die Behörden und Abmahnvereine zunächst wohl eher die großen Unternehmen im Blick haben. Dennoch ist es nicht unmöglich, dass Mietinteressenten und Mieter Verstöße gegen die neuen Pflichten reklamieren, was dann eine Geldstrafe oder einen Schadensersatzanspruch nach sich ziehen könnte. Wohnen im Eigentum e.V. empfiehlt: Halten Sie sich baldmöglichst an die neuen Regeln – allein schon deshalb, weil es korrekt ist und das Vertrauensverhältnis zu Ihren (künftigen) Mietern fördert.
4 Tipps, wie Sie Ihre Pflichten erfüllen
1) Wer seine Wohnung vermietet, sammelt und speichert Daten schon von Interessenten. Daher gilt das DSVG auch für Vermieter.
2) Von Mietinteressenten speichern Sie üblicherweise die Namen, Kontaktdaten sowie weitere zulässige Angaben, sofern ernsthaftes Interesse an Ihrer Wohnung besteht (z.B. Beruf und Arbeitsstätte des potenziellen Mieters, Namen und Alter aller einziehenden Personen). Kommt es nicht zum Abschluss des Mietvertrags, müssen Sie sämtliche Daten von Interessenten unverzüglich löschen.
3) Schließen Sie einen Mietvertag ab, dürfen Sie von Ihrem Mieter nur die Daten sammeln und speichern, die Sie für die Abwicklung des Mietverhältnisses tatsächlich brauchen (Grundsatz der Datensparsamkeit). Über die Unterlagen hinaus, die er Ihnen bereits als Mietinteressent übergeben hat, sind das weitere Angaben wie z.B. Daten aus dem Personalausweis, eine Bonitäts-Auskunft, die Bankverbindung und die Einverständniserklärung für ein SEPA-Lastschriftmandat. Benötigen Sie weitere Daten, müssen Sie dies begründen können. WiE rät: Sie sollten eine schriftliche Datenschutzerklärung in einfacher Sprache vorbereiten, dem Mieter aushändigen und sich sein Einverständnis damit unterschreiben lassen.
4) Ihr Mieter hat gekündigt? Sie müssen seine Daten löschen, wenn das Mietverhältnis beendet und vollständig abgewickelt ist. Das ist für viele Daten der Fall, wenn die Kaution zurückgezahlt und die letzten Nebenkosten abgerechnet sind. Doch Daten, die Sie für Steuerzwecke oder eventuell noch laufende oder drohende Rechtsverfahren brauchen, dürfen Sie auch über das Ende des Mietverhältnisses hinaus behalten. Wegen der rechtlichen Verjährungsfristen und steuerlichen Aufbewahrungsfristen kann das durchaus 10 Jahre und länger rechtens sein, Sie müssen es nur begründen können.
In Ihre Datenschutzerklärung für Mieter gehören unter anderem folgende Angaben:
- Ihr Name und Ihre Kontaktdaten als Vermieter,
- ggf. Name und Kontaktdaten ihres Vertreters, z.B. Hausverwaltung,
- Art der Daten, die Sie erheben, der Grund hierfür und die Dauer der Datenspeicherung – am besten in Tabellenform,
- Hinweise an den Mieter, dass er
- mit Unterzeichnung seine Einwilligung zu dieser Datenerhebung und -speicherung erteilt,
- von Ihnen Auskunft über bzw. eine Kopie der gespeicherten Daten erhalten kann,
- seine Einwilligung zurückziehen und von Ihnen die Löschung solcher Daten verlangen kann, die Sie ohne Notwendigkeit speichern,
- ein Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde hat.
Noch ist das Gesetz zu neu, als dass es bereits ausgearbeitete und gerichtsfeste Muster für Ihre Datenschutzerklärung gäbe. Wohnen im Eigentum e.V. bleibt für Sie am Ball, sammelt derzeit alle verfügbaren Hinweise und wird Muster für Sie erarbeiten lassen, sobald dies möglich ist.
[Diese Meldung wurde am 28.6.2018 aktualisiert.]
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